Rapport de l'Archiviste de la province de Québec, 1 janvier 1986, 1986-1987

[" ' ; \u20184* ¦s$mm \u2019^sssas^ |w«» : 0\tFF ft53 W 1\thl/lUl x.- \u201cSl Québec a n D a LES ARCHIVES NATIONALES DU QUÉBEC 1986-1987 .À L\u2019HEURE DE POINTE H LES ARCHIVES NATIONALES DU QUÉBEC 1986-1987 .à I'heure de pointe. PI AVANT-PROPOS L'année 1986-1987 a été particulièrement mouvementée pour les Archives nationales du Québec.Une année au cours de laquelle tous les membres du personnel des ANQ, à travers une activité intense, ont dû s'appliquer à conjuguer les objectifs administratifs des autorités gouvernementales, les besoins de nos clientèles productrices et utilisatrices d'archives et les attentes exprimées par une opinion publique générale soucieuse et inquiète du sort des documents historiques placés sous la responsabilité directe des Archives nationales.L'expérience et le dynamisme des Archives nationales ont permis à l'institution de démontrer l'originalité et les avantages du système préconisé par la Loi sur les archives pour la gestion des ressources documentaires.L'intérêt engendré par ce système a d'ailleurs rapidement traversé les frontières du Québec, si bien qu'en accord avec les Archives publiques du Canada et les Archives nationales du Québec, le Conseil international des archives (CIA) prévoit tenir son Congrès international (quadriennal) de 1992 à Montréal.Un événement aussi extraordinaire dans le domaine des Archives nécessite une excellente préparation de notre part.Nos principales sources de motivation auront été et seront encore les suivantes: d'abord la grande valeur de notre patrimoine archivis-tique; ensuite les preuves d'efficacité de nos méthodes de gestion des documents et des archives à travers la satisfaction de nos clientèles; enfin l'attention et l'appui des autorités du ministère des Affaires culturelles.Dans ce rapport, que je suis heureux de vous présenter, il est malheureusement impossible de faire état des activités et des réalisations individuelles de chacun des quelque 120 membres du personnel des Archives nationales.C'est néanmoins la somme des efforts de tous et de toutes qui est traduite ici pour la période terminée le 31 mars 1987.Avec l'assurance de notre entière collaboration.Le conservateur des Archives nationales, Robert Garon Pour les rapports d'activités des Archives nationales de 1982 à 1985, nous référons le lecteur aux rapports annuels du ministère des Affaires culturelles.Un rapport interne plus détaillé couvrant la même période 1982-1985 est accessible à la consultation sur demande aux Archives nationales. TABLE DES MATIÈRES AVANT-PROPOS PREMIÈRE PARTIE Les archives, pour les affaires et la culture .1 DEUXIÈME PARTIE Ressources et dossiers majeurs des Archives nationales du Québec .7 -\tLes ressources .8 -\tLes dossiers majeurs: .11 -\tLes politiques .11 -\tLes normes archivistiques .14 -\tLes archives judiciaires .15 -\tInformatique et bureautique .16 -\tLa relocalisation du Centre d'archives de Montréal .\t17 TROISIÈME PARTIE Les opérations: La relation avec les clientèles .19 -\tLes calendriers de conservation des organismes publics .20 -\tCombien d'archives aux ANQ?.21 -\tCommunication et diffusion des archives .25 -\tLa restauration d'archives .27 -\tLe microfilmage .27 -\tLe programme d'aide financière .28 -\tLes stages aux Archives nationales 28 QUATRIÈME PARTIE Des réalisations dans les Centres d'archives des ANQ - 30 -\tRégion 01 Centre d'archives du Bas Saint-Laurent, de la Gaspésie et des Iles-de-la-Madeleine (Rimouski) .31 -\tRégion 02 Centre d'archives du Saguenay-Lac Saint-Jean (Chicoutimi) .33 -\tRégion 03 Centre d'archives de Québec (Sainte-Foy) .35 -\tRégion 04 Centre d'archives de la Mauricie-Bois-Francs (Trois-Rivières) .38 -\tRégion 05 Centre d'archives de\tl'Estrie\t(Sherbrooke) .40 -\tRégion 06 Centre d'archives de\tMontréal\t(Montréal) .43 -\tRégion 07 Centre d'archives de\tl'Outaouais (Hull) .47 -\tRégion 08 Centre d'archives d'Abitibi-Témiscamingue (Rouyn-Noranda) .49 -\tRégion 09 Centre d'archives de la Côte-Nord (Sept-Iles) .51 ANNEXE 1 Liste des projets subventionnés dans le cadre du programme d'aide financière des Archives nationales du Québec en 1986-1987\t.53 LISTE DES TABLEAUX -\tNo 1: Répartition des effectifs permanents des ANQ .\t10 -\tNo 2: Nombre de calendriers de conservation prévus, reçus et approuvés pour chacun des Centres d'archives des\tANQ .21 -\tNo 3: Quantités d'archives acquises en 1986-1987 .22 -\tNo 4: Quantités d'archives conservées aux ANQ au 31 mars 1987 .23 -\tNo 5: Communication et diffusion des archives aux ANQ .26 -\tNo 6: Nombre de stagiaires accueillis dans les Centres d'archives des ANQ en 1986-1987 .29 PHOTO DE LA PAGE COUVERTURE: \"Heure de pointe\", Place d'Armes, Montréal, le 14 juin 1943; fonds Conrad Poirier, ANQ-Montréal. ' PREMIÈRE PARTIE Les archives, pour les affaires et la culture 2 Les Archives nationales du Québec (ANQ) ont le mandat d'appliquer les politiques du Gouvernement du Québec en matière de gestion des documents administratifs, de veiller à la conservation et à la diffusion des archives publiques et d'appuyer le développement des services d'archives privées.Les ANQ visent l'économie et l'efficacité dans la gestion des documents et dans l'exploitation des archives à des fins historiques.Pour remplir leur mandat, les ANQ doivent conseiller les organismes publics, analyser en vue de leur approbation leurs calendriers de conservation et listes de documents inactifs établis conformément à la Loi sur les archives.Les ANQ doivent recevoir des ministères et organismes gouvernementaux ainsi que des tribunaux les versements de documents inactifs sélectionnés pour conservation permanente.Les ANQ assument également la gestion du Centre de documents semi-actifs du Gouvernement.Les autres organismes publics visés par la Loi sont eux-mêmes responsables de la conservation de leurs archives selon les calendriers approuvés par les ANQ.Aux Archives nationales, les documents doivent être traités et décrits de manière à assurer leur conservation et à faciliter leur repérage.Enfin les ANQ doivent rendre leurs archives accessibles et en favoriser l'utilisation par les groupes et les individus de façon à ce que soient bien documentées les recherches sur le Québec.Le système introduit par la Loi sur les archives pour la gestion des archives publiques s'appuie principalement sur l'établissement et la mise à jour du calendrier de conservation.Pierre angulaire du système, le calendrier de conservation d'un organisme détermine les périodes d'utilisation et les supports de conservation de ses documents à l'état actif et semi-actif; le calendrier indique également quels documents devenus inactifs sont conservés de façon permanente et lesquel s sont élimi nés.Fondée sur la théorie des trois âges, l'approche des Archives nationales consiste à intégrer ou à coordonner le plus étroitement possible les processus de gestion appliqués aux documents à travers les phases active, semi-active et inactive de la vie de ces documents.Cette approche a pour objectifs la rationalisation des processus et l'économie des interventions sur les documents depuis leur création jusqu'à leur élimination ou à leur exploitation permanente comme document historique. Pour la majorité des organismes, on estime à seulement 5% la proportion des documents qui devraient être conservés en permanence.Cependant la proportion peut être plus élevée dans le cas d'organismes, tel Radio-Québec par exemple, dont la vocation même est de créer des documents (audio-visuels) à potentiel d'archives plutôt que des produits ou des services d'autres types (des vins à la Société des alcools, de l'acier chez SIDBEC ou de l'électricité chez Hydro-Québec).Sanctionnée le 21 décembre 1983 au terme d'une dizaine d'années d'expériences et de réflexions constamment mises à jour, la Loi sur les archives canalise de manière à les faire converger, des objectifs et des avantages à la fois administratifs et culturels.La Loi sur les archives offre à l'administration publique une économie et une efficacité accrues.Elle offre à la culture une ressource documentaire de choix pour la promotion de l'identité culturelle, du sens de l'appartenance et de la fidélité envers les institutions et la société québécoises.Les organismes couverts par la Loi sur les archives et les autres organismes qui s'y intéressent ont compris l'influence positive que peut exercer ce type de renforcement sur leur administration.Avec de tels avantages, cette loi a donc reçu en général un très bon accueil de la part des organismes visés.On a applaudi l'introduction d'un système d'archives, particulière-ment dans les endroits où il n'y en avait aucun.Les Archives nationales avaient d'abord mis en route un programme d'information et de sensibilisation.Puis, avec des représentants regroupés en fonction de leur appartenance à une catégorie d'organismes publics tels que définis par la Loi, les ANQ ont collaboré à la production d'une série de recueils des