Argus, 1 janvier 1984, Décembre

[" Y7olume 13, numéro 4/décembre 1984 /ISSN 0315-9930 LA BIBLIOTIQUE UTOPIE D'HIER, REALITE D\u2019AUJOURD\u2019HUI 15e congrès annuel (2° partie) Corporation des bibliothécaires professionnels du Québec Corporation of Professional Librarians of Québec ARGUS Comité de rédaction/Éditorial Committee Claudine Lussier, présidente Diane BaHiargeon Paulette Bernhard Louise Carpentier Denise Diamond Suzanne Ledoux Sylvie Painchaud Suzanne Robitaille Correc teurs /Correc tors Suzanne Robitaille Michel Thériault Impression / Prm tmg Atelier des Sourds Montréal (1978) inc Traductrices/Translators Helen Anderson Carole Mehu Nadia Palkiewicz Nota Bruneile-Leclair Sylvia McVicar Publicité/Advertising Agence Marsy 440, boulevard Dorchester ouest Suite 1101 Montréal.Oué H2Z 1V7 (514) 871-1757 Dépôt légal/Legal deposit Bibliothèque nationale du Québec Bibliothèque nationale du Canada Argus est une revue trimestrielle publiée par la Corporation des bibliothécaires professionnels du Québec Elle vise à l\u2019information et à l'éducation de la profession La rédaction laisse aux auteurs l\u2019entiere responsabilité de leurs textes L\u2019abonnement annuel est de 25$ (6.50$ le numéro) au Québec 30$ (7,50$ le numéro) au Canada et 30$ U S (7.50$ U S le numéro) pour l\u2019extérieur du Canada Les étudiants bénéficient d\u2019un prix spécial de 15$ pour l\u2019abonnement annuel.Toute demande concernant les numéros manquants doit être envoyée, au plus tard un mois suivant la date de parution, à l'adresse suivante Argus Secrétariat de la CBPQ 360 rue Le Moyne Montréal.Quebec H2Y 1Y3 Toute reproduction des articles en totalité ou en partie doit être faite avec la mention de la source Les articles de la revue sont indexés dans le Bulletin signalétique, section 101 ; Sciences de l'information - documentation, Information Science Abstracts.Library Information Science Abstracts (LISA), Library Literature et dans Points de repères Argus ta a quarterly magazine sponsored by the Corporation of Professional Librarians of Québec Its aim is to publish original papers for the information and education of the profession Articles are the entire responsibility of the authors The yearly subscription is 25$ (6 50$ an issue) in Québec 30$ (7,50$ an issue) in Canada and 30$ U S (7.50S U S an issue) outside Canada Students' special rate is 15$ for the yearly subscription Any request concerning missing issues should be sent, no later than a month after date of publication, to the following address Argus Secretariat of the CPLQ 360 Le Moyne Street Montréal Québec.H2Y 1Y3 Articles may be reproduced in whole or in part with proper credit to their source Articles are indexed in Bulletin Signalétique section 101; Sciences de I information - documentation.Information Science Abstracts.Library Information Science Abstracts (LISA).Library Literature and in Points de reperes VOLUME 13, NUMÉRO 4 / DÉCEMBRE 1984 / ISSN 0315-9930 /4RGUS Corporation des bibliothécaires professionnels du Québec Corporation of Professional Librarians of Québec LA BIBLIOTIQUE : UTOPIE D'HIER, REALITE D\u2019AUJOURD\u2019HUI (2e Partie) 15e congrès annuel : 3 au 5 mai 1984, Hull Comment établir un dossier d'automatisation Par Margarel L Morton et Jane \\Vu page 111 Témoignage d'un utilisateur des services d\u2019UTLAS Par Marc Joan is page 115 Intégration, utopie ou réalité ou Comment choisir un système automatisé selon vos besoins?Par Gilles Chaput page 119 La formation successive à l'utilisation du DOBIS Par Diane Ouellet page 125 Expérience de traitement de la bibliothèque de Saint-Léonard par les services de la Centrale des bibliothèques Par Gisèle Laurendeau page 130 Traitement et analyse documentaire en archivistique Par Jacques Chénier page 133 Library Students on the Move \u2014 But Where Are They Going?By Shirley Bray page 136 Les répertoires catalographiques disponibles sur le marché Par Pierre Daoust page 140 ARGUS DECEMBRE 1984/VOLUME 13/NUMER0 4 109 Ioilr par Raymond Durochcr.printrr d'Oka 4\t.-w ¦ «'4/ I* 5 Z* -vtÆkàâ* '¦ jjgPr DONNE ET HEUQEUôE ANNÉE bibliofiches 110 ARGUS/DECEMBRE 1984.V ME 13/NUMERO 4 Comment établir un dossier d\u2019automatisation Par Margaret L.Morton et Jane Wu* The authors describe the five year library automation process at Agriculture Canada which led to the installation of a GEAC turnkey system in 1983 Theory is revised to new automation as a continuous process of evolution and refinement Les auteurs font état des 5 années gui ont précédé l'automatisation de la bibliothèque d Agriculture Canada conduisant à l \u2019installation en 1983 du système intégré GEAC On décrit l \u2019approche théorique à / \u2019automatisation comme un processus évolutif.Nous traitons de l\u2019utopie d\u2019hier et des réalités d'aujourd'hui.Ce thème est d\u2019un intérêt particulier pour chaque personne ayant survécu aux étapes de l\u2019automatisation.Nous avons toujours tendance à embellir un peu le passé, à taire abstraction de certains problèmes et à oublier les heures interminables de planification, de discussion ainsi que les contretemps difficiles qui survinrent.Fin un mot, lorsque nous sommes confrontés aux nouveaux problèmes qui nous assaillent chaque jour, nous oublions souvent tous les obstacles que nous avons dû surmonter pour en arriver là où nous sommes.Autant que faire se peut, nous allons néanmoins essayer de recréer pour vous les réalités d'hier Nous pouvons dire, de façon générale, que nous avons eu beaucoup cJe difficultés à justifier et à obtenir notre système.Autant est-il rare que le gouvernement fédéral manque d\u2019argent, autant l'est -il aussi que des crédits soient accordés aux bibliothèques.Et cet obstacle ne fut que le premier.Les premières étapes, pour nous, * Margaret I.Morton est directrice.Division des bibliothèques.Agriculture (Canada et Jane Wu est directrice adjointe des systèmes et réseaux.Division des bibliothèques.Agriculture Canada.Ottawa étaient de déterminer les problèmes et de les présenter aux autorités dont relevait notre bibliothèque.Nous avons commencé nos études internes vers la fin de 1977 en préparant pour le directeur de la Division des bibliothèques un document traitant en termes généraux des fichiers automatisés ainsi que des fie hiers manuels et des procédures de notre division : le document ne faisait que décrire les principaux problèmes que nous rencontrions à ce moment-là et considérait, de façon générale toujours, les mécanismes pour les étudier et les résoudre.Nous demandions au directeur d'approuver un projet et la formation d'une équipe devant définir les problèmes plus en détail, de nous donner l\u2019autorité d'examiner les opérations et de négocier avec la Direction des systèmes et des services consultatifs du-ministère en v ue d\u2019obtenir un analyste comme membre de notre équipe.Après quelques réunions ayant pour objet de discuter nos documents préliminaires, nous avons obtenu l'approbation de notre directeur et la coopération de la Direction ci-haut mentionnée.