Rapport de l'Archiviste de la province de Québec, 1 janvier 1988, 1988-1989

[" I orr /'?*?\tRAPPORT D\u2019ACTIVITÉS 1988-1989 COM ARCHIVES NATIONALES DU QUÉBEC Québec ss RAPPORT D\u2019ACTIVITÉS 1988-1989 ARCHIVES NATIONALES DU QUÉBEC Québec ss TABLE EES MATIÈRES introduction PREMIERE PARTIE Rôle et ressources des Archives nationales du Québec (ANQ) 1.\tUn mandat clair et bien adapté .2 2.\tLes ressources.4 DEUXIÈME PARTIE Dossiers majeurs 1.\tLes politiques.6 1.1\tLa politique de gestion des documents semi-actifs du gouvernement du Québec.6 1.2\tle projet de politique de gestion des documents inactifs des organismes publics .8 1.3\tLa politique concernant les archives privées.10 2.\tLes normes et procédures archivistiques.12 3.\tL'informatique et la bureautique.13 3.1\tLe système de contrôle et d'exploitation des fonds d'archives: SAEHLR.13 3.2\tLe développement de la bureautique.14 4.\tLes archives judiciaires .15 5.\tLe déplacement du Centre d'archives\tde Montréal .17 17 6.\tL'organisation du XIIe Congrès international des Archives, Montréal, 1992 .7.\tLe projet d'Association internationale des Archives francophones.19 TROISIÈME PARTIE Vue d'ensemble des activités courantes 1.\tLa priorité: analyse et approbation des calendriers de conservation de documents des organismes\tpublics.22 2.\tLe Service central de développement des systèmes (SCDS) .23 2.1\tL'informatisation\tdes systèmes.23 2.2\tla recherche et l'information sur la loi et les archives .24 2.3\tLa micrographie.24 2.4\tLa généalogie.25 3.\tla quantité d'archives acquises en 1988-1989 et le total conservé.25 4.\tLa restauration de documents.26 5.\tla communication et la diffusion\tdes\tdocuments.26 5.1\t\"Vos papiers S.V.P.\" .27 6.\tLe programme d'aide financière.27 7.\tLe perfectionnement du personnel et la participation à des rencontres professionnelles\t.28 8.\tLes stages aux Archives nationales du Québec 29 0UA3RIEME PARITE Dans les régions -\tRÉGION 01 Le Centre d'archives du Bas-Saint-Laurent, Gaspésie \u2014Iles-de-la-Madeleine (RIMOUSKE) .32 -\tRÉGION 02 Le Centre d'archives du Saguenay\u2014Lac-Saint-Jean (CHICOUTIMI) .33 -\tRÉGION 03 Le Centre de documents semi-actifs du gouvernement et le Centre d'archives de Québec (QUÉBEC) .35 -\tRÉGION 04 Le Centre d'archives de la Mauricie\u2014Bois-Francs (TROIS-RIVIERES) .40 -\tRÉGION 05 Le Centre d'archives de l'Estrie (SHERBROOKE) .43 -\tRÉGION 06 Le Centre d'archives de Montréal (MONTRÉAL) .45 -\tRÉGION 07 Le Centre d'archives de l'Outaouais (HULL) .49 -\tRÉGION 08 Le Centre d'archives de l'Abitibi-Téndscamingue (ROUYN-NORANDA) .51 -\tRÉGION 09 Le Centre d'archives de la Côte-Nord (SEPT-ILES) .52 LISTE EES TABLEAUX Tableau 1 : Répartition des effectifs permanents et des ressources financières autres que la rémunération .55 Tableau 2 : Organigramme des Archives nationales du Québec .56 Tableau 3: Nombre de calendriers de conservation prévus, reçus et approuvés par centre d'archives des ANQ, au 31 mars 1989\t.57 Tableau 4:\tQuantité d'archives\tacquises\ten\t1988-1989 .58 Tableau 5: Quantité d'archives conservées aux ANQ au 31 mars 1989 .59 Tableau 6:\tCommunication\tet\tdiffusion\tdes\tdocuments .61 Tableau 7: Stages aux Archives nationales du Québec en 1988-1989 .62 AJSKEXE Liste des projets subventionnés dans le cadre du programme d'aide financière des Archives nationales du Québec en 1988- 1989 .64 DUBœocrrcii Devant la masse d'information environnante et notre besoin de connaître, l'auteur américain Richard Saul Wurman nous compare à une personne qui a soif et que l'on a condamnée à utiliser un dé à coudre pour boire à une borne fontaine ouverte à pleine pression1.les Archives proposent une autre méthode, à notre santé, à notre savoir! Dans une administration publique comme dans une entreprise privée, il faut constamment prendre des décisions, poser des gestes, revendiquer des droits ou en attester, développer les connaissances et les qualités qui servent à l'organisme.Il en va de même pour tous les citoyens.A ces fins, autant il est précieux d'avoir un accès rapide et sécuritaire à nos informations documentaires authentiques et pertinentes, autant il est frustrant et coûteux d'être encombrés par une trop grande quantité de documents où il est impossible de retrouver à temps ce qu'il nous faut.La gestion des archives, telle que préconisée par la Loi sur les archives du Québec, apporte une réponse pratique à la nécessité de conserver, de communiquer et de protéger l'information documentaire utile.Elle élimine en même temps le problème de l'accumulation de documents inutiles.Dans un message audiovisuel transmis par satellite sur l'écran géant du Palais des congrès de Paris le 26 août 1988, la ministre des Affaires culturelles, madame Lise Bacon, s'est adressée aux quelque 2 000 personnes provenant de 105 pays membres du Conseil international des Archives (CIA) et participant au XIe Congrès international des Archives.Ainsi, le lendemain de l'importante allocution du Président de la France sur les archives modernes, de concert avec la Ministre canadienne des Communications et le Maire de Montréal, madame Bacon a chaleureusement invité la communauté professionnelle archivistique internationale à se réunir à Montréal pour le XIIe Congrès quadriennal du CIA en septembre 1992.Pour sa part, madame Bacon a signalé fièrement que le Québec s'était donné \"une loi innovatrice s'appuyant sur une perception globale des archives et reconnaissant leur importance pour l'administration, pour les affaires et pour la culture\".\"D'ici 1992, a ajouté la Ministre, cette loi aura été mise en application et nous aurons pu mesurer ses effets.\" 1.WURMAN, Richard Saul.Information Anxiety, p.36. Pour la mise en application de la Loi sur les archives, les Archives nationales du Québec ont rigoureusement planifié tous leurs objectifs institutionnels et les ont fait connaître dans une brochure intitulée Vers 1992.brochure assortie d'un complément annuel précisant les objectifs fixés pour 1988-1989.Ces objectifs reflètent le souci non seulement de maintenir mais d'augmenter la qualité des services offerts par les Archives nationales du Québec dans les domaines d'activité familiers à l'Institution depuis de nombreuses années.Les objectifs confirment aussi la détermination des Archives nationales du Québec d'étendre à l'échelle du Québec les activités nouvelles engendrées par la Loi sur les archives.D'autre part, le déplacement définitif du Centre d'archives des Archives nationales du Québec à Montréal demeure un objectif majeur dont la réalisation à moyen terme est essentielle à la gestion efficace des archives dans cette vaste et populeuse région administrative.Bref, les Archives nationales du Québec ont établi et poursuivi en 1988-1989 un programme d'activités équilibré, conforme au mandat global que l'institution a la responsabilité de remplir.Tout au long de l'année, le personnel des Archives nationales du Québec a multiplié les efforts pour accroître son efficacité et pour développer la collaboration avec les clientèles.Voici le résultat de ces efforts, Vers 1992.Le conservateur, .\t, v ' Robert Garon PRETCÈKE PARITE Rôle et ressources des Archives nationales du Québec - 2 - 1.TTn mandat eclair- et bien attenté La Loi sur les archives, adoptée par le gouvernement du Québec à la fin de 1983, a pour objet d'assurer, d'une part, la conservation, la mise en valeur et la diffusion des archives publiques.D'autre part, la Loi veut aussi promouvoir la conservation et l'accessibilité des archives privées au moyen, notamment, d'une aide technique et financière aux services d'archives privées.Il y a plusieurs années déjà*, les Archives nationales du Québec ont mis sur pied un programme d'aide financière aux services d'archives québécois.L'adoption récente de la politique concernant les archives privées prévoit la création d'un nouveau programme d'aide visant spécifiquement les archives privées.Nous y reviendrons, dans la deuxième partie de ce rapport, en traitant de l'ensemble des politiques issues de la Loi sur les archives.En vertu de la Loi, plus de 3 800 organismes publics (les ministères, les sociétés d'État, les tribunaux judiciaires, les municipalités, les corporations municipales et intermunicipales de transport, les organismes scolaires, les établissements d'enseignement, de santé et de services sociaux) doivent, chacun, établir un calendrier de conservation de leurs documents et soumettre ce calendrier ainsi que ses modifications à l'approbation des Archives nationales du Québec.De leur côté, les Archives nationales du Québec doivent analyser et approuver calendriers et modifications.En outre, les Archives nationales du Québec doivent recevoir du gouvernement et des tribunaux les documents inactifs dont le calendrier prévoit la conservation permanente.Par ailleurs, les autres organismes publics doivent assurer la conservation de leurs propres documents inactifs d'intérêt permanent.Des politiques et règlements, tel que prévu et souhaité, ont déjà été adoptés afin de faciliter l'application de la Loi.D'autres textes sont en préparation; nous les aborderons dans la deuxième partie de ce rapport d'activités.Cependant, il est important de signaler que le mandat des Archives nationales du Québec, tel que redéfini dans la Loi de 1983, est demeuré inchangé depuis, car il s'appuie sur plus de 60 ans d'expérience des Archives et sur 10 années de réflexion intense et de consultation dans le milieu avant l'adoption de la Loi. - 3 - Le mandat des Archives nationales du Québec demeure donc intact, car il procède d'une conception claire et juste de l'importance des archives au Québec et du rôle que peuvent y jouer les Archives nationales.L'intérêt manifesté par les organismes publics à l'endroit des méthodes de travail et du type de collaboration préconisés par la Loi pour la gestion des archives, ainsi que l'attention des organismes à bien appliquer ces méthodes ont confirmé la validité du mandat des Archives nationales.Le degré de pénétration, d'expansion et de réussite de la gestion des archives dans les secteurs publics et privés fournit en effet un indice très sûr du succès pratique et pédagogique de la Loi.D'abord, les chiffres sont éloquents.Au 31 mars 1989, déjà 2 739 organismes publics, soit 72 % de l'ensemble, avaient élaboré un calendrier de conservation.Les programmes d'enseignement de l'archivis-tique s'améliorent seins cesse dans des universités québécoises, souvent avec le concours professionnel des Archives nationales du Québec.Un grand nombre d'organismes publics et privés accueillent des finissants dans le cadre de stages pratiques entraînant, dans plusieurs cas, l'ouverture de postes à contrat ou permanents.Parmi les organismes ayant ainsi favorisé, cette année, le développement de la gestion de leurs archives, mentionnons par exemple, dans le secteur municipal, la Ville d'Outremont, l'Office municipal d'habitation, le Service de police de la Communauté urbaine de Montréal.Dans le secteur de l'enseignement, l'Université Concordia et le Collège LaSalle (mode, design et techniques de bureau) ont recruté des archivistes, tandis que le Collège O'Sullivan (enseignement du secrétariat) offre un nouveau cours sur le traitement des archives.De plus en plus de jeunes contractuels pigistes sont recrutés par de nouvelles firmes de consultants pour la réalisation de travaux, notamment dans des CLSC (Centres locaux de services communautaires).Enfin, dans le secteur privé, plusieurs entreprises se sont prévalues des interventions et des services de finissants ou de jeunes diplômés en archivistique.Mentionnons, toujours à titre d'exemple, Robic et Robic (spécialisée en préparation de brevets), RCMP (Raymond, Chabot, Martin, Paré, comptables agréés), la Bourse de Montréal, Steinberg.Tous ont compris que les archives aussi sont de leur côté! - 4 - Dans l'introduction à ce rapport annuel, nous avons rappelé que les Archives nationales du Québec sont directement engagées dans l'organisation du XIIe Congrès international des Archives qui doit avoir lieu à Montréal en 1992.De concert avec leurs premiers partenaires dans cet important projet, les Archives nationales du Québec ont tenu à y associer quelques grandes entreprises dont les représentants de haut niveau siègent aujourd'hui à la Commission nationale du Congrès, aux côtés d'archivistes représentatifs, pour leur part, des services québécois et canadiens d'archives, ainsi que des associations professionnelles d ' archivistes.2.les ressources Pour remplir leur mandat en 1988-1989, les Archives nationales du Québec comptaient sur un personnel de 124 permanents appuyés par des effectifs temporaires dont la durée d'emploi totalisait 36 personnes/année.Quant au budget des Archives nationales du Québec, il s'établissait à 5 710 300 $.De ce montant, 4 246 000 $ étaient affectés à la rémunération du personnel, tandis que 1 464 300 $ ont servi aux activités.Le programme d'aide financière déjà existant a connu une légère augmentation par rapport à l'année dernière.Toutefois, l'ensemble de l'aide financière sera sensiblement accrue avec l'arrivée d'un autre programme issu de la nouvelle politique concernant les archives privées.Le tableau 1 indique la répartition du personnel permanent et des ressources financières autres que la rémunération à travers dans les neuf centres des Archives nationales du Québec, dont l'organigramme apparaît au tableau 2.Sur le plan des ressources et équipements requis pour remplir le mandat des Archives nationales du Québec, la préoccupation majeure demeure la relocalisation définitive du Centre d'archives de Montréal.Nous y revenons dans la deuxième partie de ce rapport consacrée aux dossiers majeurs des Archives nationales du Québec. DEUXIÈME PARITE Dossiers majeurs - 6 - 1.Les politiques Plusieurs observateurs, juristes, administrateurs eu archivistes considèrent la Loi sur les archives comme un texte législatif exceptionnellement clair et précis, même s'il traite d'un sujet relativement complexe dans son ensemble.Ces qualités, bien sûr, facilitant la compréhension ainsi que la mise en application de la Loi qui, a priori, promet des économies administratives et des bénéfices culturels.En consultation avec les milieux concernés, les Archives nationales du Québec ont en outre procédé à l'élaboration de politiques favorisant encore davantage l'efficacité dans différents champs d'application de la Loi.La politique de gestion des documents actifs du gouvernement fut approuvée dès 1985.Dans le cadre de cette politique, les Archives nationales du Québec continuent d'accorder la priorité à l'analyse et à l'approbation des calendriers de conservation établis par les organismes publics.Au préalable, aucun effort n'avait été ménagé pour réaliser, en collaboration avec les organismes publics, des recueils de délais de conservation des documents communs à différentes catégories d'organismes.A ce jour, d'ailleurs, les Archives nationales du Québec prêtent une grande attention à l'amélioration de ces recueils qui facilitent la tâche à des centaines d'organismes.1.1 La politique de gestion des documents semi-actifs du gouvernement du Québec Cette politique concerne en particulier les organismes publics visés au paragraphe 1 de l'annexe à la Loi sur les archives, soit le Conseil exécutif, le Conseil du trésor, les ministères et les organismes gouvernementaux.Avant d'être approuvée par le Conseil du trésor puis adoptée officiellement par la Ministre des Affaires culturelles en juillet 1988, la politique de gestion des documents semi-actifs avait fait l'objet d'une consultation auprès des organismes visés.Après son adoption, les Archives nationales du Québec en ont fait paraître le texte intégral dans le bulletin de liaison D'étape en étape.Les mesures préconisées par cette politique visent à réduire la facture gouvernementale annuelle en matière de garde des documents semi-actifs, tout en palliant l'absence de services de garde structurés - 7 - dans la zone métropolitaine de Montréal et dans les capitales régionales.Dans la zone métropolitaine de Québec, on poursuivra le développement du Centre de documents semi-actifs du gouvernement (CDSA), situé au 2750, rue Dalton à Sainte-Foy.D'après les études réalisées, la mesure ayant le plus d'impact sur la réduction des coûts consiste à transférer dans des entrepôts spécialisés les documents semi-actifs actuellement conservés en classeurs dans des espaces à bureaux.D'autre part, il semble possible de réaliser des économies substantielles d'effectifs affectés à la garde des documents en concentrant les masses de documents à entreposer par le regroupement des dépôts autonomes.On estime que l'effet conjugué de ces deux mesures permettrait de réduire de moitié la facture gouvernementale annuelle.Le recours aux services de garde offerts par l'entreprise privée dans la zone métropolitaine de Montréal figure parmi les solutions jugées valables.En région, l'organisation d'espace d'entreposage pourra s'effectuer par la mise en commun des ressources matérielles et humaines des organismes intéressés.La recherche de partenaires parmi les entreprises et les organismes présents permettra de rentabiliser au maximum les installations existantes et évitera de multiplier les investissements en infrastructures et en services à vocation limitée.Les Archives nationales du Québec ont la responsabilité de coordonner la mise en oeuvre de la politique de gestion et d'en surveiller l'application.Ainsi, les Archives nationales du Québec doivent notamment: faire connaître et faire respecter les normes relatives aux espaces d ' entreposage ; assurer la gérance de centres de documents semi-actifs (en régie ou par association avec des partenaires privés, suivant les besoins exprimés par les organismes publics) ; présider à la réalisation d'ententes-cadres entre organismes désireux d'adhérer à des services de garde regroupés; veiller à ce que les organismes publics transfèrent effectivement leurs documents semi-actifs dans des espaces d'entreposage, après l'approbation de leur calendrier de conservation; surveiller le respect des délais de conservation des documents. - 8 - Dans ce contexte, les organismes publics ont, de leur côté, la responsabilité d'opter pour les solutions les plus rentables parmi les formules de garde autorisées et suivant les procédures établies par la politique de gestion.Toute autre formule choisie par un organisme doit faire l'objet d'une évaluation par les Archives nationales du Québec.De plus, les organismes doivent faire parvenir aux Archives nationales toute entente conclue avec d'autres organismes, tout contrat accordé à des fournisseurs privés pour la garde de documents semi-actifs.Enfin, conformément à leur calendrier de conservation approuvé, les organismes doivent transférer dans des espaces d'entreposage leurs documents semi-actifs et disposer de leurs documents inactifs.Voilà les grandes lignes de la politique de gestion des documents semi-actifs, dont le texte intégral est disponible aux Archives nationales du Québec.1.2 Le projet de politique de gestion des documents inactifs des organismes publics Au raient de l'adoption de la loi sur les archives, les Archives nationales du Québec possédaient déjà plus de 60 ans d'expérience en gestion de documents inactifs.Dans les circonstances, la logique même de la loi quant au cheminement des documents ainsi que l'urgence d'orienter l'action dans les domaines d'intervention plus récents amenèrent les Archives nationales du Québec à élaborer d'abord les politiques de gestion des documents actifs et semi-actifs, les Archives nationales entreprirent ensuite l'élaboration de la politique des documents inactifs des organismes publics et sur la politique concernant les archives privées, dont il sera question plus loin.Vers la fin de l'année 1988-1989, un projet de politique de gestion des documents inactifs des organismes publics était rédigé et sur le point d'être soumis à une consultation élargie dans les milieux professionnels et institutionnels.L'importance de l'enjeu est clairement exprimée dans le préambule qui accompagne le projet de politique.Engagés dans toutes sortes d'activités, nous sommes à la fois intrigués par le passé, préoccupés par le - 9 - présent et désireux de préparer l'avenir.Ces archives qui nous révèlent de façon explicite le passé aussi bien que le présent (à travers les documents actifs) sont comme une machine à nous faire voyager dans le temps, capables, selon leur qualité, de nous aider à préparer l'avenir.Les archives de toute nature et de tout âge peuvent être utiles aux personnes de tous les milieux et aussi de tout âge, dans des activités à caractère administratif, économique, légal, technique, social, culturel ou autre.Nous nous retrouvons, selon le sociologue Edgar Morin, devant le problème de celui qui veut savoir ce qui s'est passé il y a un instant, ou il y a un siècle2, de celui qui veut aussi évaluer la qualité et la crédibilité de ses informations en fonction de leur source, de leur \"provenance\", premier principe archivistique.Les archives constituent un élément important de ce que Morin appelle \"la stratégie de connaissance\" dans notre société de l'information.Les documents produits ou reçus par les organismes publics, identifiés à ces organismes et sélectionnés pour conservation permanente deviennent la mémoire collective de la société.Le partage des responsabilités préconisé par le projet de politique de gestion des documents inactifs des organismes publics est clair.Les organismes publics du secteur décentralisé (organismes municipaux, établissements d'enseignement et de santé; tous ceux visés aux paragraphes 4 à 7 de l'annexe à la Loi sur les archives) doivent assurer la gestion de leurs propres documents inactifs.De leur côté, les Archives nationales du Québec doivent recevoir par versements et ensuite gérer les documents inactifs sélectionnés pour conservation permanente provenant des organismes publics du secteur centralisé, tels que les ministères et les organismes qui en dépendent, ainsi que des tribunaux judiciaires (organismes visés aux paragraphes 1 et 3 de l'annexe à la Loi sur les archives).2.MORIN, Edgar.Pour sortir du XXe siècle, p.24. - 10 - Dans le projet de politique, le terme \"gestion\" n'est pas abstrait; il est clairement défini.la gestion des documents inactifs est l'ensemble des méthodes, des techniques et des opérations relatives à la conception, au développement, à l'implantation et à l'évaluation des systèmes administratifs et des outils scientifiques requis pour assurer la conservation des documents inactifs de valeur permanente et en faciliter la consultation.Le lecteur trouvera