délais de conservation des documents communs à certaines catégories d'organismes.Cette initiative a grandement facilité la tâche des organismes et favorisé l'implantation de la Loi.La troisième partie de ce rapport fournit quelques chiffres sur le taux de réponse pour l'ensemble des organis- 4 Nous pouvons donc affirmer que la Loi sur les archives, issue de la consultation de tous les milieux concernés, fait graduellement disparaître dans bien des cas un fouillis documentaire aussi coûteux qu'embêtant.En coordonnant la gestion des documents administratifs et celle des documents historiques, la Loi contribue du même coup à faire tomber une barrière paralysante qui enlève à plusieurs organismes publics leur dimension culturelle.En effet, le processus d'établissement du calendrier de conservation entraîne l'identification et la mise en valeur des types de documents qui possèdent une qualité historique.Ce travail favorise la réaction dynamique entre les points de vue de l'administration et de la culture des organismes.L'adoption et l'implantation de la Loi sur les archives auront certes créé des effets d'entraînement pour le développement de l'archivistique dans le secteur public et aussi dans le secteur privé.Les programmes universitaires d'enseignement de 1'archivistique ont enregistré une importante clientèle étudiante provenant des administrations municipales et scolaires.Quelques grandes sociétés d'État (québécoises et canadiennes) comptent des étudiants en archivistique parmi les membres de leur personnel.C'est le cas, par exemple, d'Hydro-Québec, Radio-Canada, Téléglobe Canada, la Société du Port de Montréal et d'autres encore.L'approche consistant à intégrer davantage la gestion des documents et des archives de toutes natures a également entraîné une légère hausse de la clientèle étudiante provenant des établissements hospita-1iers.Outre les organismes publics visés par la Loi sur les archives, certaines entreprises privées, comme Pratt et Whitney international (fabricant de moteurs d'avion), ont accueilli des stagiaires universitaires en archivistique.De plus, parmi ces entreprises privées, quelques-unes ont ensuite offert aux stagiaires des contrats de plus ou moins longue durée pour développer la gestion de leurs documents et archives.Citons par exemple le journal La Presse, Imperial Tobacco, Alliance mutuelle vie, le Centre canadien d'architecture, le Musée David Stewart.Canadair, dont l'histoire remonte à plus de 40 ans s'est également tournée vers des compétences archivistiques pour la gestion de documents dans le programme du CF-18.Les archives ne peuvent-elles pas ainsi illustrer et expliquer notre capacité de relever les grands défis technologiques des différentes époques? 5 Bref, sous l'impulsion de la Loi sur les archives, l'archi-vistique au Québec connaît un développement nouveau et profitable pour les affaires et pour la culture.Dans ce contexte, les Archives publiques du Canada, de concert avec les Archives nationales du Québec, ont invité le Conseil international des Archives (CIA) a tenir son Congrès international (quadriennal) des Archives à Montréal en 1992.Il s'agira du 12e Congrès international des Archives depuis la création du CIA réuni pour la première fois en 1948 sous les auspices de l'UNESCO.Washington, Londres et Bonn ont successivement accueilli les Congrès de 1976, 1980 et 1984.Celui de 1988 aura lieu à Paris.Le Congrès international des Archives de 1992 coïncidera avec le 350e anniversaire de la fondation de Montréal et le 500e anniversaire de la découverte de l'Amérique.Les Archives nationales du Québec s'impliquent dans l'organisation de ce Congrès qui attire plus de 1300 participants et visiteurs provenant d'une centaine de pays membres du CIA.En collaboration avec tous les services d'archives du Québec, les ANQ auront une forte expérience à faire valoir en 1992.Mais pour y arriver il faudra avoir terminé l'implantation de la Loi sur les archives et procédé à l'évaluation des résultats de cette entreprise.En 1992, un grand nombre de spécialistes du monde des Archives connaîtront et jugeront les Archives nationales du Québec à travers le Centre d'archives de Montréal.D'une façon plus générale, ils jugeront nos méthodes de gestion et notre culture.Aussi faudra-t-il que d'ici 1992 notre Centre d'archives de Montréal soit très bien établi.Le Centre d'archives de Montréal devra être en mesure de projeter une image qui rendra justice aux efforts déployés par l'ensemble des Archives nationales du Québec pour le développement des archives au Québec. 6 Dans le cadre du mandat que lui confie la Loi sur les archives, le personnel des Archives nationales définira très bientôt les objectifs et le programme d'action des cinq prochaines années afin de bien se préparer à rencontrer le monde des Archives à Montréal en 1992. DEUXIÈME PARTIE Ressources et dossiers majeurs des Archives nationales du Québec 8 LES RESSOURCES Au cours de l'année 1986-1987, les Archives nationales disposaient de 124 postes permanents et de postes d'employés occasionnels équivalant à 14 personnes-année.Pour la même période, le budget voté pour les ANQ s'établissait à 5 349 400 $ dont 3 931 600 $ en rémunération du personnel.Le tableau no 1 donne la répartition des effectifs permanents des ANQ.En plus des opérations courantes, quelques dossiers majeurs ont reçu une attention particulière et ont fait l'objet d'un suivi constant.Ces dossiers sont présentés dans les pages qui viennent, tandis que les opérations courantes sont décrites dans les troisième et quatrième parties du rapport.Un montant de 32 905,18 $ a été affecté au PDRH (plan de développement des ressources humaines) des Archives nationales en 1986-1987.Plus de 60 personnes étaient visées par ce plan dont le but est d'augmenter les connaissances et de développer les aptitudes des membres du personnel.La programmation du PDRH incluant séminaires, ateliers et cours pratiques, a couvert des activités de formation en gestion, en ar-chivistique, en informatique et bureautique.Le PDRH a notamment englobé la participation de représentants des ANQ à quelques congrès traitant d'archivi stique ou directement reliés à l'exploitation des archives.En 1986-1987 les ANQ ont ainsi participé aux congrès des groupes suivants: -\tAssociation des archivistes du Québec (AAQ); -\tAssociation canadienne des archivistes (ACA); -\tAssociation pour les études en radio-télévision canadiennes (AERTC); cette année la Fédération internationale des archives de télévision (FIAT) tenait son congrès international à Montréal et 1'AERTC a organisé le sien pour enchaîner avec celui de la FIAT; la rencontre en fut d'autant plus profitable; -\tAssociation pour l'avancement des sciences et techniques de la documentation (ASTED); 9 -\tInstitut d'histoire de l'Amérique française (IHAF); -\tSociété des professeurs d'histoire du Québec (SPHQ); -\tFédération des sociétés d'histoire du Québec (FSHQ); -\tSociété de généalogie de Québec; -\tFédération des familles souches du Québec.Les séances de travail, les rencontres et les échanges de cette nature aident les Archives nationales à rendre leurs services plus efficaces et conséquemment leurs clientèles plus satisfaites. 10 Tableau no 1: RÉPARTITION DES EFFECTIFS PERMANENTS DES ANQ EN 1986-1987 Unité administrât!ve\tNombre de postes permanents Direction générale\t6 Service central du développement des systèmes\t7 (SCDS) Centre d'archives\tde Québec\t62 Centre d'archives\tde Montréal\t26 Administration du\tréseau\t4 Centre d'archives\tde: -\tRi mou ski\t3 -\tChicoutimi\t3 -\tTrois-Rivières\t3 -\tSherbrooke\t3 -Hull\t3 -\tRouyn-Noranda\t2 -\tSept-Iles\t2 124 11 LES DOSSIERS MAJEURS Quelques grands dossiers, de nature variée, ont reçu une attention spéciale de la part des Archives nationales en 1986-1987.Ces dossiers concernaient les politiques et la gestion des ANQ, mais aussi l'exploitation des documents.LES POLITIQUES La théorie des trois âges et les politiques des ANQ concernant les archives publiques.Conformément à l'article 4 de la Loi sur les archives, le ministre des Affaires culturelles avait adopté dès le mois d'août 1985 une politique de gestion des documents actifs des organismes publics visés au paragraphe 1° de l'annexe de la Loi.Une consultation générale des organismes visés avait précédé l'adoption de cette politique qui tient compte des commentaires reçus.Outre l'établissement en permanence de la consultation et de la collaboration entre les Archives nationales et les ministères et organismes visés, l'innovation la plus significative de la politique adoptée consiste à donner à la gestion des documents un statut semblable à celui attribué à la gestion des autres ressources et d'en donner le mandat à une unité administrative dont c'est la principale fonction lorsque la taille de l'organisme le requiert.Parallèlement, une action des Archives nationales avait porté sur l'élaboration d'un recueil de délais de conservation pour les documents communs aux organismes visés par la