\\Oici brièvement les problèmes que nous av ions : \u2014 De nombreux fichiers pour les publications en série et, par conséquent, beaucoup de dédoublement dans le travail; \u2014\tDeux grands fichiers manuels pour noter la réception des publications ; ils étaient si grands et si vieux que ceux qui n\u2019y travaillaient pas tous les jours éprouvaient beaucoup de difficulté à trouver des titres spécifiques (les règles de classement et celles relatives au choix des v edettes avaient tellement changé au cours des années; de plus, il y avait beaucoup d\u2019exceptions et de fichiers auxiliaires); \u2014\tLes fichiers étaient manuels ; les bibliothécaires des régions et les préposés de la section du prêt devaient téléphoner aux responsables des grands fichiers pour déterminer si et quand les titres ou les volumes étaient entrés ou non; \u2014\tNous produisions au moyen d\u2019Al-phatexte un catalogue collectif pour l'ensemble des bibliothèques relevant de notre division; \u2014\tNous utilisions Datacrown pour l'élaboration de fichiers automatisés pour l'enregistrement des abonnements, non seulement de la bibliothèque centrale et des bibliothèques régionales, mais aussi de 450 autres récipiendaires; \u2014\tNous utilisions aussi Datacrown pour les fichiers contrôlant la circulât ion des périodiques à travers le pays; ARGUS/DECEMBRE 1984 VOLUME 13/NUMER0 4 111 \u2014\tLe catalogage effectué par la Division des bibliothèques était manuel (nous venions de perdre des années-personnes, tout en devant continuer à cataloguer pour la bibliothèque centrale et les bibliothèques régionales); \u2014\tNous avions plusieurs problèmes avec les programmes traités par Datacrown ; \u2014\tNous avions aussi à dactylographier, à corriger et à recopier tant de listes, lettres, formules, réclamations, bons de commande, etc.Malheureusement, nous avions des problèmes encore plus importants que ces problèmes de fonctionnement.En effet, \u2014\tLes informaticiens ne croyaient pas les bibliothécaires assez compétents pour faire l'analyse de leurs systèmes et, ainsi, ne donnaient pas de poids à nos recommandations : pour ne donner qu\u2019un exemple, la première de nos demandes de crédits a mystérieusement disparu sans explication et sans avertissement; \u2014\tLes informaticiens croyaient de plus que les bibliothécaires compliquaient trop les choses et, pour cette raison, ne prenaient pas au sérieux nos recommandations ; \u2014\tEt, comme si cela n'était pas suffisant, notre analyste en informatique est soudainement parti en Arabie Saoudite (pourquoi lui?).D'autres facteurs faisaient aussi partie de nos préoccupations : \u2014\tAfin d\u2019obtenir des crédits pour des systèmes informatisés, les divisions doivent obtenir au préalable l'approbation des responsables de l'informatique de leur ministère, suivant en cela les règles établies par le Conseil du trésor; \u2014\tEn réalité, aucun système en 1978 ne pouvait répondre à nos besoins.Nous voulions en fait un système intégré, à un prix raisonnable, pouvant nous aider à contrôler les abonnements, nous donner un accès immédiat aux détails concernant les publications en série et les collections de monographies, nous aider à automatiser le catalogage, donner à nos bibliothèques régionales accès en direct à ces renseignements et nous aider dans d'autres opérations, par exemple le contrôle des prêts L\u2019objectif était très raisonnable pour nous, mais nous pouvons maintenant comprendre pourquoi nos informaticiens étaient sceptiques.Nous avions alors plusieurs problèmes à résoudre : \u2014\tNous devions vraiment passer à travers toutes et chacune des étapes afin de convaincre, premièrement, les responsables de l'informatique de notre ministère, deuxièmement, le sous-ministre adjoint (Affaires financières et administratives) Alan Ross, dont la Division de la bibliothèque dépendait et dont la formation première était celle d\u2019un comptable, et troisièmement, le Conseil du trésor, afin d'obtenir l'essentiel : les crédits.Nous devions nous armer de patience, chacune de ces étapes étant longue et difficile; \u2014\tEn premier lieu, pour apporter des solutions à nos problèmes les plus pressants, nous avons obtenu l\u2019approbation de notre directeur, après un projet pilote de six mois, d'adopter le système UTLAS afin de nous aider à créer une base de données dont les notices seraient dans le format MARC.Après de longues négociations, nous avons obtenu la coopération des responsables de l'informatique du ministère pour acheter un système de traitement de texte Wang et aussi pour réviser les programmes de Datacrown qui nous donnaient beaucoup de maux de tête; \u2014\tAprès avoir trouvé ces solutions à court terme, nous sommes retournés à notre analyse générale des problèmes afin de refaire les dernières étapes de l'étude d'une façon convaincante pour les instances décisionnelles; \u2014\tLes premiers à convaincre étaient les responsables de l\u2019informatique de notre ministère.Après plusieurs réunions frustrantes pour tous les participants, nous avons conclu que le seul moyen de les convaincre était de dépenser environ 10 000 S en ayant recours à un ingénieur-conseil en informatique, puisque les conclusions d'un tel spécialiste seraient prises sérieusement en considération à tous les niveaux décisionnels importants.Même si cela nous paraissait un peu extravagant comme investissement, nous avons décidé que nous n\u2019avions vraiment pas le choix.En réalité, l\u2019étude de cet expert-conseil serait très utile pour nous car nous avions déjà documenté nos problèmes et déterminé le déroulement des opérations (Vous savez sans doute que c\u2019est là où beaucoup d\u2019études perdent du temps ) Comme nous avions déjà effectué ce travail, nous pouvions ainsi nous concentrer sur les solutions Nous voulions exploiter les connaissances techniques de notre ingénieur-conseil et sa capacité d'analyser les structures des bases de données des systèmes en développement afin de vérifier si c es systèmes pourraient effectuer ce que nous voulions qu\u2019ils effectuent, surtout avec les périodiques.C 'était son champ de compétence et non pas le nôtre.Il y a des avantages lorsque nous ne faisons que payer la facture à la suite de la rédaction d'un rapport sans avoir eu à le rédiger : nous avons pu très facilement corriger sans trop de problème les nombreuses fautes relatives à la bibliothéconomie truffant le rapport final, surtout dans les passages dans lesquels l'auteur cherc hait à simplifier et à expliquer nos demandes.Nous étions d'autre part contents de ne pas trouver d\u2019erreurs dans les parties du rapport traitant des coûts, des bénéfices et des aspects techniques.Plus important encore, nos informaticiens n'ont pas trouvé d'erreurs Nous en étions très heureux, car, en acceptant les conclusions du rapport de l'ingénieur-conseil, les informaticiens acceptaient aussi les arguments sur lesquels ces conclusions se fondaient.L'étude de l'ingénieur-conseil ne dura que six semaines et nous permit d'obtenir par la suite l\u2019approbation de notre sous-ministre adjoint.Heureusement, notre nouvelle directrice l\u2019avait déjà entre-temps informé que nos problèmes ne pouvaient avoir comme solution que l\u2019informatisation intégrée Heureusement aussi que pendant cette même année, les autorités de notre ministère avaient concentré leurs efforts sur l\u2019amélioration des techniques de gestion.Une des méthodes utilisées pour atteindre cet objectif fut d\u2019enseigner à chaque niveau de gestion la méthode Kepner-Tregoe qui est essentiellement une technique pour identifier, définir et résoudre les problèmes de gestion Nous avions alors une méthodologie commune qui nous permettait ainsi de dialoguer avec des spécialistes d\u2019autres disciplines : nous pouvions parler le même langage Nous avons immédiatement saisi l'occasion pour mettre à 112 ARGUS DÉCEMBRE 1984'VOLUME 13 NUMERO 4 profit (ette méthode, afin de communiquer à notre sous-ministre adjoint Alan Ross nos problèmes et nos solutions envisagées Cet exercice lut de plus très utile à nous-mêmes, car il nous permit de vérifier, encore une fois, nos raisonnements et nos solutions.Succev Après avoir persuadé notre sous-ministre adjoint Alan Ross tie nous appuyer, nous avons préparé les documents destinés au Conseil du trésor Ces documents sont essentiellement des plans à court et à long terme que nous appelons plans opérationnels.(Nous les préparons chaque année avec des demandes pour la répartition des crédits; les coûts et les bénéfices v sont clairement décrits.) Après que nos plans eurent été approuvés au niveau du ministère, ils furent joints aux plans soumis par le ministère au Conseil du trésor Nous avons par la suite tenu une réunion avec des membres du personnel du Conseil du trésor et les avons persuadés oralement que nous savions ce que nous nous proposions de taire et que nous avions bien compris les conséquences au plan des coûts et des bénéfices.Succès encore! Nous avons enfin obtenu les crédits nous permettant d\u2019acheter un système intégré de mini-ordinateur pour les années fiscales 1982-83 et 1983-84.Le processus commencé vers la fin de 1977 se conclut par l'approbation du ministère pour notre système en 1980 et par l\u2019approbation du Conseil du trésor en 1982 pour l\u2019achat du système.Le travail n\u2019était certainement pas terminé lorsque nous avons appris la nouvelle provenant du Conseil du trésor que les crédits demandés étaient accordés.Au contraire, si nous faisons un retour en arrière, nous concluons que c'est à ce moment-là que nous avons vraiment commencé à travailler sur ce projet.Avant, il relevait du rêve; dès ce moment, il devenait réalité! 11 devenait maintenant absolument nécessaire d\u2019étoffer les détails de nos premières études et de vérifier les résultats acquis en regard des développements technologiques récents Nous avons fait de nouvelles recherches documentaires, avons visité d\u2019autres institutions canadiennes, avons communiqué par téléphone avec des institutions possédant des systèmes comme celui que* nous désirions et avons enfin tenu une réunion avec les gestionnaires de la compagie GEAC.Il nous était clair que malgré des délais à prévoir, le 'système élaboré par GEAC était le plus avancé dans le domaine de l\u2019automatisation des bibliothèques, et même le se ul pouvant commencer à répondre à nos besoins sans augmentation d\u2019années-personnes, exigence essentielle.Après avoir répété le même cheminement que celui suivi lors des études préliminaires, nous avons conclu qu\u2019il était plus simple de signer un contrat avec un fournisseur unique, GEAC, et de concentrer notre travail sur les détails de ce système et sur les changements que nous pourrions demander dans la préparation du module d\u2019acquisition que GEAC développait en collaboration avec l\u2019Université de Waterloo Nous avons obtenu de GEAC les caractéristiques détaillées du système et les avons étudiées soigneusement afin d\u2019être en mesure d\u2019inclure nos exigences spécifiques dans le contrat.Nous avons aussi étudié en détail les autres modules pour voir s\u2019ils pourraient nous être utiles, et si GEAC les développait de façon intégrée.La modification principale que nous exigions était de pouvoir dialoguer avec le système dans les deux langues officielles.Les programmeurs de GEAC nous ont assurés que le système pouvait répondre à cette exigence; il ne s\u2019agissait pour eux que de modifier les tables contrôlant les textes.Pour être protégés, nous avons inclus cette exigence dans le contrat! Après sept mois de négociations entre nous-mêmes, le Ministère des approvisionnements et services et GEAC, nous avons ajouté un autre document d\u2019envergure à notre dossier sur l'automatisation : le contrat, qui comprend quatre-vingt-dix-sept pages, quatre appendices, des références aux documents officiels de GEAC et les réponses de GEAC à chacune de nos interrogations.Nous avons rédigé ce document après de longues heures d\u2019enquêtes et de consultations avec tous les employés familiers avec les détails de chaque fonction.La clé pour nous était de rassembler les idées des employés, d\u2019obtenir leur coopération et leur assentiment, car il leur revenait d\u2019utiliser le système et de le faire fonctionner d\u2019une manière efficace.Notre dossier n\u2019était pas encore complet : nous devions aussi considérer l\u2019environnement de notre ordinateur, la localisation des terminaux et des câbles, le système électrique, la climatisation, le contrôle de la poussière, les lignes téléphoniques exclusives, les modems, et mille autres détails.Afin de préparer convenablement la documentation pour le Ministère des travaux publics et d \u2019autres documents pour l \u2019expert-conseil en communications électroniques de notre propre ministère, tout cela en vue de l\u2019implantation du système, nous avons demandé l\u2019avis de spécialistes.C\u2019était enfin terminé! GEAC a installé notre ordinateur le 18 mars 1983.Vers le commencement d\u2019avril, la compagnie a entraîné le personnel à taire fonctionner le système en utilisant les opérations de base de celui-ci.Pendant les mois de mai et de juin, nous avons été initiés aux détails des modules de catalogage et de prêt.L\u2019n programmeur de GEAC a travaillé avec nous sur la conversion des notices UTLAS, une conversion longue et difficile.V ers la fin de septembre 1983, GEAC nous a fait parvenir le module d\u2019acquisition et nous avons reçu au printemps 1984 le sous-module de contrôle des publications en série.Notre système se compose maintenant de quatre modules et de deux sous-modules : \u2014\tLe module d\u2019acquisition, comprenant aussi le sous-module de contrôle des publications en série; \u2014\tLe module de catalogage MRMS (MARC Records Management System); \u2014\tLe catalogue en direct pour les usagers; et \u2014\tLe module de prêt, comprenant aussi le sous-module CAM (Com-munity Access Module) utilisé par nos bibliothèques régionales.ARGUS/DÉCEMBRE 1984/VOLUME 13 NUMERO4 113 r\\0'^«^ *\u201c**\u2019* v&kéË Lf y» t r^îfA'Z Nous comblons tous vos besoins d abonnements LLS SERYIC LS I ) AB( )\\\\EMLYT SIX BOUL.DESAULNIERS SUITE 308 ST LAMBERT QUE J4P 1L3 (514) 672-5878 Ligne directe pour Québec: (800) 361-7322 SERVICE AU QUEBEC \u2014\tCentre de traitement a St.-Lambert Equipe spécialisée Banque de données Avis professionnels \u2014\tReprésentant des ventes \u2022\tTOUTES LES NOUVELLES PARUTIONS, JEUNESSE ET ADULTE, ÉTALÉES PENDANT 4 MOIS.jâÊÊÊÊÊtÊÊl.^ÊÊÊÊÊÊÊÊÊÊÊ^ \u2022\tNOl/VEAU: \u2022\tSALLE D'EXPOSITION PERMANENTE DE PLUS DE 10 000 TITRES.\u2022\tUN ÉTALAGE DE JEUX ÉDUCATIFS DE LOGICIELS ET DES DIDACTICIELS.\u2022\tUN SERVICE D'ENVOI DES LISTES DE NOUVELLES PARUTIONS.\u2022\tUN ÉVENTAIL COMPLET DE TOUS LES OUVRAGES DE LANGUE FRANÇAISE: QUÉBÉCOIS ET ÉTRANGERS.Heures d ouverture du lundi au mercredi 9hà18h jeudi et vendredi 9hà21h samedi\t9hà17h Librairie agreée par le ministère des Affaires culturelles 0 ^ Librairie ¦ ^ FRANCE ^¦\u201cQUÉBEC * I ne.3550, rue Rachel est Montréal, Québec HIW l A 7 Tél : (514) 526-5951 114 ARGUS/DECEMBRE 1984 VOLUME 13 NUMERO 4 Témoignage d\u2019un utilisateur des services d\u2019UTLAS Par Marc Joanis* L auteur nous présente un tableau du catalogage automatise des collections de l *Université de Montréal sous l'angle particulier des supports techniques en provenance de l'extérieur Des premiers temps difficiles de l'adhésion a TELECAT/UNICAT en passant par les diverses phases d\u2019ajustements a UTLAS, on en arrive à mieux connaître les avantages et les inconvénients du système dans sa phase actuelle (L 'ampleur de l'entreprise permet un taux de repérage très satisfaisant en plus d offrir des services secondaires appréciables cependant que la grande sophistication et la rigidité du système le rendent d utilisation complexe.) On mise beaucoup dans l\u2019avenir sur les possibilités du catalogage en direct sur de meilleures vitesses de transmission et sur le développement d 'un réseau intégré des fonctions automatisées des bibliothèques ou l 'approche multi -systèmes Describing the automated cataloguing of collections at the Université de Montréal, the author stresses the technical supports receivedfrom outride sources He traces Us evolution from the initial adherence to TELEC ATi UVI CAT, through t the various stages of adjustment to the UTLAS system, to the benefits and drawbacks of the system as it functions today.(In view of the programme s scope, the retrieval rate has been highly satisfactory, with the added benefits of significant secondary services.On the other hand, its sophistication and inflexibility complicate its use.) Future prospects being considered include direct on-line cataloguing on improved transmission speeds.the development of an integrated network of automated library functions or even better, the multi-system approach L\u2019exposé d'Ingrid Parent1 nous a fait voir les systèmes automatisés de traitement de la documentation actuellement disponibles.Pour notre part, nous présenterons un témoignage de l\u2019expérience de l'Université de Montréal avec l'un des systèsmes décrits par Ingrid, soit UTLAS, Iru .(University of Toronto Library Automation Systems, Inc.).A signaler dès le départ que la déc ision prise à l\u2019Université de Montréal en faveur d\u2019UTLAS, l'a été à une époque où le nombre de systèmes disponibles était limité : c'était en 1975-76, il y a huit ans.Le problème alors consistait moins à choisir un système qu'à trouver une solution efficace aux arrérages de catalogage des bibliothèques de l\u2019Université Notre exposé se divise en trois parties : d'abord un bref aperçu rétrospectif, puis un survol de la situation actuelle et.finalement, un regard sur les perspectives nouvelles de l\u2019automatisation à l'Université de Montréal * Marc Joanis est chef du Service de (atalogaçe des bibliothèques de P Université de Montréal A.Aperçu rétrospectif La décision d'automatiser le catalogage survient dont en 1976.L\u2019objectif était clair : améliorer substantiellement la productivité du Service de catalogage, dont le système manuel n\u2019arrivait plus à satisfaire à la demande d'une vingtaine de bibliothèques en pleine croissance.La première étape fut l\u2019entrée dans la coopérative de catalogage TELE-U A I L NIC AT, elle-même cliente d ' U T L A S TE L EC AT/ U NIC AT était à l'origine le regroupement de bibliothèques universitaires ontariennes, auxquelles se sont jointes progressivement plusieurs bibliothèques universitaires et de recherche du Québec.Les objectifs de TELECAT/UNICAT étaient, en résumé, ( 1 ) le catalogage partagé et (2) la construction d'un catalogue collectif pour ses membres.Dr telles ambitions supposaient en tout premier lieu.des normes de catalogage communes, ce qui allait de soi dans l'orthodoxie catalographique des années soixante-dix, et en second lieu.une norme bien particulière au niveau du système, c'est-à-dire une notice unique par titre catalogué, quelles que soient la langue et les contraintes locales des institutions membres.L'expérience difficile de la communauté de biens par les normes communes et l'exiguïté de la notice unique, le tout ébranlé par les pressions d\u2019UTLAS qui avait de plus en plus de difficultés à gérer cet immense fichier et à en tirer des produits particuliers pour chacun de ses membres, conduisit en 1980 à l\u2019éclatement de TELEC AT/ UN IC AT.Techniquement, le fichier collectif a été démantelé et remplacé par autant de fichiers séparés qu\u2019il y avait de membres de TELEC AT.Ce qui a permis à la majorité des services de catalogage concernés d'augmenter leur productivité, libérés qu'ils étaient d'une part des diverses réunions et communications exigées par TELEC AT, et d'autre part de l'ensemble des opérations techniques découlant du bilinguisme des notices et des normes de catalogage et de codage à respecter.ARGUS/DÉCEMBRE 1984 VOLUME 13 NUMERO 4 115 l'ar contre, cette augmentation de productivité des catalographes, combinée à l'implantation du système d'autorités d\u2019LTLAS p)ur plusieurs de ses clients, épuisa complètement le pauvre vieil ordinateur d\u2019UTLAS.Avec le résultat que les années 1980 à 1982 lurent grevées de pannes du système ou.au mieux, de lenteurs exaspérantes.Après un an et demi.UTLAS solutionne enfin son problème technique \u2014 le nôtre par voie de conséquent e \u2014 en ajoutant un second ordinateur Sigma 9 de Xérox, semblable au premier.Parallèlement, UTLAS solutionnait ses problèmes administratifs en s'affranchissant de l'Université de Toronto, pour devenir une société indépendante \u2014 à propriétaire unique toutefois, l'Université de Toronto \u2014 et embauchait un nouveau directeur provenant non plus du secteur universitaire mais du secteur privé.La rupture de ban fut consommée en janvier 1983, libérant ainsi l\u2019entreprise des structures administratives et politiques de l'Université de Toronto, et en fait une organisation à but franchement lucratif.Dans la pratique, il semble bien que ce dernier coup de barre ait rendu UTLAS plus efficace, plus fiable et plus prometteur.B.La situation actuelle Les bibliothèques de l\u2019Université de Montréal considèrent que l\u2019utilisation des services d\u2019UTLAS comporte plusieurs avantages.Nous pouvons mentionner d'abord, 1 accessibilité à de nombreux catalogues lisibles par machine, particulièrement les bibliographies nationales canadiennes et américaines, les catalogues d'un grand nombre d'universités canadiennes et autres \u2014 nous avons compté 273 institutions ou groupes d'institutions qui utilisent à des degrés divers les services d'UTLAS.A noter que le catalogue de la Centrale des bibliothèques sera bientôt disponible sur ( A l SS (Cataloguing Support System), ce qui nous permet d'espérer un meilleur taux de repérage pour les ouvrages de langue française.Globalement, le taux de repérage dans le système oscille entre 70 et 80% à l'Université de Montréal.Par ailleurs, rendons à César ce qui lui revient, après des années pénibles, UTLAS offre maintenant un système en direct très fiable.Selon nos statistiques, le système est réellement actif pendant plus de 97% de nos heures de travail.UTLAS avance 98,5% , consi- dérant la totalité des heures tf'ouverture du système.En fait.CATSS ne connaît plus de lenteurs et les pannes sont devenues rares et de courte durée : un point fondamental dans l'évaluation de tout système automatisé.Autre élément jx>sitif.UTLAS offre une gamme étendue de services et de produits.Je laisse à ses représentants commerciaux le soin de vous en faire part, de manière exhaustive et séduisante Ceci dit.l'Université de Montréal utilise les systèmes CATSS (Cataloguing Support Sv stem ) pour le catalogage et IN NO Y AC Q pour les acquisitions \u2014 un système monté sur un puissant micro-ordinateur, doté d\u2019interfaces avec CATSS et ('LSI, et éventuellement avec le système de gestion comptable de l'Université, qui a été développé par Innovative Interfaces Inc., de Californie, et est distribué au Canada par UTLAS.L'Université de Montréal achète aussi divers produits en sortie d\u2019ordinateur : un microfichier comprenant les 450,000 notices lisibles par machine de notre catalogue, avec supplément bimestriel, diverses listes et, à notre grande honte, encore et pour peu de temps lespérons-nous, des centaines de milliers de fiches de catalogue par année.Un des avantages les plus considérables à être client d'un fournisseur de services automatisés de l'importance d UTLAS est de profiter des nouv eaux développements sans avoir à les supporter, du moins autrement qu'en défrayant les coûts de leur utilisation.Ces améliorations sont constantes et viennent tant des moyens d\u2019UTLAS \u2014 qui draine des ressources financières et humaines considérables \u2014 que des technologies nouvelles de l'industrie de l\u2019informatique.Tout cela est intéressant.Toutefois, une médaille a toujours un revers et être client d\u2019UTLAS comporte des contraintes.Si le système a beaucoup de potentiel, il est complexe à utiliser et manque de souplesse.Les manuels d'utilisation et les divers documents techniques foisonnent de détails et, comme tous les bons manuels de catalogage, prévoient presque l'impossible, et souvent en anglais d'ailleurs, car les traductions françaises tardent à venir.Le format d'entrée des données \u2014 MARC Intégral \u2014 a pour conséquence un codage sophistiqué, qui peut parfois être escamoté, mais aux risques de l'usager.L utilisation de normes de codage réduites n\u2019est pas encouragée par UTLAS, entre autres motifs parie que le codage a des effets sur les produits et parte que le codage fournit au système les critères de sélection dont il a besoin pour la fabrication de produits spécialisés Ce qui encourage les catalographes, dans le respect de leur tradition, à faire parfois des choses peu utiles maintenant au cas où elles deviendraient utiles plus tard.Les opérations en direct ne sont pas non plus très simples A titre d'exemple, l\u2019affichage d'une de nos notices à l'écran demande un délai de 24 heures.C'est que nos notices sont stockées en mémoire passive et que le transfert en actif se fait lors des routines de nuit du système, ce qui nous oblige à gérer des dossiers en attente.Encore un détail, mais agaçant, les caractères français exigent une gymnastique au clavier par les codes de contrôle et ne s'affichent pas à l\u2019écran.Toutefois, ils s'impriment correctement dans les produits.Autre contrainte, les produits d\u2019UTLAS, quoique nombreux, sont normalisés et les clients ont intérêt à entrer dans le moule s\u2019ils désirent ce produit dans des délais acceptables et sans trop de «bugs».A ce chapitre des délais, il faut noter un net progrès d\u2019UTLAS à livrer les produits réguliers dans un laps de temps acceptable.Il reste que plus un système est gros, plus les correctifs aux petits problèmes semblent difficiles à apporter.Un exemple insignifiant mais ennuyeux : il nous aura fallu trois mois, et en insistant, pour régler un problème d 'adressage de certains de nos produits.Le système d'étiquettes-adresse d\u2019UTLAS est peut-être manuel, à moins qu'il ne soit trop compliqué?Et pourtant, c\u2019est souvent dans les petites choses que se révèlent les grandes entreprises.Désavantages plus sérieux \u2014 j\u2019en noterai deux \u2014, il est souvent difficile d'obtenir des précisions quant aux possibilités du système, quant à la meilleure façon de l\u2019utiliser, ou quant à la possibilité de modifier certains produits.Encore une fois la boutique est bien grande et votre petit problème est bien petit.Soyez dans la norme et vous vivrez heureux (bungalow en banlieue, deux enfants, deux autos, .).Un exemple : nous avons demandé qu'un programme nouveau d\u2019impression locale d\u2019étiquettes puisse imprimer certaines données supplémentaires au format normalisé Réponse impossible de modifier la norme! 116 ARGUS/DECEMBRE 1984,VOLUME 13 NUMERO 4 Un dernier élément de critique, ambivalente toutefois : la conversion d\u2019UTLAS en une entreprise à but lu-( ratil et sa situation de quasi-monopole lait ou risque de faire que les priorités de la compagnie seront orientées vers la rentabilité financière, ce qui en soi est inévitable, voire souhaitable, mais comporte le risque év ident que les décisions des administrateurs d\u2019UTLAS se prennent progressivement en fonction de seuls critères de rentabilité.Vos besoins doivent donc se traduire en services ou produits générateurs de rentrées de fonds pour l\u2019entreprise, sans quoi Ul LAS ne pourra les satisfaire.En bref, il faut choisir d\u2019être locataire ou propriétaire, et vivre avec les conséquences de son choix.C.Perspectives Trêve cie jérémiades, jetons un coup d\u2019œil sur l\u2019avenir, et un avenir prometteur.UT LAS nous annonçait récemment des développements très intéressants pour l'automne de cette année 1984.Le premier, et le plus important, vient cie l\u2019acquisition par L I LAS de nouveaux équipements de très grande puissance \u2014 des produits Tandem \u2014 qui entraîneront des progrès substantiels.D\u2019abord, et cela rendra caduque l\u2019une de mes critiques, le système pourra enfin gérer en mémoire active toutes les notices de tous les utilisateurs de CATSS, favorisant une simplification et une accélération de certaines procédures, tout en rendant le système plus efficace à des fins de prêt-entre-bibliothèques et de référence par REF-CATSS, module d\u2019interrogation du système destiné à ces fonctions.De plus, les nouveaux équipements utiliseront la vitesse de transmission de 1200 bauds, soit 120 caractères par seconde au lieu des 30 caractères par seconde actuels.Un gain considérable pour le repérage et l\u2019affichage des notices.Un autre élément non négligeable : UTLAS ouvre la porte à l'utilisation de micro-ordinateurs en guise de terminaux \u2014 l\u2019appareil recommandé est le IBM-PC à 256K \u2014 avec le potentiel de création et d\u2019édition des notices que cela laisse supposer, l'impression locale de certains produits, avec aussi l\u2019espoir d\u2019une plus grande autonomie dans l\u2019exploitation de CATSS.Ce dernier point constituera vraisemblablement un élément de réponse aux frustrations du locataire.UTLAS s'attaque aussi au marché du catalogue en conversationnel en prenant les bouchées triples.En effet, UTLAS expérimente actuellement deux types de catalogues en direct, l\u2019un monté sur micro-ordinateur IBM-PC et expérimenté dans la région d\u2019Ottawa, et un autre plus puissant baptisé OPAC \u2014 pour «on-line public access» \u2014 développé comme IN-NOVACQ par Innovative Interfaces Int de Californie.Cela fait bouchée double et pour tripler, UTLAS a récemment conclu une entente avec la firme américaine C L.Systems Inc.pour la distribution au Canada du système C.L.S.I., lequel système offre un module d\u2019interrogation en direct.Chez UTLAS, l\u2019avenir semble résolument au catalogue en direct.En guise de conclusion, nous voudrions revenir sur un point effleuré précédemment, soit les interfaces.De quoi s\u2019agit-il ^ Sans aborder l'aspect technologique de cet aspect du système, nous savons que l'interface permet de relier deux systèmes automatisés malgré leurs logiciels différents et leurs quincailleries différentes.Ce que nous pensions improbable il n\u2019y a que quelques années devient réalité : les ordinateurs se parlent entre eux, et ils se comprennent! Ce phénomène technologique repose la question du système intégré \u2014 qui lui-même d'ailleurs n'est plus une utopie \u2014 en suggérant que nous pouvons éviter d'utiliser un système de ce genre en intégrant non plus les fonctions dans un système unique, mais plutôt les systèmes entre eux.Ainsi, à l'Lniversité de Montréal où déjà quatre (4) systèmes qui touchent les bibliothèques coexistent (CATSS, IN-NOVACQ, CLSI et le système de gestion financière), et où on songe au catalogue en direct, ce nouveau potentiel présente un intérêt évident.Plusieurs éléments militent en faveur de cette approche multi-systèmes.D'abord, les coûts.Les interfaces elle-mêmes ne semblent pas devoir coûter une fortune, quelques milliers de dollars et non quelques dizaines de milliers de dollars.Et elles peuvent prolonger la vie utile des systèmes en place.Leur capacité d'éviter les opérations redondantes d\u2019entrée des données permet une meilleure utilisation du personnel.Sous un autre rapport, des systèmes distincts, reliés électroniquement mais indépendants par leur logiciel et leur quincaillerie, peuvent se développer de façon plus autonome, sans se nuire mutuellement, peuvent même être remplacés au besoin sans court-circui-ter les autres systèmes.Ils peuvent fonctionner plus simplement en év itant l'hyper-sophistication qu\u2019entraîne un système intégré unique, et avec plus de fiabilité aussi si nous songeons à la surcharge que peut imposer à une quincaillerie unique un système multifonctions.Les lenteurs et les pannes sont réduites aux seules fonctions servies par le système défectueux, sans que ne soient affectées les fonctions qui tournent sur un autre ordinateur.Dans le cadre d'une grande organisation.l'approche multi-systèmes en interconnexion peut aussi favoriser une plus grande participation des responsables de chacune des fonctions, chacun d 'eux se sentant plus autonome et mieux placé sur la carte structurelle pour contrôler et développer le système qui dessert sa fonction.Le grand système intégré unique relève généralement d'un pôle unique d'autorité face auquel les responsables de fonction deviennent de perpétuels clients ou quémandeurs, avec tout le bagage de tiraillements et de frustrations que cela peut amener.Plus l\u2019autorité est éloignée, moins elle est attentive.Et l 'élément humain constitue souvent un facteur déterminant dans la capacité des systèmes automatisés à répondre adéquatement aux besoins de chacune des fonctions des bibliothèques.Paradoxale peut-être, mais inévitable.En quelques mots et pour terminer, l\u2019intégration des fonctions, pour une plus grande efficacité de chacune d\u2019elles dans un centre de ressources documentaires, ne passe plus nécessairement par un système unique intégré, mais peut maintenant compter sur l\u2019interconnexion des systèmes, là où une telle approche est plus avantageuse.C\u2019est du moins le parti qu\u2019UTLAS semble disposé à tenir.1 L\u2019exposé d\u2019Ingrid Parent a été publié dans le vol 13, n° 3 ARGUS DECEMBRE 1984 VOLUME 13 NUMERO 4 117 Cgkr Meilleurs Voeux Toile par Raymond Durocher.peintre d\u2019Oka «ÇQUiPfrtEnT 4- BiBiio Quebec inc.118\tARGUS DÉCEMBRE 1964 VOLUME 13 NUMERO4 Intégration, utopie ou réalité ou Comment choisir un système automatisé selon vos besoins?Par Gilles Chaput* L \u2019auteur nous sensibilise sur la nécessité de déterminer nos besoins et de se documenter avant d\u2019acquérir un système informatisé.Il nous décrit des critères d\u2019évaluation, éléments servant à connaître un système et à le comparer The author makes us clearly aware of the necessity of determining what are information needs are and of doing the necessary research before buying a computerized system.He outlines the criteria that are important for a complete evaluation and understanding of its capacities, and those that enable one to successfully compare it with the other systems available on the market.Ordinateur (nom masculin) L 'ordinateur est une machine électronique qui «met en ordre».Les ordinateurs sont non seulement capables d'effectuer très rapidement les opérations mathématiques les plus compliquées, mais encore ils établissent des choix, prennent des décisions grâce à leur «mémoire».L 'ordinateur mal employé peut être une catastrophe C'est un instrument simple, bête, discipliné mais parfois méchant.Un biblothécaire** Utopie de penser que tout ce qui s'appelle ordinateur, robot, etc.sera la panacée à tous vos maux.L'inforrna- \u2022 Gilles Chaput est coordonnateur des services informatisés du Service des bibliothèques de l\u2019Université de Montréal.** Dictionnaire poétique illustré de Georges Jean pour les petits et pour les grands Gallimard, 1982.p 223 tique ne résoudra pas vos problèmes si vous ne pouvez pas les analyser, les décortiquer, les comprendre et les exprimer en utilisant le vocabulaire de vos administrateurs et en tenant compte de la capacité de payer de vos usagers.Utopie que de rêver aux systèmes intégrés de gestion documentaire si les objectifs de votre «système de bibliothèque» ne sont pas clairement définis et si votre connaissance des tâches et des opérations qui se font dans votre bibliothèque n\u2019est pas à point.Utopie que de penser au développement informatique sans avoir toujours en tête l\u2019usager et ses besoins \u2014 et ne pensez pas que vous pouvez toujours parler au nom de vos usagers parce que vous êtes bibliothécaire.Réalité de constater que les bibliothécaires ont toujours rêvé depuis au moins 20 ans à un système automatisé de toutes les fonctions bibliothéconomiques.Réalité que de voir la multitude de systèmes automatisés et de programmes qui naissent régulièrement pour répondre à nos besoins, d'après la publicité.Réalité que de se rendre compte que les systèmes intégrés sont dans leur enfance.Notre objectif est de vous donner un aperçu des gestes à poser avant d\u2019acheter un système ou un logiciel pour automatiser votre centre de documentation ou votre bibliothèque.Comment devez-vous procéder?Par où devez-vous commencer?Qu\u2019est-ce que vous devez faire dans un premier temps?Voilà les questions auxquelles nous voulons répondre maintenant.Nous voulons aussi expliquer comment analyser les besoins et quels moyens prendre pour bien connaître un logiciel documentaire.Quels sont les critères qui servent à analyser des logiciels?Notre exposé se divise en trois parties : 1.Choix ou essai de définition.ARGUS' DÉCEMBRE 1984 VOLUME 13/NUMER0 4 119 2.\tComment déterminer vos besoins?3.\tInformez-vous et comparez Nous ferons tout au long de l'exposé une analogie entre l\u2019achat d'une voiture neuve et l'achat d\u2019un système informatisé.Cette comparaison nous a été inspirée par un texte paru dans La Presse du 26 mars 19841.L'acheteur d\u2019un système automatisé comme l'acheteur d'une voiture neuve doit se prémunir contre de multiples embûches.Le marché de l'informatique comme celui de l'automobile offre tant de modèles différents que le client doit être aguerri pour obtenir ce qu\u2019il veut.Un bon choix dépend d\u2019une définition claire.Savez-vous ce que vous voulez?Connaissez-vous bien les besoins de vos usagers?Avez-vous une «photographie» de votre bibliothèque, de votre centre de documentation?En d'autres mots, quel est votre profil?Une fois que vous connaîtrez vos besoins, votre cueillette d\u2019information commence et vous devrez faire la comparaison des choix qui s\u2019offrent à vous.Il existe des critères pour évaluer les systèmes de gestion documentaire.1.Choix ou essai de définition Au niveau de l\u2019intégration, nous aimerions essayer de définir ce qu\u2019est un système intégré de bibliothèque.La définition la plus à jour d\u2019un système intégré de gestion documentaire, nous l'empruntons à l\u2019ARL (Association of Research Libraries)2.Laissons ARL expliquer le contexte et nous analyserons la définition par la suite.«As library automation has become more firmly entrenched, considerably more attention has been paid to developing systems that integrate the various library functions into one computerized system, rather than building standalone or single purpose systems that do not interact with other functions In October 1982, SPEC conducted a survey of selected ARL members to investigate the directions being taken in this area.For purposes of the survey, an integrated library information system ( I LIS) was defined as including the following 1)\tthe four functions (acquisitions, cataloging maintenance, circulation, and the online catalog) rely on the same data without the need for rekeying, thus creating a single functional database.2)\tall functions are fully interactive with each other, with access to one file (e.g., cataloging) leading directly through the same terminal to other functions kept automatically in synchronization; 3)\tthe database in composed of bibliographic data (e.g , order records or cataloging records) as well as other data necessary to carry out library-related func tions (e.g., vendor files for acquisition purposes, or borrower files for circulation) La définition mentionne «a single functionnal database» Qu\u2019est-ce une banque de données?Elle peut être représentée graphiquement de la manière suivante Pour Matthews1 «a database is a systematic, integrated collection of data files» Si nous pratiquons une coupe verticale de la banque de données de notre système intégré pour bibliothèque, nous aurons ceci : La banque de données contient toutes les notices décrivant les documents de la bibliothèque (monographies, périodiques, non-livres, etc ) et leur état (document prêté jusqu\u2019à tel date, nombre d\u2019exemplaires disponibles, etc.).Chaque cellule représente une notice et les informations sur son état Dans cette banque nous avons toute l\u2019information sur tous les documents commandés, acquis, traités, prêtés ou non, etc., de la bibliothèque.Autrement dit, l\u2019état de l\u2019ensemble des documents de la bibliothèque \u2014 monographies, périodiques, non-livres, etc., et leur état \u2014 est stocké sur un support informatique.Nous avons interrogé le SIGIRI) de l\u2019UQAM et voici cinq notices et les informations sur l\u2019état du document (est-ce que le document est disponible?prêté?quand est-il dû?quand a-t-il été commandé?).02-0750117 UQAM \u2022Stumm, Werner Morgan.James J Aquatic chemistry an introduction emphasizing chemical equilibrio in natural waters (2nd ed.) New York Wiley 1981 780 pages A Wiley-Interscience publication LC 80-25333 Descripteurs CHIMIE CHIMIQUE COMPOSITION EAU ÉQUILIBRE HYDROLOGIE LLLGB697 3 documents X01023514 Sciences Réserve GB697S78$1981 A la réserve X12983769 Sciences Monographies GB697S78J1981J EX 2 prêté jusqu'au 84-05-28 X13383697 Sciences Monographies GB697S78$1981$ (EX 3 Disponible 02-1061052 UQAM Winston, Patrick Henry Artificial intelligence \u2014 2nd ed Reading.Mass Addison-Wesley, 1984 LC 83-19691 ISBN 0-201-08259\u20144 1 document X13473149 (3340) En traitement depuis le 84-02-10 02-0094025 UQAM *Le Danois, Edouard Le rythme des climats dans l\u2019histoire de la terre et de l\u2019humanité Pans Payot, 1950.204 pages (Bibliothèque historique) LC 52-39341 Descripteurs CLIMAT CLIMATIQUE CLIMATOLOGIE COSMIQUE FRANCE HISTOIRE HUMANITÉ LUNE MÉTÉOROLOGIE PERIODICITE PHYSIQUE RELATION RYTHME SOLEIL TERRE 1 document X01028792 S< lences Monographies QC883L37 Perdu 02\u2014107563 UQAM Evans, R D The atomic nucleus Huntington, N Y R E Krieger Document en commande Req 150542 (3810) Commandé le 84-02-07 02-1002227 UQAM *\tFrance Bureau des longitudes Les étoiles, le système solaire Bureau des longitudes Paris Gauthier-Villars, 1979.xi, 291 p ill.?\t(Encyclopédie scientifique de l\u2019univers; (v.21) In Encyclopédie scientifique de l\u2019univers; (v.21 (Anal.) Voir notice 02-1028896 ISBN 2-04-010640-5 Descripteurs ASTRONOMIE ATMOSPH ÈRE COMETE DESCRIPTIF ÉTOILE LUNE PHYSIQUE PLANÈTE SOLAIRE STELLAIRE SYSTÈME 2 document X00094287 Sciences Rél QB1A1E5IV2 Prêté jusqu'au 84-05-28 XI3034791 Centrale Réf QB1A1E5JY2 Consultation seulement Une coupe horizontale nous fait constater que tous les sous-systèmes sont compris dans la même banque de données ou système Chacun désire pour sa bibliothèque un système intégré.En mai 1984 vous pouvez compter sur les doigts d\u2019une main les systèmes intégrés comme SIGIRD.Alors quel est votre choix ?(Quelle fonction automatisez-vous?120 ARGUS/DÉCEMBRE 1984/VOLUME 13 NUMERO 4 2.Comment déterminer vos besoins?Quand vous déterminez vos besoins vis-à-vis d une automobile, vous vous demandez combien d\u2019argent vous voulez ou pouvez y mettre Vous analysez l\u2019utilisation que vous en ferez : devez-vous choisir un 4, 6, ou 8 cylindres, un moteur à essence ou diesel, un 4 x 4, etc.; le nombre de passagers, combien vous êtes dans votre famille, l'espace de rangement sont des facteurs à considérer; les délais, sont aussi à ne pas oublier : pouvez-vous attendre plusieurs semaines pour la livraison?Quel est le profil de votre institution?Est-ce une bibliothèque publique, petite, moyenne ou grosse; est-ce une bibliothèque spécialisée ou un centre de documentation?De quel budget disposez-vous 25 000 S.100 000 S.500 000 S ou 5 000 000 $ > Combien d'usagers fréquentent votre institution par jour, par semaine, par mois, par année?Combien de prêts faites-vous par jour, par semaine, par mois, par année?Quelles sont les périodes de pointe dans une journée, une semaine, un mois ou une année, ou depuis les cinq dernières années?Combien de documents acquérez-vous par année et/ou depuis cinq ans, dix ans?Ce profil se fait à partir d'une analyse de chaque fonction (acquisition, catalogage, prêt, référence, etc.) de la bibliothèque.Pour analyser les besoins, vous faites une étude exhaustive de votre système actuel dans le but de déterminer et de documenter les flots d\u2019information dans les différentes fonctions et entre elles : c\u2019est une «photographie» de votre système à un moment donné dans le temps.Elle vous permet de voir ce qui se passe actuellement dans votre bibliothèque ou dans votre service.Les étapes de l'analyse des besoins vous permettront : 1)\td\u2019examiner l\u2019ensemble des opérations ou la fonction que vous analysez; par exemple, les opérations entourant le cheminement d'une demande d\u2019achat ou la fonction du prêt; 2)\tde faire la cueillette de l'information 2.1\ten recueillant tous les documents ou les formules utilisées 2.2\ten bâtissant un questionnaire et en l\u2019administrant 2.3\ten effectuant une étude du travail \u2022L'étude du travail est un terme utilisé pour décrire deux techniques, l'étude des méthodes et la mesure du travail, qui servent à tirer le meilleur parti possible des ressources humaines et matérielles affectées à l\u2019exécution d'une certaine fonction»4 2.4\ten interrogeant les employés, les chefs de service, les usagers, etc.2.5\ten observant ce qui se fait afin d\u2019obtenir une vue d\u2019ensemble; 3)\td\u2019analyser l\u2019information ceci est un processus demandant un bon potentiel de créativité.Voici le genre de questions qui doivent être posées : 3.1\tquelles procédures ou formulaires doivent-être éliminées?3.2\tquel service bénéficierait de meilleurs informations?3.3\tcomment éliminer, simplifier ou consolider.?3.4\tquel genre d\u2019information de gestion est-elle nécessaire?4)\td\u2019écrire le rapport d\u2019analyse un rapport d\u2019analyse doit comporter les points suivants : 4.1\tla description de l\u2019activité analysée : v.g.la fonction prêt 4.2\tle volume des activités : v.g combien de prêts par jour, par mois, par année 4.3\tles besoins du svstème 4 4 les besoins en personnel 4.5\tle «devis» du système ou spécifications détaillées 4.6\tles informations de gestion requises 4 7 les caractéristiques particulières du système désiré.3.Informez-vous et comparez Le consommateur qui veut acheter une automobile se renseignera et comparera les performances et les spécifications techniques, la consommation du carburant, la sécurité, le confort, les équipements fournis, etc.Le gestionnaire de la documentation apprendra à connaître les ordinateurs \u2014 maxi, mini et micro \u2014 pour être en mesure de juger quel genre répond le mieux à ses besoins (tableau i.Matthews5 énumère une gamme d\u2019options à considérer dans le choix d\u2019un système automatisé (tableau II).Cibbarelli6 regroupe pour le fins de son répertoire un peu plus d\u2019une vingtaine d\u2019énoncés pour décrire un logiciel ou un système.Ces éléments nous servent à connaître un système et à le comparer avec d\u2019autres.1 )le nom du programme ou système.2) nom de la compagnie adresse vendeur n° de téléphone TABLEAU I\t\t\t \tMIC RO-\tMINI-\tMAXI- \tordinateur\tordinateur\tordinateur Nombre de terminaux\t\t\t 1 \u2014 4 4 \u2014 80 80 +\tX\tX\tX Nombre de tâches simultanées\tun\tlimité\tgrand Capacité du matériel\t\t\t Dimension des mots de l\u2019UCT\t8-16 bits\t16-32 bits\t32-64 bits Etendue de la mémoire de T UCT\tlimitée\tmoyenne\tgrande Vitesse de la mémoire de l\u2019UCT\tlente\tmoyenne\tgrande Vitesse d\u2019E/S\tlente\tmoyenne\tgrande Type de traitement\ten série\tchevau- chement\tparallèle Stockage auxiliaire\tdisquette\tpetits et moyens disques\tgros disque Types d'application\t\t\t Exploitation économique Traitement des données Exploitation à grande échelle Transactions par lots\tX\tX X\tX X Vitesse d'application\t\t\t Lente\tX\t\t Rapide\t\tX\tX ARGUS/DÉCEMBRE 1984 VOLUME 13 NUMERO 4 121 \tTABLEAU II\t \tGamme d'options\t Genre de système\ten différé\ten direct Temps de réponse\tjour\theures\tminutes\tsecondes Etendue du système\tpetit\t\tgros Nombre de fonctions\t\t automatisées\tune\ttoutes Nombre de font tions\t\t intégrées\tsut une\t.\ttoutes Difficultés d\u2019application\tminimes\tnombreuses Potentiel d\u2019expansion\tnul\t\t\ténorme \tCoût\t\t\t»» 3)\tmatériel \u2014\tmarque ex IBM \u2014\tmodèle ex : PC sur lequel fonctionne le logiciel 4)\tPrérequis du système \u2014\tsystème d\u2019exploitation \u2014 SGBD (système de gestion de bases de données) \u2014\tnombre de disques \u2014\tquantité de mémoire central requise pour opérer \u2014\tpeut-on chercher chacun des mots dans la banque de données?ou des champs spécifiques?15)\tdocumentation \u2014\tla documentation décrivant le programme et son utilisation est-elle disponible?16)\tformation \u2014\test-ce qu\u2019il y aura des sessions d\u2019entraînement pour exploiter le système?5)\tprogrammation : v.g., BASIC, PASCAL 6)\tfonctions pour lesquels le programme existe : catalogage acquisition.prêt, etc.Il est important de vérifier le contenu des fonctions.7)\tmises à jour \u2014\ten lot \u2014\ten temps réel (multipostes) 8)\téditions papier \u2014\tédition de la base de données \u2014\tédition triée des réponses \u2014\tchoix des mises en pages 9)\tdisponibilité \u2014\tsystème complètement développé et prêt à être utilisé 10)\topérateurs Booléens \u2014\tet, ou, sauf kl ) taille de la notice \u2014\tcombien de caractères par enregistrement 12)\tnombre maximum de champs \u2014\ty a-t-il une limite pour les champs?13)\tcapacités mathématiques \u2014\tle logiciel permet de compter, soustraire, diviser et multiplier?14)\tinterrogation sur texte complet 17)\tentretien et mises à jour \u2014\tl\u2019entretien du logiciel est prévu, à quel coût?\u2014\tles modifications du logiciel sont disponibles sans coût 18)\tservice d'expert \u2014\tle vendeur fournit l\u2019expertise pour mieux utiliser son système 19)\tdate d'installation originale \u2014\tquand le logiciel a-t-il été installé la première lois et à quelle date était-il complètement opérationnel?20)\tinstallations \u2014\toù le système est-il utilisé?\u2014\tquel genre d\u2019applications 21)\tcoûts \u2014\til faut différencier le coût d'achat et le coût d\u2019entretien.\u2014\tdes prix détaillés pour le matériel.le logiciel et les périphériques sont plus fac iles à analyser qu'un coût global.Les critères d\u2019évaluation les plus fréquemment utilisés ont été regroupés sous neuf grands thèmes : Vendeur/fabricant \u2014 renommée \u2014\tannées d'expérience dans le domaine \u2014\tconnaissances du domaine \u2014\tsituation financière \u2014\tautres produits \u2014\tutilisateurs de ce produit \u2014\taccueil donné à ce produit \u2014\tservices après-vente \u2014\toù est situé le fabricant?\u2014\tfacilité d'accès par téléphone \u2014\tfréquence des changements visant à l\u2019amélioration du produit Système \u2014\ttaille du fichier \u2014\ttaille de la notice \u2014\ttaille du champ \u2014\tmenus disponibles \u2014\taccès multipostes Intrant du système (Entrée) \u2014\tméthodes d\u2019entrée des données \u2014\tfacilité des procédures/des commandes \u2014\tidentification des nouvelles entrées \u2014\tannulation, ajout, changement \u2014\tformat fixe ou variable \u2014\tmodification des notices \u2014\téditions papier Extrant du système (Produits) \u2014\tformat d\u2019affichage \u2014\tlistes imprimées \u2014\trapports statistiques \u2014\tbande magnétique \u2014\téditions papier \u2014\ttris Interrogation \u2014\tlangage d\u2019interrogation \u2014\tformats d'usagers \u2014\tmessages d\u2019erreurs \u2014\tthésaurus \u2014\ttous les champs sont interrogeables \u2014\tchoix du numéro à visualiser \u2014\tcombinaisons logiques \u2014\trecherche simple \u2014\ttroncature \u2014\trecherche sur texte \u2014\tstockage d\u2019une recherche \u2014\tmultipostes Confidentialité \u2014\tniveaux des mots de passe \u2014\tprévention contre les modifications \u2014\tprocédures d\u2019entrée \u2014\tsystèmes de support \u2014\trapport d\u2019utilisation Formation \u2014\tformation en direct \u2014\tlangage d'interrogation \u2014\tdocumentation \u2014\tcours de formation \u2014\tfacilité d\u2019apprentissage \u2014\tmessage du système \u2014\tmenu Matériel \u2014\tgarantie sur le matériel 122 ARGUS DÉCEMBRE 1984 VOLUME 13'NUMER0 4 \u2014\tfiabilité du matériel \u2014\tcrédit sur échange \u2014\tprocédures en cas de panne \u2014\tdispositif de support \u2014\ttemps de réponse \u2014\tservice \u2014\tcoût d'utilisation \u2014\tterminaux \u2014\tmode d'accès par téléphone \u2014\tmode d\u2019accès par téléphone \u2014\tnombre de terminaux \u2014\tautres périphériques Autres \u2014\tc apac ité du système \u2014\tcoûts \u2014\tcomparaison des coûts avec les autres systèmes \u2014\tfacilité d'installation \u2014\tentretien et mises à jour \u2014\tgroupe d\u2019usagers \u2014\tgaranties NOTES 1 Club automobile du Québec.«L\u2019acheteur d une voiture neuve doit se prémunir contre de multiples embûches».La Presse (lundi 2b mars 1984), p C5 2.\tAssociation of research libraries.Office of management studies The systems and procedures exchange center.Flyer no.90, (Januanry.1983) 3.\tI K Matthews.Choosing an automated librarv system.(Chicago, American Library Association, 1980), p 111 4 Introduc tion à l\u2019étude du travail (Genève, Bureau international du travail, 1973).p 35 5.Matthews, p.6.b.Directors of information management software for libraries, information centers, record centers (Studio City, Cibbarelli & Associates Inc.1983), p 9 LECTURES RECOMMANDