Le lingot : un journal du Saguenay, 1 juin 1978, mardi 13 juin 1978

TRENTE-CINQUIEME ANNEE NO 24 Affranchissement en numéraire au tarif de la troisième classe.Permis no 1 Arvida Que (Port de retour garanti) à C.P.370 Arvida, Que, G7S 4K9 Au Maître de poste: Si le destinaire est déménagé, ne pas faire suivre: retourner à I expéditeur avec la nouvelle adresse LE LINGOT MARDI LE 13 JUIN 1978 Société d’électrolyse et de chimie Alcan Ltée ALCAN ÉDITION SPÉCIALE Système Dans son numéro du 1er juin, Le Lingot faisait part à ses lecteurs qu’à SECAL, un nouveau système informatique de gestion d’achats et d’inventaire de stock de magasin était en opération depuis le 28 avril pour les installations de la division du Transport et que, le 26 mai, le même système avait débuté aux usines d’Isle-Maligne et aux magasins d’Exploitation, Energie électrique, Québec.Toutes les autres usines de SECAL de l’Est du Québec utiliseront ce système d’ici la fin de 1978.Ce système porte le nom de SAGI.Il a été conçu pour remplacer le système qui était en fonction depuis 1960 et qui ne rencontrait plus les exigences d’une gestion moderne et efficace d’inventaire.SAGI aura l’avantage de fournir des informations plus complètes et détaillées.Cela permettra une meilleure gestion des sommes d’argent investies en inventaire et améliorera le service des usagers du matériel des magasins des usines de SECAL.Présentation des trois nouveaux formulaires L’implantation de SAGI n’apporte que peu de changements pour les requérants de matériel.Pour obtenir du matériel des magasins des usines, il est encore nécessaire de remplir une carte d’émission code S80 ou formulaire SAGI-SC-01.La disposi- d’obtenir tout le matériel indiqué sur le formulaire d’émission, même si la livraison doit, à cause d’insuffisance de stock, être faite plus tard.Il est à noter cependant que cette innovation est facultative et ne sera utilisée que par les usines qui décideront de s’en prévaloir.Dans ce cas, il s’agit de compléter la section de la carte traitant de ce sujet.Des changements ont aussi été apportés au formulaire requis pour une DEMANDE D’ENTREE DE MATERIEL EN MAGASIN.(Un nouvel item qu’on voudra trouver en magasin en cas de besoin).Quelques changements quant aux informations requises et aux dispositions des cases d’information ont aussi été apportés aux cartes de “RETOUR DE MATERIEL AU MAGASIN ”, aux cartes “VENTE AUX EMPLOYES” et aux formulaires •TRANSFERT INTER-MAGASINS ”.d’achat tion de l’information requise sur celle-ci est un peu différente de l’ancienne.On trouvera dans cette édition spéciale que le Lingot a préparée en collaboration avec le personnel du groupe SAGI, du Service de l’approvisionnement, une présentation du formulaire “EMISSION” (S80) et quelques informations s’adressant surtout aux personnes autorisées à signer le dit formulaire.De même, la carte SAGI-SC-02 servant à accompagner un RETOUR DE MATERIEL EN MAGASIN est expliquée.Enfin d’autres explications sont données au sujet du formulaire SS13, “DEMANDE D’ENTREE DE MATERIEL en magasin”, il est aussi Information question de la formule SS13 A quand la demande d’entrée de matériel concerne plus de quatre articles.Lescartes “VENTEAUX EMPLOYES” et le formulaire “TRANSFERT INTERMAGASIN” ne sont pas expliquées dans cette édition spéciale.A la demande des dirigeants de SAGI, seuls ont été retenus les trois formulaires principaux que près de 1,500 personnes devront utiliser pour commander les inatériaux et les pièces de machinerie qu’ils pourront se procurer aux magasins des usines de Secal de l'Est du Québec.Un guide Dans les pages qui suivent, ceux qui recevront cette édition spéciale retrouveront des informations utiles pour l’interprétation des formulaires du système d'achat et de gestion d’inventaire (SAGI) et, à l’occasion, des références et des moyens de familiarisation au cours des mois