politique de gestion des documents actifs.D'entrée de jeu, cette politique illustre la conception globale des archives inhérentes à la Loi, conception tant défendue par plusieurs intervenants lors des audiences qui ont précédé l'adoption de la Loi. 12 Toujours en conformité avec l'article 4 de la Loi, les Archives nationales ont également travaillé sur un projet de politique de gestion des documents semi-actifs des organismes publics visés au paragraphe 1° de l'annexe à la Loi.Ce projet de politique, qui a également été soumis à la consultation, faisait suite à une enquête menée pendant 5 mois auprès des sièges sociaux et bureaux régionaux de 20 des 24 ministères et de 110 des 171 organismes gouvernementaux visés.Le rapport de l'enquête déposé en janvier 1985 avait confirmé l'impérieuse nécessité d'élaborer une politique de gestion des documents semi-actifs visant à rationaliser l'action gouvernementale.La conservation dans des espaces de bureaux d'une trop grande proportion de la masse documentaire explique les coûts excessifs engendrés.La dispersion des espaces d'entreposage entraîne une multiplication des effectifs et constitue un autre facteur qui aggrave la situation encore davantage.Le projet de politique qui poursuit son cheminement au sein du ministère des Affaires culturelles préconise notamment le regroupement des services de garde des documents semi-actifs et la vigilance quant à l'élimination des documents conformément aux délais approuvés.Depuis 1984 le Centre de Québec des Archives nationales gère le CDSA (Centre de documents semi-actifs) situé au 2750 rue Dalton, à Sainte-Foy.Les Archives nationales ayant reconnu une priorité à l'élaboration et à l'analyse des calendriers de conservation, l'échéance fixée à tous les organismes publics pour la remise de la liste de leurs documents inactifs a été reportée au 21 décembre 1990 (articles 51 et 52 de la Loi sur les archives).En conséquence, un projet de politique de gestion des documents inactifs n'a pas été mis en chantier dès à présent.Dans ce domaine, les Archives nationales maintiennent leurs pratiques antérieures, consolidées par de nouvelles normes archi-vistiques mises au point et adoptées cette année.Nous reparlerons un peu plus loin du dossier des normes archivistiques. 13 Les archives privées Par ailleurs les ANQ ont produit un projet de politique concernant les archives privées.La Loi sur les archives (art.21) charge le ministre des Affaires culturelles de promouvoir la conservation et l'accessibilité des archives privées.Par différents moyens, les ANQ veulent favoriser le développement d'organismes compétents qui assureraient la conservation et l'exploitation des archives privées.A cette fin, les ANQ rechercheront la collaboration des pouvoirs régionaux et locaux, des associations ou regroupements professionnels ainsi que des services d'archives privées existants.Nous voulons nous éloigner de la prise en charge directe de la conservation des archives privées telle que pratiquée par les ANQ depuis plusieurs années.Les ANQ continueraient toutefois à jouer un rôle de suppléance en faisant des acquisitions à titre exceptionnel lorsque la conservation et l'accessibilité d'archives privées importantes seraient menacées.L'agrément de services d'archives privées par le ministère des Affaires culturelles (articles 22 à 25 de la Loi sur les archives), assorti d'une possibilité d'aide financière ou technique du ministère, constitue un des moyens de promotion des archives privées.Un projet de règlement sur l'agrément est à 1'étude aux Archives nationales.L'action du Gouvernement du Québec en matière d'archives privées devant être cohérente, elle suppose la concertation entre les divers ministères et services gouvernementaux concernés afin d'harmoniser leurs interventions.Les Archives nationales du Québec doivent être en mesure d'assurer cette concertation dans les politiques, les orientations et les programmes des différents intervenants.Les projets de politique et de règlement concernant les archives privées et l'agrément des services d'archives privées poursuivent leur cheminement au sein des ANQ et du ministère des Affaires culturelles. 14 LES NORMES ARCHIVISTIQUES: vers une qualité supérieure Un peu plus haut nous avons mentionné la mise au point et l'adoption de normes archivistiques.A l'intérieur de quelques-unes des principales fonctions archivistiques, nous avions en effet identifié le besoin d'introduire des normes plus précises et plus à jour afin de rendre plus efficace le travail des Archives.Les opérations pour lesquelles une série de normes ont été prévues sont les suivantes: le tri et l'acquisition, la classification, le classement, le rangement, la description, la conservation (technique), le microfilmage, la communication et la diffusion des archives.Que faut-il conserver, que faut-il éliminer?A l'automne 1986, une dizaine de normes ont été adoptées par les Archives nationales relativement à l'acquisition et aux critères de tri, c'est-à-dire les critères de conservation ou d'élimination des différents types d'archives (archives textuelles, cartographiques, photographiques et audio-visuelles).Aux niveaux national et international, les services d'archives souhaitent une plus grande\tstandardisation\tdes pratiques archivistiques.Les normes des Archives nationales du Québec sont une contribution à\tcet\tobjectif\tpartagé\tpar toute la profession.Les ANQ produisent des normes qui servent à la formation du personnel et au développement de leur réseau de Centres d'archives dans\tun\tcontexte\toù les\tbénéfices de l'informatisation et de l'automatisation ne sont possibles qu'avec des pratiques standardisées.Nos partenaires dans les organismes publics et privés trouveront également dans les normes des Archives nationales des instruments utiles leur permettant de s'associer à une démarche professionnelle mieux assurée.Les normes, par contre, ne peuvent remplacer le jugement personnel nécessaire à leur application.Elles demeurent perfectibles et doivent s'améliorer à l'usage.Une bonne attention, fondée\tsur\tun sens\tdu professionnalisme, permettra aux utilisateurs de ces normes d'accomplir un travail vérifiable au plan scientifique et très valable au plan culturel. 15 LES ARCHIVES JUDICIAIRES: de nouveaux enseignements historiques sur l'exercice de la liberté et de l'autorité dans notre société.Pendant longtemps, surtout dans le district judiciaire de Montréal, le sort des archives judiciaires produites depuis 1763 a vivement inquiété, avec raison, le milieu des archives et de la recherche historique.Périodiquement les chercheurs universitaires ont dénonçé les conditions de conservation lamentables et parfois périlleuses des archives judiciaires dans plusieurs Palais de Justice ainsi que les énormes difficultés d'accès à cette documentation.De son côté, l'administration judiciaire a été sérieusement incommodée et taxée par le maintien de ces masses documentaires en très forte croissance, la pratique traditionnelle des tribunaux ayant été de conserver toutes les pièces judiciaires de tous les dossiers.De nos jours, plus de 400 000 dossiers de toutes natures sont ouverts annuellement dans les greffes de nos cours.A eux seuls les documents judiciaires anciens, ceux qui ont déjà plus de 30 ans d'âge, sont sommairement évalués à quelque 25 kilomètres linéaires, soit plus de 750 tonnes de documents! L'expression \"le poids de l'histoire\" trouve ici une signification lourde de conséquence.La Loi sur les archives ayant reconnu la très grande importance de ce secteur et l'urgence d'y intervenir, les tribunaux comptent parmi les organismes publics devant établir et tenir à jour un calendrier de conservation de leurs documents.Plusieurs facteurs, toutefois, font de cette opération un défi de taille: d'abord la question des droits des justiciables qui sont consignés dans certains types de documents judiciaires; puis les traditions séculaires qui ont créé la situation complexe que nous connaissons aujourd'hui, mais qui, malgré tout, nous ont sauvé de précieuses séries de documents qu'il faut pouvoir cerner à l'intérieur de la masse; ensuite le problème de la méconnaissance des besoins réels des chercheurs et des tribunaux (les producteurs de ces documents); enfin les moyens de l'État pour organiser la sélection, la description, la conservation et la diffusion des archives judiciaires qui auront été \"jugées\" d'intérêt historique. 