explicitées dans le.texte du projet de politique les références au cadre juridique, administratif et scientifique de la gestion des documents inactifs.Le projet de politique précise les opérations reliées aux quatre grandes fonctions permettant de gérer efficacement les documents inactifs.Ces fonctions sont: l'acquisition des documents, soit la constitution du fonds d'archives historiques et son accroissement; le traitement, c'est-à-dire le classement et la description permettant le repérage des documents dans un délai raisonnable; la conservation, c'est-à-dire le rangement dans des conditions physiques satisfaisantes, la manipulation, la restauration; enfin, la diffusion de l'information dans le but de favoriser le développement des connaissances, sans préjudice à la confidentialité, telle que définie par la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels et, de façon complémentaire, par la Loi sur les archives.1.3 La politique concernant les archives privées Les archives privées, autant que les archives publiques, sont essentielles à la connaissance et à la compréhension de notre histoire.Depuis l'adoption de la Loi sur les archives, les efforts des Archives nationales du Québec ont porté principalement sur la mise en ordre des archives publiques.Maintenant que ces efforts commencent à porter fruit, le gouvernement du Québec désire rendre opérationnels les objectifs de la Loi à l'égard des archives privées.A la suite d'une consultation dans le milieu des archives au Québec, le projet de politique concernant les archives privées a été révisé pour tenir compte des commentaires reçus.Par cette politique, le gouvernement vise différents objectifs: - 11 - -\tfavoriser le développement d'une conscience collective accrue à l'égard du patrimoine archivis-tique privé; -\tassurer la conservation, au Québec et autant que possible dans leur région d'origine, des archives privées significatives pour notre histoire; -\tpromouvoir une plias grande utilisation de ces archives en les rendant plus accessibles; -\tassurer la stabilité et le développement harmonieux des services à la population dans ce secteur.Pour atteindre ces objectifs, le gouvernement compte sur la collaboration et la contribution des organismes publics et privés, partenaires dont le rôle est essentiel à la conservation et à la mise en valeur des archives privées.Le texte de la politique précise le rôle et les responsabilités des Archives nationales du Québec et des différents partenaires dont, en raison de leur importance, les gouvernements municipaux invités à appuyer concrètement le développement des archives privées.Bien sûr, les organismes privés sont fortement encouragés à conserver eux-mêmes leur patrimoine archivistique et à le rendre accessible au public.Des actions et des moyens précis sont également prévus dans la politique pour permettre aux Archives nationales du Québec et à tous leurs partenaires de bien jouer leur rôle.Parmi ces moyens, mentionnons d'abord la concertation régionale et nationale, notamment pour l'acquisition d'archives privées.A la suite des multiples interventions faites durant la tournée de consultation sur la politique, et conformément à leur approche traditionnelle, les Archives nationales du Québec partageront avec leurs partenaires la responsabilité d'acquérir, de traiter et de diffuser les archives privées, et pourront suppléer à ces derniers lorsqu'ils ne seront pas en mesure de satisfaire aux besoins.C'est par la politique concernant les archives privées que se matérialisera le programme d'agrément de services d'archives privées.la politique est assortie du projet de règlement permettant d'agréer - 12 - des services demandeurs, et ce règlement fixe les critères auxquels les services devront répondre.Ceux-ci devront posséder déjà des archives privées.Ils devront également démontrer qu'ils fonctionnent depuis au moins 12 mois et qu'ils présentent déjà les caractéristiques d'un service professionnel d'archives: aires de conservation et de consultation aménagées adéquatement; ouverture au public au moins 5 jours par semaine, 7 heures par jour, 48 semaines par année; services assurés par au moins une personne qualifiée et disponible en permanence durant les heures d'ouverture.Un programme d'aide financière aux services agréés sera créé.Ce programme d'aide financière destiné exclusivement aux services d'archives privées agréés s'ajoutera au programme plus général d'aide au traitement et à la diffusion d'archives qui s'adresse depuis plusieurs années à tous les organismes détenteurs d'archives au Québec.Au 31 mars 1989, la politique concernant les archives privées était en instance d'adoption officielle par la Ministre des Affaires culturelles.Comme pour les autres politiques découlant de la Loi sur les archives, le texte officiel de la politique concernant les archives privées est disponible aux Archives nationales du Québec.2.Tes nonnes et procédures archivistiaues Tel que prévu, une deuxième édition du recueil des normes a été imprimée et diffusée sous forme de cartable permettant l'ajout des autres normes à venir.La première édition contenait onze normes établies et adoptées par les Archives nationales du Québec pour les acquisitions, le tri et la sélection d'archives de différents types et supports.La deuxième édition comprend, en outre, les huit nouvelles normes suivantes: -\télaboration du plan spécifique de classification d'un fonds ou d'une collection; -\tcotation des articles; -\tconservation des documents sur papier; - 13 - -\tconservation des documents sur support magnétique; -\tconservation des documents sur film; -\tconservation des documents sur toile, verre, métal, en plastique et en cire; -\tpréparation de documents pour le microfilmage; -\tproduction de microfilms.Pour l'élaboration des normes relatives à la description des archives, les Archives nationales du Québec participent activement aux travaux intenses des comités mis sur pied par le Bureau canadien des archivistes en vue de l'établissement de normes nationales canadiennes.De plus, le Québec et le Canada tout entier ont proposé que le thème de la normalisation des pratiques archivistiques figure parmi les sujets à aborder en séance plénière lors du XIIe Congrès international des Archives, à Montréal, en 1992.Les Archives nationales du Québec partagent, avec d'importants services d'archives nationales à travers le monde, la conviction profonde qu'à l'ère de l'information les pratiques archivistiques doivent être normalisées à l'échelle internationale afin que les gouvernements et les sociétés puissent bénéficier des avantages offerts par les nouvelles technologies sur le plan de la communication de l'information documentaire.3.L'informatique et la bureautique 3.1 Le système de contrôle et d'exploitation des fonds d'archives: SAIHIR Les Archives nationales du Québec continuent d'assurer le maintien du système SAIHIR et poursuivent en même temps les études et les analyses requises pour la modernisation de ce système de contrôle et d'exploitation des fonds d'archives.Or, on a effectué successivement deux mises à jour de la banque de données SAEHIR, entraînant deux productions de microfiches OOM et d'index sur papier.Ces productions viennent enrichir l'ensemble des outils de recherche tirés jusqu'à maintenant du programme SAIHIR. - 14 - Parallèlement, une équipe interne du SCDS (Service central de développement des systèmes des Archives nationales du Québec) a travaillé avec la firme de consultants CEI pour réaliser une analyse préliminaire complète incluant