qui viennent.Certaines usines ont signalé qu elles devront tenir compte de particularités qui leur sont propres quant à la façon de remplir les différents formulaires.Si chacun épaule de son mieux le système, la en route se fera harmonieusement et ficacité ne saurait tarder à se et de gestion la plus complète possible.Un peu de nouveau La carte “EMISSION” (S80) permet aussi à un requérant de signaler son désir Un système cataloguant tous les item en magasin a été mis en place.A l’avenir, l’information requise sur les formulaires déjà mentionnés devra être la plus complète possible.d’inventaire Un système informatique destiné à remplacer le système mécamsé lÊSÈâ LE LINGOT MAFni LE 13 JUIN 1978 A-000044 Pi les pour /ànpes 4* poche.oooo/a UNIlt twist dans ie cas dune Emission oil 3 Remarque: l-a formule S8U «*st une carte à laquelle est attachée une copie en papier.Au talon de la dite formule deux indications s’adressent aux usagers du formulaire.La première “NE PAS SEPARER CE EOR-MCLAIRE” veut dire qu’il ne faut pas séparer la copie de la partie principale avant que l’émetteur de matériel du magasin n’ait fait les inscriptions necessaires dans les cases ombragées de la carte.L’autre exigence “REMPLIR A L’AIDE D’UNE PLUME A BILLE" est aussi très importante.Les inscriptions seront plus-permanentes.plus claires et l’impression sur la copie sera meilleure.IHmr expliquer ce formulaire, il a été décomposé en cinq blocs ci-dessous et les informations correspondent aux cases de chacun de ceux-ci en partant de la gauche.lies autres formulaires présentés dans ce numéro spécial ont aussi été découpés pour aider le lecteur à suivre les explications qui s'y rapportent.En suivant les inscriptions de cette partie de la carte et des autres blocs qui suivent dans cette page, les codes en usage sont plus longuement décrits afin de vulgariser auprès des personnes concernées les exigences de SAGI concernant cette formule SAGI-SC 01 ou carte S80.Cette indication S80 identifie le type de formulaire.DATE - (010678) : L’informatique exige des requérants que l’on écrive ainsi la date du 1er juin, 1978.USINE EM - Usine émettrice (013): Ce numéro correspond à celui de l’usine à laquelle appartient le magasin dont on désire obtenir le matériel.Celui-là (013) c’est le code de l’Usine Vaudreuil.NO.D’ARTICLE - Numéro d’article: ( 1940089) L’article commandé d’un magasin est désigné au catalogue d’inventaire et porte un numéro et un code de vérification, ce dernier étant représenté par le dernier chiffre.B 50 5|7|o|4!alol6 58 60 65 66 NO AUTOBISATION NO DE COMPTE T A kXE 1 COMMANDE O > ç/> Z A LE MATÉRIEL RETOURS PROVENAIT U D UN MAGASIN DE l'USINE7 OUI ]/S82 NON 12] S88 ° 7 Z oïl 13 ____J L USINf 11 9 W 0 08 ARIK I 9 0|O MAC.mJ UNIIf OfMISSlON ] Avant de commencer à remplir le reste de la formule (SAGI-SC 02) ci-dessus, la personne qui veut retourner du matériel à un magasin doit d’abord répondre correctement à la question qui surmonte la carte: "Le matériel retourné provenait-il d’un magasin de l’usine”?Cette question est posée parce que le matériel qu’on veut retourner peut avoir été commandé directement par un département, pour un projet ou pour une machine quelconque, et n’avoir jamais été porté à l’inventaire d’un magasin des usines SECAL.Après avoir répondu à la dite-question, celui qui retourne le matériel peut procéder à l’inscription des informations requises.On aura compris qu’en répondant OUI, la formule sera traitée selon le code (S82) et si c’est NON, elle sera traitée selon le code (S88).DATE - La date (010678): pour le 1er juin, 1978.USINE RECEPTRICE - (013) est le code de l’usine à laquelle est rattaché le magasin auquel est retourné le matériel.NO D’ARTICLE - Le numéro (1940089): i^a case soulignée d’un crochet est réservée au code numérique de vérification du numéro de l’article.MAC - Magasin: Dans ces cases, inscrire le code du magasin auquel est retourné le matériel.UNITE D’EMISSION - Dans ces trois cases, on doit indiquer l’unité selon laquelle le matériel (les piles) est dispensé par le magasin “CH” utilisé ici veut dire "Chaque” Le code anglais est “EA” pour “each".Il est à noter ici, et cela s’appliq- e à toutes les formules SAGI, que les codes numériques sont inscrits à partir de la droite et que les codes alphabétiques le sont en partant de la gauche.REMARQUE IMPORTANTE: Tous ces formulaires peuvent indifféremment être écrits en l’une ou l’autre des deux langues, soit le français ou l’anglais.B c!«jo:oo'lj4 01513, __QUANUTE l E ]'j\ j VNt • _I I USINE DE t USAGf » 36137 38 \S l*?|o L DIPT________ o| I Z-001153 Z 5- Cette zone de la carte s’applique à la quantité retournée, l’usine de l’usager ainsi que le département et la section de celui-ci.QUANTITE RETOURNEE D faut indi quer ici la quantité retournée.USINE DE L’USAGER - Le code à inscrire doit être celui de l’usine qui avait eu le matériel pour son usage avant ce retour de matériel.Le code d’usine inscrit dans l’exemple est celui de l’Usine Arvida.DEPT.- SECT.- Département-Section -Les cinq cases correspondant à “Départe- ment et section” permettent d’inscrire les codes du département et de la section qui avaient voulu faire usage des “piles”, articles choisis ici comme exemple de matériel.C 39 42 43 49 5[7!0|i*ja|o|fe SO SI 56 57 64 \AGASI NO AUTO» (PROJET) NO D! COMPTE TAX! COMMANDf ,WO TOUIMMINT Sur cette ligne, l’usager peut indiquer à quel poste avait été chargé le coût du matériel qu’il retourne: soit le numéro de l’autorisation d’un projet, le numéro de compte du département, le numéro de commande ( Work Order) et il peut inscri- re le numéro de l’équipement pour lequel le matériel devait servir.1-6-78 fATuRE DE TUSAC SIGNATURE DU MAGASIN)!» SIGNATURE DE L USAGER Sur cette ligne, l’usager qui retourne le matériel doit signer le formulaire.DATE - La date du retour du matériel doit aussi être indiquée.SIGNATURE DU MAGASINIER - Un espace est enfin réservé pour la signature du magasinier.CO LE LINGOT MARDI LE 13 JUIN 1978 4 le Lingot mardi le 13 juin 1978 DEMANDE D’ENTREE DE MATERIEL EN MAGASIN 04019 N B SI PLUS D£ 4 ARTlCiES UTILISEZ CE FORMULAIRE POU» LES 4 PREMIERS.POUR LES AUTRES UTILISEZ LE FORMULAIRE SS »î NOM DU DEMANDEUR MACHINI OU ÉQUIPiMiNT "N -: ' i -r_______ SI L UNITÉ D EMISSION EST DIFFÉRENTE DE L UNITE DU FOURNISSEUR DES INSTRUCTIONS SPECIALES POUR L ACHETEUR ET LE GROUPE DE GESTION SONT INSCRITES AU VERSO DU PRESENT FORMULAIRE NUMERO D ARTICLE I PRINCIPAL FACTEUR DE CONVERSION PRIX UNI AIRE DANS L UNITE D EMISSION (VOIR DÉTAILS AU VERSO) CCON A COMM ri D’ÉMISSION REAPPROVISIONNEMENT NUMÉRO D ARTICLE FACTEUR DE CONVERSION UNITÉ D ACHAT SUBSTITUTION! PRIX UNITAIRE DANS L'UNITE D EMISSION CAITICALITÉ ACCEPTABLE» (VOIR DÉTAILS AU VERSO) UNITÉ D EMISSION IEAPRNOVISIONNCMCNT NUMERO O ARTICLE SOULIGNEZ FACTEUR DE CONVERSION (MISSION (VOIR DÉTAILS AU VERSO) orè é< RAPPROVISIONNE ME NT 40 DE PIÈCE OU DE CATALOGUE NUMERO O ARTICLE UNITÉ D ACHAT FACTEUR DE CONVERSION (VOIR DÉTAILS AU VERSO) PRIX UNITAIRE DANS L'UNITE D EMISSION RÉAPPROVISIONNEMENT INSTRUCTIONS PARTICULIERES La “DEMANDE D’ENTREE DE MATERIEL EN MAGASIN - formulaire SS13, comporte des précisions nécessaires auto risant le magasinier à ajouter à son inventaire du matériel répondant à un besoin quelconque des usines.A noter Il est à noter que si plus de quatre (4, articles font l’objet de la demande, on doit utiliser ce formulaire pour les quatre premiers et, pour les articles additionnels, utiliser le formulaire SS 13 A qui compte six descriptions et qui peut être utilisé en autant de copies que l’exige la demande.B Signification des couleurs Les cases blanches des formulaires SS13 et SS 13A sont à l’usage du requérant Et ce sont elles qui font l’objet de nos explications.L