16 Confrontées à ces problèmes, les Archives nationales, avec l'accord et l'appui de la Direction générale des services judiciaires du ministère de la Justice du Québec, ont proposé, dans un mémoire transmis aux sous-ministres de la Justice et des Affaires culturelles, de créer un comité interministériel représentatif des milieux concernés, lequel comité serait chargé, après analyse des problèmes, de soumettre ses recommandations aux sous-ministres mandataires.La proposition des Archives nationales a été accueillie très favorablement et un comité a été mis sur pied.Monsieur Lucien Saulnier présidera ce comité de 9 personnes où seront représentés, outre les Affaires culturelles (ANQ) et la Justice (Direction des services professionnels), la Magistrature, le Barreau, la Chambre des notaires, la Commission des biens culturels et les milieux académiques du Québec.Une première réunion du comité interministériel sur les Archives judiciaires est prévue en mai 1987.INFORMATIQUE ET BUREAUTIQUE: SIGDA (Système intégré de gestion des documents administratifs), des dossiers au bout des doigts.Avec la collaboration du BCI (Bureau central de l'informatique) et de la RAMQ (Régie de l'assurance maladie du Québec) le projet pilote de bureautique SIGDA a connu des développements très concrets en 1986-1987.Précisons que le SIGDA couvre un ensemble d'opérations qui permet le traitement automatisé des documents administratifs produits ou reçus par différentes unités des Archives nationales.Quatre unités administratives ont été choisies comme sites du projet pilote: les bureaux du conservateur, de l'attaché administratif, du SCDS (Service central de développement des systèmes) et du Centre d'archives de Trois-Rivières.L'expérience a une durée prévue de 6 mois et prendra fin normalement le 31 mai 1987.Les résultats recherchés sont: 17 -\tde vérifier s'il est possible de gérer efficacement des documents sur support électronique et sur microfilm; -\tde vérifier la performance du système au plan technologique; -\tde vérifier les différentes formes d'économies réalisables au moyen d'un tel système; -\td'éliminer les tâches fastidieuses de classement.L'expérimentation débuta le 1er décembre 1986 mais, auparavant, des cours de formation furent dispensés au personnel impliqué.En outre le SCDS avait produit un plan de classification des documents administratifs des ANQ.Ce plan devait servir d'outil dans le cadre de SIGDA.A la fin de mai 1987, une fois l'expérience terminée, une firme privée en fera l'évaluation afin de déterminer dans quelle mesure SIGDA répond aux besoins pour lesquels il a été conçu.Cette évaluation permettra, au cours du prochain exercice, de prendre une décision quant à l'implantation et l'extension de SIGDA aux ANQ.LA RELOCALISATION DU CENTRE D'ARCHIVES DE MONTRÉAL: une priorité des Archives nationales.Vers la fin de 1986, de nombreux problèmes engendrés par la vétusté de la mécanique du bâtiment et par les travaux de rénovation compromettaient sérieusement les opérations du Centre d'archives de Montréal au 100 est rue Notre-Dame (Édifice Ernest Cormier).Des archives parmi les plus anciennes étaient la proie constante de fuites d'eau parfois très abondantes causées par des ruptures de la tuyauterie. 18 Les médias de la région métropolitaine ont fait état de cette situation inquiétante pour le patrimoine archivistique.Suite aux incidents survenus en janvier 1987, le Centre d'archives de Montréal a dû quitter d'urgence l'Édifice Ernest Cormier pour se relocaliser au 1945 rue Mullins dans le quartier Pointe-Saint-Charles.En trois semaines seulement, du 2 au 23 février 1987, le déménagement a été planifié et complété, et le service a été rétabli à la nouvelle adresse.Ce fut un véritable tour de force.Cette relocalisation sera toutefois considérée comme provisoire jusqu'à ce que soient mieux connues les possibilités de développement du Centre d'archives de Montréal sur le site actuel ou ailleurs selon les différentes options qui pourraient être envisagées.Tel que mentionné dans la première partie de ce rapport, le Conseil international des Archives, attiré par le dynamisme et l'efficacité dans le renouveau archivistique au Québec et au Canada, tiendra son Congrès international quadriennal de 1992 à Montréal.Rappelons que c'est à travers le Centre d'archives de Montréal que des centaines de spécialistes des archives du monde entier connaîtront et jugeront non seulement les Archives du Québec mais jugeront aussi nos méthodes de travail, notre histoire et, à cet égard, notre culture.Dans cette perspective l'établissement plus définitif du Centre d'archives de Montréal devient encore plus opportun et priori-taire. TROISIÈME PARTIE Les opérations la relation avec les clientèles 20 LES CALENDRIERS DE CONSERVATION DES ORGANISMES PUBLICS: pièces maîtresses du système des archives.Les organismes publics couverts par la Loi sur les archives constituent notre clientèle productrice de documents dans le secteur public.Considérée comme une tâche prioritaire, 1'analyse des calendriers de conservation de ces organismes a reçu la plus grande attention des ANQ malgré les effectifs limités.Au 31 mars 1987, sur un total de 3851 organismes publics visés, 2102 organismes avaient fait parvenir un calendrier partiel ou complet aux ANQ.Parmi ceux-ci, 386 organismes ont vu leur calendrier franchir toutes les étapes de l'analyse et recevoir l'approbation des Archives nationales.Les autres calendriers reçus sont en cours d'analyse.Dans l'ensemble, plus de 70% des organismes ont déjà soumis un calendrier ou un échéancier de travail à cet effet.Même si le nombre de calendriers approuvés ne représente que 18,4% du nombre de calendriers reçus, ces résultats sont très encourageants si l'on tient compte du fait que le travail d'analyse n'a commencé réellement qu'au mois de juin 1986 après que les ANQ eurent complété une campagne d'information des organismes publics.De plus, les agents des ANQ consacrent à chaque organisme le temps requis pour que son calendrier soit cohérent à la fois avec les recueils des délais communs et avec la gestion de documents implantée par l'organisme.Il eut été plus rapide d'imposer un cadre rigoureusement uniforme mais cette approche peu réaliste se serait avérée inefficace et les calendriers inopérants.La possibilité pour les organismes d'adapter les recueils en fonction de leur organisation du travail entraîne une analyse plus exigeante de la part des ANQ, mais cette approche fondée sur le respect des organismes apportera plus sûrement les bénéfices attendus.Le tableau no 2 indique le nombre de calendriers de conservation prévus, reçus et approuvés pour chacun des Centres d'archives du réseau des ANQ. 21 Tableau no 2: NOMBRE DE CALENDRIERS DE CONSERVATION PRÉVUS, REÇUS ET APPROUVÉS POUR CHACUN DES CENTRES D'ARCHIVES DES ANQ.Centre d'archives Nombre de calendriers de conservation: de: \tPrévus\tReçus\tApprouvés Ri mouski\t372\t243\t14 Chicoutimi\t171\t120\t13 Québec\t809\t456\t43 Trois-Rivières\t441\t218\t26 Sherbrooke\t238\t175\t3 Montréal\t1405\t655\t273 Hull\t162\t85\t7 Rouyn-Noranda\t165\t92\t6 Sept-Iles\t88\t58\t1 TOTAL:\t3851\t2102\t386 Les Centres d'archives ont apporté leur aide-conseil prioritairement aux organismes publics visés par la Loi sur les archives, afin de faciliter l'élaboration des calendriers de conservation.COMBIEN D'ARCHIVES AUX ANQ?Les deux tableaux suivants (nos 3 et 4) indiquent les quantités d'archives que les ANQ ont reçues de leurs clientèles productrices de documents dans le secteur public et dans le secteur privé.Le contenu des fonds d'archives ne peut pas toujours être calculé à la pièce près.C'est pourquoi les quantités rapportées dans les tableaux nos 3 et 4 sont ap-proximatives. 22 Tableau no 3: QUANTITÉS D;ARCH IVES ACQUISES EN 1986-1987 (mè+res linéaires: m.l.) Centre d'arch 1ves\tType de document\tArch Ives pub 1Iques\tArchives privées\tTotal RimouskI\tArchives textuelles Photographies\t\t4,88 m.l.30,000\t4,88 m.l.30,000 Chicoutimi\tArchives textuelles\t3 m.1.\t3 m.I.\t6 m.1.Québec\tArchives textuelles Cartes et plans Photograph I es EnregIstrements sonores Images animées MicrofIches\t246,63 m.1.5758 250 000 267 40 402\t146,90 m.1.9810 120,219 46\t393,53 m.l.15 568 370 219 267 86 402 Trols-RIvlères\tArchives textuelles\t11,43 m.l.\t62,5 m.1.\t73,93 m.l.Sherbrooke\tArch Ives textue11 es Plans\t13,5 m.l.\t3 m.1.233\t16,5 m.l.233 Montrée 1\tArchives textuelles Plans Photograph I es\t1719,0 m.l.\t14,02 m.l.12 000 800\t1733,02 m.l.12 000 800 Hul 1\tArchives textuelles\t1 m.l.\t40 m.l.\t41 m.l.Rouyn-Noranda\tArchives textuelles Cartes Photographies\t14,30 m.1.50 505\t17,92 m.l.26 7270\t32,22 m.l.76 7775 Sept-Iles\tArchives textuelles Cartes Photographies\t2,31 m.l.23\t9,96 m.l.1275\t12,27 m.l.23 1275 TOTAL\tArchives textuelles Cartes et plans Photographies EnregIstrements sonores Images animées MicrofIches\t2011,17 m.l.5831 250 505 267 40 402\t302,18 m.l.22 069 159 564 46\t2313,35 m.l.27 900 410 069 267 86 402 23 Tableau no 4: QUANTITES DJ ARCH IVES CONSERVEES AUX ANQ AU 31 MARS 1987 (mètres linéaires: m.l.) Centre d\u2019archives\tType de document\tArchives pub 1iques\tArchives privées\tTotal Ri mouski\tArchives textuelles Cartes et plans Photographies Images animées\t290,03 m.l.\t135,72 m.l.100 30 500 1\t425,75 m.l.100 30 500 1 Chicoutimi\tArch Ives textue11 es Cartes et plans Photographies Enregistrements sonores Images animées Microfiches\t536 m.l.