l'étude sur l'orientation technologique et une évaluation précise des coûts bénéfices rattachés à la mise en place d'un nouveau système informatique.Cette analyse préliminaire fut transmise au Conseil du trésor et au ministère des Communications pour approbation en vue d'obtenir l'autorisation d'aborder les phases subséquentes du travail de modernisation du système SAIKER.3.2 Le développement de la bureautique Les Archives nationales du Québec ont procédé à l'installation de micro-ordinateurs et de logiciels dans les centres de Montréal, Québec et Rimouski.Parmi les besoins identifiés au cours de l'étude sur les outils de gestion, quatre projets jugés prioritaires furent mis en route.D'abord, un projet de gestion informatisée des demandes de reproduction de documents pour les chercheurs.Après la rédaction de l'architecture du système, la programmation, les tests, l'expérience pilote, la rédaction du guide d'exploitation et du manuel de l'usager, on a fait la démonstration de l'utilisation de cet outil pour les usagers de Québec, Chicoutimi et Montréal.Le logiciel est maintenant en place au Centre de Québec.On a terminé l'analyse fonctionnelle pour les deuxième et troisième projets, la gestion des suites à donner selon les comptes rendus de réunions et le contrôle de l'assiduité.Le quatrième projet réalisé cette année consiste en un système d'adressage dont le logiciel est maintenant en place au Centre de Montréal.Par ailleurs, le problème posé par la gestion des archives informatiques produites par les organismes publics ira en se compliquant.Contrairement aux documents sur papier, les documents ordinolingues se retrouvent sur une très grande variété de supports et de formats, nécessitant des appareils de lecture qui sont coûteux, complexes et souvent incompatibles les uns avec les autres.En outre, dans un contexte de vive concurrence industrielle, la - 15 - technologie dans ce domaine évolue rapidement, rendant désuets, au même rythme, des supports et des appareils utilisés intensivement pendant quelques années et ayant produit quantité d'archives.les services d'archives ne peuvent se transformer en vastes musées d'équipements informatiques pour assurer la gestion des documents ordinolingues.le problème n'est pas propre au Québec; il a occupé une grande place lors du XIe Congrès international des Archives, tenu à Paris en août 1988.Un grand nombre de questions y furent soulevées relativement à la conservation et à 1 'exploitation d'archives ordinolingues.Quelques intervenants, dont le Président Mitterrand lui-même dans son allocution, ont mentionné certaines opérations en cours dans le domaine des archives informatiques.Le défi est tel qu'il sera de nouveau abordé lors du prochain congrès quadriennal du Conseil international des Archives, à Montréal en 1992.Les Archives nationales du Québec, qui n'ont pas encore reçu d'archives ordinolingues en quantités importantes, comptent entreprendre dès l'année prochaine une étude sur la production documentaire informatique au gouvernement du Québec, afin de se préparer le mieux possible à gérer ce type de documents.4.Les archives judiciaires Le Comité interministériel sur les archives judiciaires a produit son rapport final adressé aux sous-ministres des Affaires culturelles et de la Justice.Il s'agit d'un document de 400 pages incluant deux annexes.La première annexe constitue un projet de calendrier de conservation des documents des tribunaux judiciaires que le Comité recommande de soumettre à l'approbation de la Ministre des Affaires culturelles, conformément à la Loi sur les archives.Au cours de ses deux années d'existence (de mai 1987 à mars 1989), le Comité aura tenu 14 séances de travail et visité certains lieux actuels de conservation et de traitement des archives judiciaires.Des sous-comités et groupes de travail furent mis sur pied avec la participation d'autres membres du personnel des Archives nationales, des Affaires - 16 - culturelles, de la Justice et d'universités québécoises.Ces équipes ont rempli leur mandat, fournissant des avis juridiques, produisant des études d'impact de scénarios d'application de la loi sur les archives, élaborant des listes de documents judiciaires inactifs, des règles de conservation, des critères d'élimination, des normes d'échantillonnage, des procédures d'épuration de dossiers.Les archives judiciaires du Québec sont le produit de plus de 300 ans d'activité judiciaire.Elles comprennent des documents dont la durée utile varie considérablement, tant pour l'exercice de la justice que pour l'histoire de la collectivité québécoise.L'ensemble des documents des tribunaux représente une énorme masse encore inégalée par quelqu'autre organisme administratif québécois.Quelques chiffres, tirés du rapport du Comité, donnent la mesure du problème posé par l'accumulation incontrôlée des archives judiciaires.le Comité évalue la masse totale actuelle de ces archives à environ 100 kilomètres linéaires dont la garde est assumée à 90 % par les services judiciaires du ministère de la Justice et à 10 % par les Archives nationales du Québec.Pour l'année 1986, on établissait le coût annuel des espaces occupés à 1,7 million de dollars.Le Comité a constaté qu'à quelques exceptions près les archives judiciaires, dans leur ensemble, sont à toutes fins utiles inaccessibles, sauf celles, très récentes, qui sont conservées à proximité des lieux d'exercice de l'appareil judiciaire ou celles qui ont été versées aux Archives nationales du Québec.Leur volume considérable, le désordre qui souvent y règne et leur dispersion dans plus de 70 édifices à travers la province constituent des obstacles parfois insurmontables au repérage des informations recherchées.Trop volumineuses puisque conservées intégralement, les archives encombrent les services judiciaires et leur coûtent cher.De plus, dans ces conditions, elles noient la précieuse documentation qui demeure essentielle au bon fonctionnement de la justice et à la recherche dans de nombreux domaines.Les membres du Comité interministériel représentaient les différents partenaires sociaux engagés dans la gestion ou 1'exploitation des archives judiciaires.Ils ont établi deux principes devant guider leurs travaux dès le départ: d'abord la nécessité de garantir le fonctionnement de l'appareil judiciaire et le respect des droits des justiciables; la nécessité également de constituer un patrimoine documentaire choisi, conservé, traité et rendu accessible de manière à en faire un agent actif d'éducation et de culture. - 17 - Tenant ccaipte de l'expérience d'autres provinces canadiennes et d'autres pays, le Comité s'est efforcé d'imaginer des solutions réalistes, efficaces et économiques.Le rapport du Comité propose des moyens concrets, propres à infléchir la progression des coûts de production, de conservation et d'accessibilité des archives judiciaires.Selon les analyses du Comité, l'application du calendrier de conservation recommandé ainsi que la méthode proposée pour la sélection des documents permettraient d'économiser plus de 20,5 millions de dollars durant la période 1992-2007, soit une économie annuelle moyenne de plus de 1,2 million $.Dans son rapport, le Comité a donc formulé un ensemble de recommandations précises dans le but de faciliter les suites à apporter.5.Le déplacement du Centre d'archives de Montréal Depuis son déménagement précipité en février 1987, le Centre des Archives nationales du Québec à Montréal (ANQM) est installé provisoirement au 1945, rue Mullins, dans un édifice dont les caractéristiques ne permettent pas à l'organisme de bien remplir son mandat.Le ministère des Affaires culturelles poursuit des démarches dans le but de reloger les ANQM au centre-ville de Montréal et de les doter d'installations adéquates.La solution proposée repose sur l'évaluation des besoins des 25 prochaines années.6.L'organisation du XIIe congrès international dps Archives.Montréal.1992 Avec la participation très active des Archives nationales du Québec, le COCIA (Comité organisateur du Congrès international des Archives, Montréal, 1992) poursuit son travail conformément à l'échéancier établi.Lors du XIe Congrès international qui s'est déroulé à Paris en août 1988 sur le thème des nouvelles archives, le COCTA, avec la collaboration de différents représentants de services d'archives canadiens et de l'Office des congrès de Montréal, a monté et animé un kiosque présentant les archives canadiennes et québécoises et diffusant - 18 - 1 ' information sur le prochain congrès quadriennal du Conseil international des Archives (CIA) qui aura lieu à Montréal en 1992.le Congrès de Paris a attiré environ 2 000 participants provenant de plus de 100 pays membres du CIA.Le Président Mitterrand y a prononcé une allocution très engagée sur le parti qu'une société peut tirer de ses archives.Le kiosque \"Montréal 1992\" au Congrès de Paris a eu beaucoup de succès, recevant vin flot ininterrompu de visiteurs de tous les pays représentés.L'invitation officielle au Congrès de 1992, par les autorités canadiennes, fut acheminée à Paris via satellite sur le grand écran du Palais des congrès, avec la participation de la ministre des Affaires culturelles, madame Lise Bacon, et du maire de Montréal, monsieur Jean Doré.Cette opération, réalisée avec la collaboration des organisateurs français, cadrait parfaitement avec le thème et la dynamique du Congrès et a marqué de façon spectaculaire les cérémonies de clôture.En cours d'année, le OOCIA a élaboré son projet de programme global d'activités pour le Congrès de 1992.Encore provisoire, ce programme prévoit certaines activités officielles à Québec et à Ottawa.Une proposition de thème pour le Congrès de 1992 ainsi que des sujets de conférences furent également préparés par le OOCIA et approuvés, dans les grandes lignes, par l'exécutif du Conseil international des Archives.Par la suite, le OOCIA a travaillé à développer et à détailler son projet de programme de conférences qui doit être présenté de nouveau à l'exécutif du CIA, pour approbation définitive, en septembre 1989.Le thème proposé est \"La profession d'archiviste à l'ère de l'information\".En effet, l'arrivée de \"l'ère de l'information\" entraîne de nombreux changements dans la société contemporaine.Aux archivistes, en tant que participants à la gestion de l'information, la \"société de l'information\" présente des défis importants.Les membres de la profession se trouvent dans l'obligation de déterminer quelle place ils occuperont à l'intérieur du \"système\" que la société élabore présentement pour gérer l'énorme quantité d'information qui est produite de nos jours et dont nos institutions et entreprises sont tributaires.Les archivistes doivent également continuer à moderniser les moyens qu'ils utilisent afin de les adapter aux besoins des organismes et de la société. - 19 - Le COCIA propose un programme de 20 communications pour traiter différents aspects de ce thème.Parallèlement, des saus-ccmités du COCIA se chargent d'organiser plusieurs autres activités importantes: par exemple, un séminaire pré-congrès de formation, qui aura lieu à l'Université de Montréal, portant sur 1 'archivistique intégrée et sur le calendrier de conservation; un Salon des réalisations et des expertises archivistiques canadiennes, sur les lieux du Congrès; un Salon commercial des équipements d'archives; un circuit de visites de services d'archives à Montréal, Québec et Ottawa.L'intérêt suscité par l'organisation du Congrès international de 1992 a attiré de nouveaux représentants des milieux d'affaires qui se sont joints aux membres de la Commission nationale canadienne du Congrès, un groupe qui apporte ses avis et son appui au COCIA.7.Le projet d'Association internationale des Archives fran- cophones Dans le cadre de l'organisation du Congrès international, les Archives nationales du Québec se sont jointes à une réunion des archivistes nationaux de pays francophones présents au Congrès de Paris en août 1988.Ensemble, les responsables des organismes concernés ont convenu de l'intérêt de créer une association internationale des Archives francophones dans le but de favoriser le développement des services d'archives à travers la francophonie et de contribuer à mettre en valeur les réalisations historiques des peuples francophones.Au cours de la réunion tenue à Paris, un groupe de réflexion composé de cinq membres a été mis sur pied et chargé de préparer des statuts et un programme d'action pour l'éventuelle association.Le groupe de réflexion comprend la responsable des relations internationales des Archives de France ainsi que les responsables des Archives nationales d'Haïti, du Québec, du Sénégal et de la Tunisie.La coordination des travaux du groupe a été confiée au conservateur des Archives nationales du Québec.le groupe a effectivement élaboré un projet de statuts et de programme d'action qui a été distribué aux archivistes nationaux francophones et qui fera l'objet de discussions à T'automne 1989.En même temps, les documents relatifs à ce projet d'association ont été acheminés à l'organisation des - 20 - Sommets de la francophonie où l'initiative fut accueillie favorablement. TROISIÈME PARUE Vue d/ensemble des activités courantes \u2014 ¦ ¦ .' ¦ - 22 - 1.Ta priorité: analyse et apprcbaticn des calendriers de conservation des documents des organismes publics Dans l'application des nouvelles dispositions de la Loi sur les archives, l'analyse et l'approbation des calendriers de conservation des documents des organismes publics continuent d'occuper la plus haute priorité.Le tableau 3 indique le nombre de calendriers de conservation prévus, reçus et approuvés par chaque centre des Archives nationales du Québec au 31 mars 1989.Aux lecteurs qui compareront ce tableau à celui présenté dans le rapport de l'année dernière, rappelons que le nombre total de calendriers prévus peut varier légèrement d'une année à l'autre suivant la suppression, la création ou la fusion d'organismes publics visés par la Loi sur les archives.L'expérience acquise et les ressources déployées ont permis d'accroître encore cette année le rythme d'analyse et d'approbation des calendriers.Eh 1988-1989, les Archives nationales du Québec ont en effet approuvé 1 189 calendriers, soit 44 % de plus qu'en 1987-1988 (826).Le nombre d'organismes dotés maintenant d'un calendrier de conservation approuvé a pratiquement doublé par rapport à l'année dernière.Ces 2 401 organismes représentent 63 % de l'ensemble des organismes (3 818).Au 31 mars 1989, encore 338 calendriers étaient en cours d'analyse aux Archives nationales du Québec, si bien qu'au grand total 72 % de l'ensemble des organismes ont élaboré un calendrier de conservation et l'ont soumis à l'approbation des Archives nationales.Les autres organismes, en grande majorité, ont déjà établi, avec l'accord des Archives nationales du Québec, un échéancier n'allant pas au-delà de 1990 pour l'élaboration de leur calendrier.Les opérations de relance poursuivies par les Archives nationales du Québec dans chaque région pourront se concentrer sur le pjetit nombre d'organismes retardataires.D'autre part, les Archives nationales du Québec ont procédé à l'amélioration des recueils de délais de conservation des documents communs à différentes catégories d'organismes publics, en collaboration avec ces organismes et en consultation avec la Commission des biens culturels.L'utilisation intensive des recueils par des milliers d'organismes rend en effet très avantageuse l'amélioration de ces recueils: introduction de délais mieux appropriés, précisions apportées à l'identification des documents communs, etc.Les recueils que l'on a bonifiés cette année s'adressent en particulier aux ministères et organismes - 23 - gouvernementaux ainsi qu'aux établissements de santé.Les recueils du secteur de l'enseignement sont présentement en voie de réalisation, après quoi seront abordés ceux du secteur municipal.Depuis cette année, tous les centres Archives nationales du Québec sont équipés d'un micro-ordinateur qui leur permet d'exploiter la banque de données sur les délais de conservation contenus dans les 15 recueils existants.Vu l'efficacité et le succès des recueils, les Archives nationales du Québec ont également entrepris l'élaboration de listes types de documents inactifs communs aux organismes publics.Les articles 51 et 52 de la Loi sur les archives prescrivent aux organismes publics de produire et de soumettre aux Archives nationales du Québec la liste de leurs documents déjà inactifs et faisant partie de séries désuètes qui n'apparaîtraient pas à leur calendrier.Une bonne partie de ces documents inactifs sont de nature commune pour les organismes d'une même catégorie ou d'un même secteur (municipal, enseignement, santé).Par conséquent, des listes types de documents inactifs communs, offertes comme instruments de référence, faciliteront et accéléreront grandement la tâche des organismes concernés.Cependant, certains groupes d'organismes étant relativement jeunes, oh y trouvera peu ou pas de documents inactifs appartenant à des séries désuètes.Le nombre de listes types à produire sera donc moins grand que le nombre de recueils déjà produits.On prévoit que huit listes types seront nécessaires pour répondre aux besoins de l'ensemble des organismes.2.Le Service central de développement des systèmes (SCDS) 2.1 L'informatisation des systèmes Différents projets menés par le SCDS dans le domaine de l'informatique et de la bureautique font partie des dossiers majeurs des Archives nationales du Québec.La deuxième partie du présent rapport en a fait état, mais il faut signaler que le SCDS a également poursuivi, à travers tout le réseau des Archives nationales du Québec, l'informatisation du système de gestion des documents actifs (GDA) à l'aide du logiciel Best-Seller/Corporatif. - 24 - 2.2 La recherche et 1 'information sur la loi et les archives Le SCDS obtient et transmet tous les avis juridiques demandés concernant les lois qui ont une incidence sur la gestion des archives.Bien sûr, le SCDS répond plus particulièrement aux demandes d'interprétation de la Loi sur les archives, mais il reçoit et traite régulièrement des demandes au sujet de deux autres lois très importantes pour les archives: la Loi sur la preuve photographique de documents et la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels.Les demandes d'information proviennent à la fois du personnel des Archives nationales du Québec et de leur clientèle.Certaines recherches préliminaires sont effectuées par le SCDS qui assure aussi le suivi des demandes de modifications législatives visant l'harmonisation de la Loi sur les archives avec d'autres lois applicables aux organismes publics.Une des questions encore les plus souvent adressées au SCDS consiste à déterminer si tel ou tel organisme public est assujetti à la Loi sur les archives selon la liste des sept catégories d'organismes publics annexée à la Loi.L'expérience et les connaissances ainsi accumulées par le SCDS en matière juridique ont permis à ce service de contribuer aux travaux du Comité interministériel sur les archives judiciaires.D'autre part, le SCDS a pris en charge le secrétariat de la Table de coordination des Archives nationales du Québec pour l'application de la Loi sur les archives.2.3 La micrographie la production de cette année a totalisé 433 microfilms et 1 420 microfiches, dont 340 instruments de recherche, tandis que la reproduction de documents microformes existants s'est élevée à 4 655 copies de microfilms et 13 464 copies de microfiches pour l'ensemble des centres des Archives nationales du Québec, le lecteur trouvera, dans la quatrième partie de ce rapport consacrée aux régions, des informations précises quant à certains fonds d'archives reproduits et maintenant disponibles en microformats. - 25 - Signalons également que le SCDS a produit, pour le cahier des normes des Archives nationales du Québec, une norme sur la production, le traitement, le contrôle de la qualité et la reproduction des microfilms en noir et blanc.2.4 La généalogie Le demier-né des services offerts par le SCDS est le conseil en généalogie qui comprend les activités suivantes: -\tcoordonner le développement de la généalogie aux Archives nationales du Québec; -\tconseiller le personnel des Archives nationales du Québec sur l'aide à apporter aux chercheurs en généalogie; -\tdévelopper les outils didactiques pour les chercheurs sous forme de publications écrites ou audiovisuelles; - représenter les Archives nationales du Québec auprès des organismes intéressés à la généalogie.Au cours de l'année, le responsable de ces nouvelles activités a produit un bilan complet sur la situation de la généalogie aux Archives nationales du Québec ainsi qu'un plan d'intervention qui fut approuvé par le Comité de direction des Archives nationales.En plus de sa participation aux rencontres annuelles de la Fédération des familles souches et de la Fédération des sociétés d'histoire, le généalogiste des ANQ a organisé, dans différentes régions, des ateliers en généalogie et en paléographie.Enfin, il a travaillé à la conception du scénario d'un document audiovisuel intitulé \"Comment faire sa généalogie\".3.La quantité d'archives acquises en 1988-1989 et le tntal conservé Les tableaux 4 et 5 indiquent, par centre d'archives et pour l'ensemble des Archives nationales du Québec, la - 26 - quantité d'archives acquises en 1988-1989 et le total conservé par l'institution.Rappelons que chaque centre d'archives des Archives nationales du Québec dispose également d'une bibliothèque de référence accessible aux chercheurs.Les bibliothèques des neuf centres comptent, au total, plus de 85 000 titres.Les effets de la Loi sur les archives commencent déjà à se faire sentir dans les acquisitions puisque les versements d'archives publiques aux Archives nationales du Québec ont plus que triplé (3217,77 m.l.) par rapport à l'année précédente (869,46 m.l.).4.la restauration de documents L'atelier de restauration est situé au Centre d'archives de Montréal (ANÇJ4), mais il effectue des travaux pour tous les centres des Archives nationales du Québec.las documents sont donc acheminés aux ANQM pour restauration puis, une fois les travaux complétés, retournés à leur centre de conservation par messagerie spéciale.Plus de 2 000 pages d'archives écrites ont été restaurées au cours de l'année.En outre, des travaux de restauration ont été effectués sur des registres d'état civil, des cartes géographiques, des documents photographiques, une oeuvre au fusain et une peinture.La restauration de documents historiques, outre qu'elle favorise leur conservation à long terme, permet d'en tirer de meilleures reproductions microfilmées ou autres et d'en faciliter la consultation et la diffusion.5.La communication et la diffusion des documents Le tableau 6 fournit des statistiques de communication et de diffusion de documents par les Archives nationales du Québec en 1988-1989.A ces chiffres s'ajoute la consultation des volumes, des microfilms et des microfiches en libre-service dans la plupart des centres du réseau des Archives nationales du Québec.La comparaison de ces données à celles de l'année précédente permet de constater que la fréquentation des centres d'archives par les chercheurs est en hausse de 17 %, tandis que les demandes de - 27 - consultation de documents ont augmenté de 55 %.Enfin le nombre de copies de documents produites à la demande des chercheurs s'est accru de 37 %.Dans l'ensemble, l'exploitation des archives se développe de plus en plus à chaque année.5.1 \"Vos papiers S.V.P.\" Pour souligner le rôle que chaque personne est appelée à jouer dans la conservation de documents d'archives de valeur, les Archives nationales du Québec et le Musée de la civilisation du Québec, avec la collaboration de la Fédération des sociétés d'histoire du Québec, ont organisé un concours populaire d'archives intitulé \"Vos papiers S.V.P.Tous les Québécois furent invités à chercher parmi leurs archives personnelles des documents originaux relatifs à 12 thèmes historiques diversifiés, dont l'écroulement du pont de Québec (1907 et 1916), le curé Labelle, Wilfrid Pelletier, le droit de vote des femmes (1940), l'invention de la motcneige par J.Armand Bombardier (1959), etc.Les participants ont soumis leurs documents à des jurys régionaux qui ont eu pour tâche de choisir un finaliste par région.Un jury national fut mis sur pied pour choisir le lauréat national parmi les neuf gagnants régionaux.Chaque finaliste a reçu un exehplaire de l'album photographique Québec de Eugen Kedl.Le titre de lauréat national a été remporté par monsieur Eugène Provost de Ville de Laval.C'est une lettre manuscrite de monseigneur Antoine Labelle adressée au grand-père de monsieur Jules Prévost qui lui a valu cet honneur.Le lauréat national a également reçu en prix une sculpture inuit.Une trentaine de documents provenant du concours \"Vos papiers S.V.P.\" furent exposés aux Archives nationales du Québec à Montréal, puis à Québec.Le concours a suscité l'intérêt populaire, faisant l'objet, par exemple, d'une émission radiophonique de \"ligne ouverte\" dans la région de Montréal.6.Le programme d'aide financière Les Archives nationales du Québec disposent annuellement d'un budget destiné à aider au traitement et à - 28 - l'exploitation des archives dans d'autres services d'archives à travers le Québec.En outre, ce budget permet aux Archives nationales du Québec d'accorder à l'Association des archivistes du Québec (AAQ) une subvention annuelle pour la publication de la revue Archives produite par l'Association.Cette année encore, le budget de l'aide financière a connu une légère augmentation, passant de 176 700 $ (1987-1988) à 180 600 $ (1988-1989).L'annexe I du présent rapport indique la répartition de l'aide financière par région et par projet à l'intérieur de chaque région.7.Le perfectionnement du personnel et la participation à des rencontres professionnelles Différentes activités programmées dans le PDRH (Plan de développement des ressources humaines) ont permis à plusieurs membres du personnel d'acquérir des connaissances nouvelles en vue de mieux répondre aux besoins des clientèles.Certaines de ces activités, telles que les congrès, fournissent en même temps l'occasion de faire connaître à différents groupes une partie de notre patrimoine archivi-stique et de le mettre en valeur.Enfin, d'autres activités permettent aux Archives nationales du Québec de partager leur expérience technique et professionnelle avec les représentants d'autres organismes, services ou institutions et de contribuer ainsi au développement de la gestion des archives.L'accent fut mis prioritairement sur l'acquisition des connaissances et la mise à jour des compétences du personnel.Des cours ont été offerts aux employés concernés et portaient sur l'accueil du public et le service des clients, la bureautique, la gestion de projets, la micro-informatique, l'analyse des problèmes et l'amélioration du rendement.D'autres cours ont porté sur la conservation des documents et la prévention, la restauration, la gestion et l'exploitation des archives cartographiques et architecturales et sur l'application des nouvelles normes adoptées par les Archives nationales du Québec.D'autre part, des employés des Archives ont participé à un séminaire de l'Ontario Genealogical Society ainsi qu'au - 29 - congrès annuel des organismes suivants, regroupant des usagers des archives: -\tl'Institut d'histoire de l'Amérique française; -\tla Fédération des sociétés d'histoire du Québec; -\tla Fédération des familles-souches du Québec; -\tla Société généalogique canadienne-française.Enfin, les Archives nationales du Québec ont aussi participé au congrès annuel d'organismes intéressés à la gestion des archives: -\tl'Association des archivistes du Québec; -\tl'Association of Canadian Archivists; -\tle Conseil fédéral, provincial et territorial de la gestion des documents; -\tl'Association of Canadian Map Librarians and Archivists; -\tle Comité des archives de l'Institut panaméricain de géographie et d'histoire; -\tla Society of American Archivists; -\tle Conseil international des archives.8.Les stages aux Archives nationales du nuétw Tous les centres des Archives nationales du Québec ont accueilli cette année des stagiaires venus de différents milieux chercher une formation pratique requise, soit pour compléter leur programme académique, soit pour favoriser leur entrée sur le marché du travail.Les tâches auxquelles les Archives nationales du Québec initient les stagiaires sent aussi diverses que les milieux ou les organismes d'où ils proviennent.Le tableau 7 indique, par centre d'archives, le nombre de stagiaires accueillis et la durée totale fies stages en mois/personne.Ainsi, près d'une centaine de personnes ont effectué des stages dont la durée moyenne fut d'environ - 30 - 1,5 mois par stagiaire.En outre, certains centres des Archives nationales du Québec ont également accueilli des enplcyés-étudiants du Québec ou d'autres provinces canadiennes (programme d'échanges interprovinciaux) et quelques bénévoles.Enfin, quatre archivistes algériens ont effectué un stage de deux semaines aux Archives nationales du Québec. .' OQAIKŒME PARITE Dans les régions \t i.' - I;- 1 *L; wmè Vjttf , TV V * .¦ K y-i/ .K r.^jjpsa HH rv'S?u ix;.¦H - 32 - REGION 01 TE CEtVTRE D'ARCHIVES DU EAS-SAINT-IAURENT\u2014GASPËSIE \u2014TT ES\u2014DE\u2014TA\u2014MADKTETNE (337, rue Moreault, RIMOUSKI (Québec), G5L 1P4) Tél.:\t(418) 722-3500 Calendriers de conservation Tout en préservant le niveau de qualité de l'ensemble de ses services, le Centre d'archives de Rimouski a encore fortement intensifié ses travaux d'analyse des calendriers de conservation.En effet, le nombre de calendriers approuvés cette année pour la région est cinq fois plus élevé que le total cumulatif de l'année dernière (voir tableau 3).Acquisitions Tel que prévu, le Centre a reçu du protonotaire de Rimouski les registres d'état civil de 1888.Dans les archives privées du Centre, des documents sont venus s'ajouter à quelques fonds déjà ouverts:\td'abord des documents de la Coopérative de consomma- tion de Rimouski (1939-1989) ; ensuite des documents concernant la Mission d