\t544 m.1.20 500 400 000 8 000 (hres) 300 (hres) 5 000\t1080 m.l.20 500 400 000 8 000 300 5 000 Québec\tArchives textue11 es Cartes et plans Photographies/ images fixes Enregistrements sonores Images animées Microfiches\t11 791,51 m.l.104 855 611 385 20 000 5 000 4 855\t850,28 m.l.29 010 524 891 200 600\t12.641,79 m.l.133 865 1 136 276 20 200 5 600 4 855 Trois-Rivières\tArchives textuelles Cartes et plans Photographies Enregistrements sonores Images animées\t1 350,52 m.l.1151\t127,64 m.l.100 000 80 56\t1478,16 m.l.1151 100 000 80 56 Sherbrooke\tArchives textuelles Cartes et plans Photographies Enreg1strements sonores Images animées\t909,3 m.l.766 5\t100 m.l.1 169 95 072 5 000\t1 009,3 m.l.1 935 95 072 5 000 5 MontréaI\tArchives textuelles Cartes et plans Photographies/ Images fixes EnregIstrements sonores Images animées\t5 900 m.I.345 000 500 000\t1\t288 m.l.115 000 3 000 000 2\t000 (hres) 2 000 (hres)\t7 188 m.l.460 000 3 500 000 2 000 2 000 24 Tableau no 4: QUANTITES DJ ARCH IVES CONSERVEES AUX ANQ AU 31 MARS 1987 (suite) (mètres linéaires: m.l.) Centre d'archives\tType de document\tArchives pub 1iques\tArchives privées\tTotal Hul 1\tArchives textuelles Cartes et plans Photographies Enregistrements sonores\t800 m.l.\t285 m.1.500 16 500 200\t1 085 m.l.500 16 500 200 Rouyn-Noranda\tArchives textuelles Cartes et plans Photographies\t90 m.l.300 5 610\t215 m.l.375 59 732\t305 m.l.675 65 342 Sept-Iles\tArchives textuelles Cartes et plans Photographies Enregistrements sonores Images animées\t221,81 m.l.832 274 4\t88,19 m.l.39 9 181 27 84\t310 m.l.871 9 455 27 88 TOTAL\tArchives textuelles Cartes et plans Photographies/ images fixes Enregistrements sonores Images animées Microfiches\t21 889,17 m.l.452 904 1 117 269 20 000 5 009 4 855\t3 633,83 m.1.166 693 4 235 876 15 507 3 041 5 000\t25 523 m.l.619 597 5 353 145 35 507 8\t050 9\t855 25 COMMUNICATON ET DIFFUSION DES ARCHIVES:\ton fréquente les Archives Les chercheurs et les visiteurs des Archives nationales représentent notre clientèle utilisatrice des documents.Le maintien des services au public constitue donc la deuxième grande priorité des ANQ.Le tableau no 5 donne une idée de l'exploitation des archives aux ANQ en 1986-1987 et indique: -\tle nombre de visites effectuées par les chercheurs dans les Centres d'archives; -\toutre la libre consultation des volumes, microfilms et microfiches, le nombre de demandes de consultation formulées par les chercheurs; -\tle nombre de demandes d'information et de recherche reçues par la poste auxquelles ont répondu les ANQ; -\toutre les copies tirées par les chercheurs eux-mêmes sur les appareils de lecture et de reproduction de microfilm mis à leur disposition, le nombre de copies de documents histori ques produites par les ANQ à la demande des chercheurs; -\tle nombre de groupes/personnes qui ont été accueillis dans les Centres d'archives pour des visites ou activités organisées.Ces groupes qui proviennent généralement de collèges, d'universités, de sociétés d'histoire et de généalogie viennent aux ANQ pour augmenter leurs connaissances sur les archives et 1'archivistique; -\tenfin le nombre d'expositions présentées par les Centres d'archives. 26 Tableau no 5: COMMUNICATION ET DIFFUSION DES ARCHIVES AUX ANQ Centre d\u2019archives\tNombre de vI s 1 tes de chercheurs\tNombre de demandes de consultation\tNombre de demandes écrI tes (courr1er)\tNombre de cop 1 es produites\tNombre de groupes/ personnes reçues\tNombre d'expositions présentées Rimouskl\t1 864\t8 117\t75\t2 870\t5/244\t1 Chicoutimi\t1 678\t2 520\t45\t10 000\t15/195\t4 Québec\t12 443\t26 374\t1 124\t60 073\t17/445\t3 Trois-Rivières\t1 995\t1 800\t334\t1 038\t3/50\t2 Sherbrooke\t1 018\t3 057\t236\t10 738\t2/19\t3 Montréal\t9 550\t13 587\t859\t23 004\t10/215\t4 Hul 1\t3 100\t1 000\t60\t3 725\t6/180\t3 Rouyn-Noranda\t791\t1 600\t32\t2 253\t19/285\t5 Sept-Iles\t435\t900\t47\t1 610\t\t6 TOTAL\t32 874\t58 955\t2 812\t115 311\t77/1633\t31* * 21 expositions différentes dont certaines furent Itinérantes. 27 LA RESTAURATION D'ARCHIVES L'atelier de restauration est localisé au Centre d'archives de Montréal mais il est au service de tous les Centres d'archives des ANQ.Au cours de l'année 1986-87, 2261 documents historiques ont été traités par l'atelier de restauration.Des photographies, cartes, dessins et plans se sont ajoutés aux 2218 feuilles manuscrites provenant d'anciens greffes de notaires, complétant ainsi le programme de restauration pour cette année.Des conférences et des cours ont été donnés à Montréal et en Estrie à des groupes de personnes de l'extérieur des ANQ afin de diffuser les connaissances et l'expertise en matière de conservation et de restauration mineure.LE MICROFILMAGE: Bobines et petits écrans répandent 1'his-toire.Sous la responsabilité du SCDS (Service central de développement des systèmes), le Service de traitement de l'image, localisé au Centre d'archives de Québec, est également au service de l'ensemble des ANQ.En 1986-1987 le Service du traitement de l'image a veillé à la production de bobines de microfilm totalisant 802 523 images.A ce travail s'est ajouté le suivi donné au microfilmage effectué par la Société généalogique de 1'Utah aux Centres d'archives de l'Estrie et de Montréal (891 000 images).Rappelons que le microfilmage offre plusieurs avantages: la préservation des originaux ou leur élimination; la reproduction ultérieure économique et rapide des documents sur bobines; la possibilité de reproduire et de distribuer des bobines à différents points de service; le \"libre service\" dans les archives.\"Small is beautiful\" a-t-on déjà dit. LE PROGRAMME D'AIDE FINANCIERE Un montant de 168 700 $ a été affecté au programme d'aide financière visant prioritairement en 1986-1987 le classement et la description de fonds d'archives privées conservés par des organismes privés.Le programme n'excluait cependant pas totalement les projets issus du secteur public ou relatifs à des documents de nature publique.Les subventions ont été réparties à travers le Québec suivant la qualité des projets soumis et les priorités du programme, tout en tenant compte du bassin de population dans chaque région.Des subventions ont été apportées à 33 projets.L'annexe I de ce rapport fournit la liste des projets subventionnés ainsi que le montant de chaque subvention.DES STAGIAIRES AUX ARCHIVES NATIONALES Les ANQ accueillent régulièrement des stagiaires issus de différents programmes: étudiants en techniques de la documentation au CEGEP, étudiants en archivistique à l'université, stagiaires en milieu de travail.En 1986-1987, 75 personnes ont effectué un stage aux Archives nationales, portant la durée totale des stages à plus de 160 mois-personne.Le tableau no 6 indique le nombre de stagiaires accueillis dans chaque Centre d'archives et la durée totale des stages. 29 Tableau no 6: NOMBRE DE STAGIAIRES ACCUEILLIS DANS LES CENTRES D '\tARCHIVES DES ANQ-M EN\t1986-1987 Centre\tNombre de\tDurée tota1e d'archives\tstagiaires\tdes stages Rimou skI\t\t Chicoutimi\t20\t2\tmois-personne Québec\t9\t7\tmois-personne Trois-Rivières\t1\t0,75 mois-personne Sherbrooke\t5\t7\tmois-personne Montréa1\t28\t79\tmois-personne Hu 1 1\t8\t50\tmoi s-personne Rouyn-Noranda\t4\t15,5 mois-personne Sept-1 les\t\t TOTAL\t75\t161,25 mois-personne 1 \t QUATRIÈME PARTIE Des réalisations dans les Centres d'archives des ANQ \t 31 REGION 01 LE CENTRE D'ARCHIVES DU BAS SAINT-LAURENT, DE LA GASPESIE ET DES ILES-DE-LA MADELEINE (337, rue Moreault, Rimouski, G5L 1P4) Acquisition d'archives La très grande partie des documents photographiques du Centre (30 000 négatifs) provient du fonds d'archives J.Gérard Lacombe donné aux ANQ-Rimouski en 1986-1987.Ce fonds représente 30 ans (1940-1970) de la production photographique de M.Lacombe, photographe professionnel et généalogiste actif à Rimouski.Le traitement des fonds d'archives Parmi les opérations de traitement des archives en 1986-1987, signalons l'Inventaire du fonds Charles-Eugène Dionne.Ce fonds comprend les enregistrements sonores des interventions de Charles-Eugène Dionne en 1978-1979 à titre de député fédéral créditiste de Kamouraska-Rivière-du-Loup.A mentionner également le plan de classification détaillé du fonds Paul Hubert.M.Paul Hubert fut inspecteur d'école de 1917 â 1958.Il fut aussi fondateur et président de la coopérative de consommation \"La ménagère\" de Rimouski (1939-1947).Ce fonds d'archives couvre la période 1920-1958 et comprend entre autres les documents qui ont servi à la rédaction d'un ouvrage intitulé Les IIes-de-1a-Madeleine et les Madelinots, publié par Paul Hébert en 1926. 32 La communication et la diffusion des archives La Société généalogique de l'Est du Québec a mis sur pied un cours de 12 heures auquel les ANQ-Rimouski se sont associées pour donner 3 heures d'initiation aux archives.Ce cours fut donné à deux reprises.L'exposition \"Anticosti au temps des Menier\" fut présentée par les ANQ-Rimouski au centre commercial La Grande Place et au Musée de la Gaspésie.Aide-conseil et support technique En cours d'année les ANQ-Rimouski ont pu conseiller 61 organismes, dont une majorité d'organismes publics, dans le cadre de l'implantation de la Loi sur les archives.Le Musée de la Gaspésie et le Conseil de la culture de l'Est du Québec furent du nombre des organismes auprès desquels ont travaillé les ANQ-Rimouski. 33 REGION 02 LE CENTRE D1 ARCHIVES DU SAGUENAY-LAC-SAINT-JEAN (930, est rue Jacques Cartier, Chicoutimi, G7H 2A9) Acquisition d'archives Les ANQ-Chicoutimi ont reçu un versement d'archives (3 m.l.) du ministère de l'Agriculture, des pêcheries et de l'alimentation.Il s'agit du terrier régional.Le traitement des fonds d'archives Pour ne citer que les plus volumineux, des instruments de recherche ont été produits pour les fonds portant sur l'abbé Jean-Paul Simard et sur les Jeux du Canada.Les microfilms La production de 30 bobines de microfilm du fonds Mgr Victor Tremblay porte à 830 le nombre total des bobines de microfilm disponibles aux ANQ-Chicoutimi.La communication et la diffusion des archives Quatre expositions photographiques furent présentées au Centre d'archives de Chicoutimi.Deux d'entre elles portaient sur le Saguenay-Lac-Saint-Jean durant la période 1890-1950.\"Anticosti au temps des Menier\" figurait également au programme des expositions ainsi que \"Visages du Québec\", une exposition de 50 photographies réalisée par l'Association nationale d'art photographique (ANAP). 34 Aide-conseil et support technique En cours d'année, le Centre d'archives de Chicoutimi a pu conseiller 90 organismes dont la ville de Jonquière, l'Hôpital de Chicoutimi, l'Institut Roland Saucier, le Collège de Chicoutimi et la municipalité de Saint-Prime.Comme dans tous les Centres d'archives des ANQ, l'aide-conseil et le support technique cette année étaient principalement (mais pas exclusivement) reliés à l'élaboration des calendriers de conservation. 35 REGION 03 LE CENTRE D'ARCHIVES DE QUEBEC (1210, avenue du Séminaire, Sainte-Foy, G1V 4N1) Le CDSA (Centre de documents semi-actifs du Gouvernement) Au 31 mars 1987 le CDSA conservait 193 434 boîtes de documents semi-actifs provenant de 20 ministères et de 21 autres organismes gouvernementaux.Les principales opérations du CDSA en 1986-1987 se comptent comme suit: -\t30 138 boîtes de documents semi-actifs reçues -\t4 754 boîtes détruites 318 boîtes versées au Centre d'archives de Québec -\t46 820 sorties de documents demandés par leur unité adminis- trative propriétaire (et 30 942 retours de documents) .Acquisitions d'archives Parmi les versements d'archives publiques reçus en 1986-1987, il importe de signaler ceux-ci: -\tLes Arrêtés en Conseil originaux (1867-1939) versés par le Conseil exécutif; -\tEnviron 5500 plans d'édifices publics (1930-1980) versés par la SIQ (Société immobilière du Québec); -\tLes testaments olographes datant des années 1754-1971 versés par le ministère de la Justice. 36 Le traitement des fonds d'archives Les instruments de recherche les plus importants produits cette année auront sans doute été les suivants: -\tGuide des archives gouvernementales conservées au Centre d'archives de Québec; -\tCatalogue des greffes de notaires conservés aux Archives nationales du Québec (dans l'ensemble des neuf centres); -\tRépertoire numérique des Anciennes archives françaises conservées au Centre d'archives de Québec.On a également amorcé la préparation d'un autre instrument de recherche d'importance majeure, le Guide des fonds d'archives privées conservés au Centre d'archives de Québec.D'autres instruments de recherche ont été produits facilitant l'accès à des fonds spécifiques dont les suivants mentionnés à titre d'exemple: Conseil de la coopération du Québec, Association des commissions scolaires du diocèse de Québec, Commission d'enquête sur la tragédie du pont de Sai nte-Marguerite.La communication et la diffusion des archives Le Centre d'archives de Québec a présenté trois expositions importantes en plus de contribuer à la réalisation technique de l'ensemble des expositions présentées à travers tous les Centres des ANQ.Le Centre de Québec a d'abord produit et présenté \"Blanche Garneau\", une exposition de pièces judiciaires reliées au procès pour le meurtre de Blanche Garneau en 1920.Une pièce de théâtre interprétant ces événements a été jouée merveilleusement dans le cadre de l'exposition.Les ANQ-Québec ont ensuite présenté \"Le notaire et la vie quotidienne des origines à 1870\".Mme Hélène Lafortune et M.Normand Robert sont les auteurs de cette exposition qui fut réalisée et présentée d'abord à Montréal.L'exposition 37 résulta de la collaboration entre les ANIQ et la Chambre des notaires du Québec.La contribution de la Chambre fut très substantielle.A Montréal on présenta l'exposition dans le cadre du XVIIle congrès de l'Union internationale du notariat 1 atin.Les ANQ-Québec ont également présenté \"Cent cinquante ans de graphisme publicitaire\", une exposition produite par l'UQAM (l'Université du Québec à Montréal).Ai de-conseil et support technique Au cours de l'année, le Centre d'archives de Québec a apporté son aide-conseil à quelque 211 organismes, dont 18 des 24 mi ni stères. 38 REGION 04 LE CENTRE D'ARCHIVES DE LA MAURICIE-BOIS-FRANCS (225, rue des Forges, suite 208, Trois-Rivières, G9A 2G7) Le traitement des fonds d'archives Les instruments de recherche les plus importants produits récemment sont les suivants: -\tRépertoire (incluant un index thématique) du fonds Jean-Louis Caron, architecte, 1874-1982 (20.5 m.1.); -\tRépertoire (incluant un index thématique) du fonds Anaïs Allard-Rousseau, 1904-1972 (16.5 m.1.) ; ce fonds porte sur le développement socio-économique régional; -\tRépertoire (incluant un index thématique) du fonds Jean-Marc Paradis, 1947-1980 (6.8 m.1.); ce fonds porte sur le sport au niveau régional; -\tIndex des contrats de mariage passés devant les notaires de la région, 1634-1886.Les microfilms Les archives suivantes ont été microfilmées au cours de 1'année: -\tDans les archives judiciaires, des plumitifs et registres de cours de justice des districts judiciaires de la région (76 bobines de microfilm); -\tFonds Roland Lemire (52 bobines); -\tFonds St-Maurice Forest Company (5 bobines); -\tFonds Georges Héroux (4 bobines).Le Centre d'archives de Trois-Rivières a maintenant 1494 bobines de microfilm à la disposition des chercheurs. 39 La communication et la diffusion des archives Le Centre a présenté deux expositions en 1986-1987: -\t\"Visages du Québec\", l'exposition de l'ANAP (Association nationale d'art photographique); -\t\"Moi, Trois-Rivières, je me souviens.de la vie musicale\" (documents tirés de divers fonds d'archives du Centre).Dans le cadre de la Fête du livre qui s'est tenue sur le mail du centre commercial Les Rivières, le Centre d'archives de Trois-Rivières a animé un kiosque qui a attiré environ 500 personnes.Aide-consei1 et support technique Environ 220 organismes publics visés par la Loi sur les archives dans la région ont pu bénéficier des conseils du Centre d'archives, notamment les municipalités, commissions scolaires et offices municipaux d'habitation.Le Centre d'archives a aussi travaillé auprès d'autres organismes tels que la Société de conservation et d'animation du patrimoine et la Société de généalogie de la Mauricie-Bois-Francs. 40 REGION 05 LE CENTRE D'ARCHIVES DE L'ESTRIE (740, ouest rue Galt, Sherbrooke, J1H 1Z3) Acquisitions d'archives Les archives publiques reçues en 1986-1987 comprennent le macro-inventaire du paysage et du patrimoine bâti de la région de l'Estrie tandis que les archives privées s'augmentaient des documents donnés par M.Albert Poulin, architecte.Le traitement des fonds d'archives Parmi les travaux de traitement effectués mentionnons ceux- ci : -\tclassement et description des enquêtes du coroner du district de Saint-François; les 6700 enquêtes couvrent les années 1909-1955 et occupent un espace de 12 m.l.; -\tclassement et description du fonds Sylvio Lacharité, musicien et chef d'orchestre; les documents datent de 1910 à 1980 et occupent un espace de 17 m.l.; -\tclassement et description des archives de la Chambre de commerce de Sherbrooke; le fonds couvre les années 1889-1973 et occupe un espace de 12 m.l.; -\trepiquage des cylindres et des disques provenant de la collection Jean-Jacques Schira prêtée aux ANQ-Sherbrooke; la majorité de ces pièces sont des oeuvres d'artistes québécois; tous les cylindres (234) ainsi que 2292 disques ont été reproduits sur des rubans et cassettes pour assurer la conservation et pour faciliter la consultation des oeuvres. 41 Les microfilms En collaboration avec la Société généalogique de T Utah, on a complété le microfilmage des minutes notariales des districts judiciaires de Saint-François et de Bedford pour les notaires dont la pratique commençait avant 1851.Le nombre de bobines de microfilm dsponibles aux ANQ-Sherbrooke s'élève maintenant à 472.La communication et la diffusion des archives Le Centre d'archives de Sherbrooke a présenté trois expositions en 1986-1987: -\t\"Anticosti au temps des Menier\" (exposition photographique); -\t\"Visages du Québec\", l'exposition de l'ANAP (Association nationale d'art photographique); -\t\"Le Borinage\", exposition photographique belge (photos de Willy Kessels) reflétant le climat politique et social de la région du Borinage, en Belgique, lors de la grève des mineurs du charbon en 1932.Les ANQ-Sherbrooke ont fait paraître un dépliant qui explique leurs services d'assistance à la recherche historique.Le dépliant porte le titre suivant: -\tLes Archives nationales du Québec, Centre de l'Estrie, Sherbrooke, Généalogie-histoire.Service personnalisé./ The Archives national es du Québec, Estrie Regional Center, Sherbrooke, Genealogy-history.Personalized~sërvice. 42 Aide-conseil et support technique Plus de 25 organismes ont bénéficié de l'aide-conseil des ANQ-Sherbrooke.Des sociétés d'histoire de langue anglaise rencontrées à Lennoxville ont reçu des explications sur l'agrément de services d'archives privées dans le cadre de la Loi sur les Archives.Les ANQ-Sherbrooke ont aussi organisé une rencontre de concertation entre les organismes conservant des archives privées dans la région.Le but de cette rencontre était de permettre à chacun des participants de faire connaître aux autres ses politiques surtout en matière d'acquisition.Enfin, avec la collaboration du personnel spécialisé des ANQ-Montréal, un exposé sur les techniques de restauration mineure a été donné aux ANQ-Sherbrooke à des représentants de 7 organismes privés. 43 REGION 06 LE CENTRE D'ARCHIVES DE MONTREAL (Maintenant au 1945, rue Mullins, Montréal, H3K 1N9) Tel qu'expliqué dans la deuxième partie de ce rapport, le Centre d'archives de Montréal a dû déménager très rapidement en février 1987 à cause de problèmes engendrés par la vétusté de la mécanique du bâtiment et par les travaux de rénovation à 1'ancienne adresse.Les calendriers de conservation des organismes publics Dans l'analyse des calendriers, les ANQ-Montréal tiennent compte bien sûr d'abord de l'ordre d'entrée des calendriers mais aussi de\tla situation\tparticulière\tde\tcertains organismes.Pour\taccroître la\tpolyvalence\tet\tl'efficacité\tdu personnel, on s'efforce également de répartir le travail d'analyse sur des calendriers provenant d'organismes de taille variable.Ainsi des calendriers de petites municipalités ont pu être analysés et approuvés de même que des calendriers beaucoup plus\tconsidérables\ttels que le\tcalendrier de\tla Commission des écoles catholiques de Montréal (656 délais de conservation),\tle calendrier\tde l'UQAM,\tde\tl'Hôtel-Dieu\tde Saint-Jérôme, du ministère des Communautés culturelles et de 1'immigration.Acquisitions d'archives Parmi les archives publiques reçues en 1986-1987, il importe de signaler les premiers versements d'archives judiciaires effectués par les Palais de Justice de Saint-Jérôme, Joliette et Montréal.Ces versements occupent un espace de 1 645,56 m.1. 44 D'autre part, dans le domaine des archives privées, les ANQ-Montréal ont acquis par convention de prêt 800 photographies du photographe Québécois de renom Gaby Desmarais (Studio Gaby).La série de photos comprend, entre autres, des portraits de personnalités du monde politique et des arts au niveau national et international (par exemple: Nehru, Gandhi, Jean Cocteau, Ludmilla Chiriaeff, Dominique Michel).Le traitement des fonds d'archives Les opérations suivantes comptent parmi les plus importantes dans le traitement des archives aux ANQ-Montréal en 1986-1987: -\tla mise à jour (seconde édition) de l'Etat général des fonds d'archives privées textuelles (manuscrites); l'Etat général est accompagné d'un index des titres des fonds et d'un index onomastique de plus de 5000 noms; un travail semblable se poursuit dans le secteur des archives iconographiques et audio-visuelles ; -\tla production d'un Guide provisoire des Archives judiciaires du district de Montreal, Volume I: Cour du Banc du roi, juridiction civile supérieure, 1795-1849, et cour supérieure, juridiction civile, 1850-1932; -\tdans le cadre du programme \"Nouvel accès aux archives notariales du Régime Français\", la Société Archiv-Histo a procédé à la saisie des principales données contenues dans 62 209 minutes notariales composant 25 greffes de notaires dont les greffes de J.B.Adhémar, F.Comparet, C.F.Coron, C.Danré de Blanzy.La banque de données ainsi créée porte le nom \"Parchemin\" et certaines listes informatiques produites peuvent déjà être consultées par les chercheurs; -\tdes instruments de recherche ont été produits pour plus de 27 fonds d'arpenteurs, d'ingénieurs ou d'architectes. 45 Les microfilms Environ 613 bobines de microfilm ont été produites au Centre d'archives de Montréal par les opérateurs du Centre et par ceux de la Société généalogique de l'ütah.Parmi les documents microfilmés se trouvent des contrats de shérifs et des testaments olographes.La collaboration de la Société généalogique de l'ütah a permis de produire les microfilms de 44 greffes de notaires dont la pratique a commencé avant 1851.Les chercheurs trouveront maintenant plus de 1000 bobines de microfilm à leur disposition aux ANQ-Montréal.La communication et la diffusion des archives Le Centre d'archives de Montréal a présenté quatre expositions en 1986-1987: -\t\"Studio 0.Allard 50 ans de photographie\": des portraits, des événements, des institutions et des établissements commerciaux à Montréal durant les années 1920-1970; -\t\"L'enracinement, le Canada de 1700 à 1760\"; cette exposition produite par les Archives publiques du Canada comprenait des reproductions de documents variés dont les originaux (manuscrits, cartes, peintures, gravures etc.) proviennent d'institutions canadiennes, américaines et européennes; -\t\"Le notaire et la vie quotidienne des origines à 1870\"; Madame Hélène Lafortune et Monsieur Normand Robert sont les auteurs de cette exposition qui résulte de la collaboration entre les Archives nationales et la Chambre des notaires du Québec.On présenta l'exposition dans le cadre du XVIIle congrès de l'Union internationale du notariat latin.La contribution de la Chambre pour la réalisation de cette exposition fut très substantielle.L'exposition a par la suite été présentée au Centre d'archives de Québec; 46 - \"Le YMCA de Montréal, d'hier à aujourd'hui\"; cette exposition essentiellement photographique retraçait l'évolution du YMCA Montréal pendant 135 ans, de 1851 à 1986.Aide-conseil et support technique De très nombreux organismes se sont adressés aux ANQ-Montréal, et notamment au personnel du secteur de la conservation, pour obtenir des conseils techniques sur les meilleurs matériaux et méthodes de conservation.D'autre part, comme les autres Centres d'archives des ANQ, le Centre de Montréal a traité avec des organismes publics pour les aider à établir leur calendrier de conservation, mais aussi avec des organismes privés pour leur apporter conseil dans 1 'organisation et la mise en valeur de leurs archives anciennes.Mentionnons les organismes privés suivants auprès desquels les ANQ-Montréal ont travaillé: l'Association des photographes professionnels du Québec, la Société historique de la région de Mont-Laurier, Marconi du Canada, le Musée ferroviaire de Saint-Constant, le YMCA de Montréal (siège social), le Comité historique de l'Institut des ingénieurs du Québec. 47 RÉGION 07 LE CENTRE D'ARCHIVES DE L'OUTAOUAIS (170, rue Hôtel-de-vilie, local S-120, Hull, J8X 4C2) Acquisitions d'archives Parmi\tles acquisitions d'archives\tprivées en 1986-1987 signalons: -\tle fonds \"Père Roger Poirier\" (4 m.l.) dont les documents donnent un aperçu des changements sociaux survenus à Hull durant les années 1960-1980; -\tle fonds \"Philip F.Foran\" qui provient d'une vieille famille de l'Outaouais ayant produit des avocats pendant trois générations.Ce fonds comprenant des dossiers légaux, des cartes et plans, et des photographies, est intéressant pour l'histoire de l'industrie du bois équar-ri.Le traitement des fonds d'archives Dix-huit instruments de recherche (répertoires) ont été produits en 1986-1987.Tous les instruments de recherche produits ont été microfilmés et sont disponibles sur microfiches.On a aussi entrepris la production d'un État général des archives du Centre.La communication et la diffusion des archives Le Centre a présenté trois expositions en 1986-1987: - \"Rituel photographique\" une exposition de photographies d'époque sur la vie de couple, par Pierre Carrière, photographe; 48 -\t\"Le Borinage\", une exposition photographique belge (photos de Willy Kessels) reflétant le climat politique et social de la région du Borinage, en Belgique, lors de la grève des mineurs du charbon en 1932; -\t\"Chrétiens d'ici et d'ailleurs\", une exposition sur la vie religieuse dans l'Outaouais durant les années 1880-1950.Aide-conseil et support technique Au cours de l'année 1986-1987, les ANQ-Outaouais ont appuyé les travaux d'organismes tels la Société de généalogie de l'Outaouais, l'Institut d'histoire et de recherche sur l'Outaouais, la Fédération des sociétés de généalogie du Québec et l'Ontario Genealogical Society (Ottawa Branch).Des cours de généalogie furent organisés dans les locaux du Centre. 49 RÉGION 08 LE CENTRE D'ARCHIVES D1 ABITIBI-TÉMISCAMINGUE (27, ouest rue du Terminus, Rouyn-Noranda, J9X 2P3) Acquisitions d'archives Plusieurs petites collections de photographies anciennes ont été acquises suite à l\u2019exposition \"Mosaïque d'histoire\" présentée au centre commercial Les Promenades du Cuivre.Le traitement des fonds d'archives Le travail de traitement a porté principalement sur la préparation d'un index du fonds J.H.Bolduc qui contient 26 000 photographies de Rouyn-Noranda durant la période 1935-1978.La communication et la diffusion des archives Le Centre a présenté cinq expositions en 1986-1987: -\t\"Visages du Québec\", une exposition photographique itiné- rante de l'ANAP (Association nationale d'art photographique) ; -\t\"Rouyn et Noranda, visages d'autrefois\", une exposition sur l'évolution architecturale des deux villes; -\t\"Mosaïque d'histoire\", une exposition photographique pré- sentée au centre commercial Les Promenades du Cuivre pour souligner le 60e anniversaire de Rouyn-Noranda; -\t\"Vannasour et Dick, photographes\" une exposition sur les débuts de Rouyn-Noranda de 1924 à 1935; Rituel photographique\"; cette exposition sur la vie de couple fut prêtée par le Centre d'archives de l'Outaouais.Aide-conseil et support technique Environ 35 organismes de la région ont bénéficié de l'aide-conseil du Centre d'archives d'Abitibi-Témiscamingue.Des rencontres ont eu lieu avec des municipalités et commissions scolaires ainsi qu'avec les sociétés d'histoire d'Amos, de Val d'Or et de Ville-Marie. 51 RÉGION 09 LE CENTRE D'ARCHIVES DE LA COTE-NORD (649, boul.Laure, Sept-Iles, G4R 1X8) Acquisitions d'archives Parmi les acquisitions d'archives privées, signalons le fonds du Comité du patrimoine de Colombier et Ilets Jérémie, dernier village agricole ouvert sur la Côte-Nord pendant la dépression.Ce fonds comprend 676 photos de la période 1935-1985.Le traitement des fonds d'archives Le Centre d'archives a concentré ses efforts sur des opérations de tri qui l'amèneront à éliminer quelque 70 m.l.de documents en 1987.La communication et la diffusion des archives Le Centre a présenté six expositions en 1986-1987: -\t\"Chasse sur la Côte-Nord\" \"Pêche sur la Côte-Nord\" \"Sports d'hiver sur la Côte-Nord\" -\t\"Le vieux quai de Sept-Iles\" -\t\"Visages du Québec\"; exposition itinérante de 1'ANAP (Association nationale d'art photographique) -\t\"Anticosti au temps des Menier\" Trois de ces expositions (\"Anticosti\", \"Pêche sur la Côte-Nord\" et \"Le vieux quai de Sept-Iles\") ont eu un plus grand impact car elles ont été présentées au centre commercial Place 52 de Ville.L'exposition \"Anticosti au temps des Menier\" a également été présentée sur l'ile d'Anticosti, à Port-Menier, où 450 personnes l'ont vue.Aide-conseil et support technique Le Centre d'archives de la Côte-Nord a apporté de l'aide-conseil et un support technique à une quarantaine d'organismes dont les municipalités de Rivière-Saint-Jean, Franquelin, Schefferville, Godbout, Port-Cartier, le Conseil des Monta-gnais de Sept-Iles et Maliotenam, le Musée de Sept-Iles et la Société historique de la Côte-Nord. 53 ANNEXE I: Liste des projets subventionnés dans le cadre du programme d'aide financière des Archives nationales du Québec en 1986-1987.Région: Bas-Saint-Laurent/Gaspésie (01) NOM DU PROMOTEUR\tTITRE DU PROJET\tMONTANT DE LA SUBVENTION Fabrique de la paroisse Saint-Albert de Gaspé\tInventaire et système de\t5 919,00 $ classement de la paroisse Diffusion communautaire de la Mitis inc.\tVidéothèque Mitis-Volet II\t6 020,00 $ \tSous-total 11\t939,00 $ Région: Québec (03) NOM DU PROMOTEUR\tTITRE DU PROJET\tMONTANT DE LA SUBVENTION Association historique de l'archipel de l'Isle-aux-Grues\tPhotorama de l'archipel\t4 000,00 $ Société du Musée du Séminaire de Québec\tInventaire analytique du\t7 802,00 $ fonds photographique des archives historiques du séminaire de Québec Association des marins Vallée du Saint-Laurent inc.\tFoto d'hier\t4 000,00 $ Archives des pères Eudistes\tInventaire sommaire du fonds 4 000,00 $ photographique du père Jean-Marie Courtois Écomusée de la Haute-Beauce: Musée territoire inc.\tLes archives de 1\u2018Écomusée\t2 100,00 $ Sous-total 21 902,00 $ 54 ANNEXE I: (suite) Liste des projets subventionnés dans le cadre du programme d'aide financière des Archives nationales du Québec en 1986-1987.Région: Mauricie/Bois-Francs (04) NOM DU PROMOTEUR TITRE DU PROJET MONTANT DE LA SUBVENTION Société de conservation et Inventaire analytique du 6 350,00 $ d'animation du patrimoine fonds Ernest Denoncourt de Trois-Rivières inc.Société historique d'Odanak MIKWA 3 000,00 $ Sous-total 9 350,00 $ Région: Estrie (05) NOM DU PROMOTEUR\tTITRE DU PROJET\tMONTANT DE LA SUBVENTION Société historique de Stanstead Société d'histoire des Cantons de 1'Est Compton county historical & museum society Selection and description 7 070,00 $ of each item of a collection of more than seven thousand glass negatives (plates) Répertoire numérique\t7 972,00 $ détaillé des archives de la Société d'histoire des Cantons de 1'Est Musée en vedette\t3 800,00 $ Sous-total 18 842,00 $ 55 Liste des projets subventionnés dans le cadre du programme d'aide financière des Archives nationales du Québec en 1986-1987.Région: Montréal (06)\t NOM DU PROMOTEUR\tTITRE DU PROJET\tMONTANT DE LA SUBVENTION Cégep du Vieux-Montréal\tJean-Marie Gauvreau et son\t5 000,00 $ temps: traitement des archives de l'École du meuble, de l'Institut des arts appliqués et du Fonds Jean-Marie Gauvreau Association canadienne d'histoire ferroviaire\tInventaire des dessins tech- 7 560,00 $ niques de la compagnie Canadian car & Foundry co.Société historique de Saint-Donat inc.\tRépertoire numérique\t1 800,00 $ détaillé des archives du Conseil de comté de Leinster et de Montcalm Orchestre symphonique de\tInventaire des archives\t6 000,00 $ Montréal\tmanuscrites de l'Orchestre symphonique de Montréal; préparation d'un instrument de recherche (répertoire numérique) Hôpital Sainte-Justine\tArchives historiques de\t10 000,00 $ l'Hôpital Sainte-Justine 10 000,00 $ 56 Liste des projets subventionnés dans le cadre du programme d'aide financière des Archives nationales du Québec en 1986-1987.Région: Montréal (06) (suite) NOM DU PROMOTEUR\tTITRE DU PROJET\tMONTANT DE LA SUBVENTION Société historique Pierre de Saurel\tCentre d'archives et de\t6 000,00 $ documentation régional de la Société historique Pierre de Saurel Centre des femmes de Montréal\tTraitement et description\t4 000,00 $ des archives du Centre des femmes de Montréal (autrefois Centre d'information et de référence pour femmes) Comité de recherches et d'interventions historiques de Châteauguay (CRIHC)\tMise en valeur de Saint-\t2 500,00 $ Joachim Université de Montréal, Service des archives\tRépertoire numérique du\t2 500,00 $ fonds Édouard Desjardins YMCA de Montréal, succursale de Westmount\tLe fonds d'archives du YMCA 9 000,00 $ de Montréal, succursale de Westmount: production d'un répertoire numérique et analytique Société historique de Saint-Henri\tInventaire et conservation\t5 607,00 $ du fonds d'archives photo-grahiques Adrien Dubuc Sous-total 59 967,00 $ 57 Liste des projets subventionnés dans le cadre du programme d'aide financière des Archives nationales du Québec en 1986-1987.Région: Outaouais (07) NOM DU PROMOTEUR\tTITRE DU PROJET\tMONTANT DE LA SUBVENTION Le Comité socio-culturel de Maniwaki: héritage en Maniwaki inc.\tarchives 5 000,00 $ Pontiac Historical Society Pontiac Historical Society 7 800,00 $ archives project\t___________ Sous-total 12 800,00 $ Régi on : Abitibi/Témiscamingue\t(08)\t\t NOM DU PROMOTEUR\tTITRE DU PROJET\tMONTANT DE\tLA \t\tSUBVENTION\t Comité du patrimoine de\tMatériel scolaire\t3 000,00\t$ l'École de Rang II d'Authier\td'autrefoi s\t\t Corporation de formation et\t\"ÉPOPÉE\": réalisation\t5 000,00\t$ de développement en explo-\td'entrevues\t\t ration minière\t\t\t Comité organisateur du 75e\tHistoire de Saint-Eugène de\t7 000,00\t$ anniversaire de Saint-Eugène\tGui gués\t\t de Gui gués\t\t\t Bibliothèque municipale\tReproduction et conserva-\t400,00\t$ Dupuy\ttion de photographies\t\t Guy Perreault\tRépertoire des fonds\t5 000,00\t$ \td'archives sur les Algonqui\tns\t \ten Abitibi-Témiscami ngue\t\t Fabrique Saint-Ephrem\tArchives communautaires de\t3 000,00\t$ de Val Paradis\tVal Paradis\t\t Sous-total 23 400,00 $ 58 Liste des projets subventionnés dans le cadre du programme d'aide financière des Archives nationales du Québec en 1986-1987.Région: Côte-Nord (09) NOM DU PROMOTEUR TITRE DU PROJET\tMONTANT DE LA SUBVENTION Digard, René Tadoussac, il y a 100 ans 2 000,00 $ Comité du patrimoine de Sainte-Thérèse de Colombier et des Ilets-Jérémie Inventaire des photographies conservées dans la collection du Comité du patrimoine de Colombier et des Ilets-Jérémie 8 500,00 $ Sous-total 10 500,00 $ >K' ¦¦¦¦ Ministère des Affaires culturelles Archives nationales du Québec "]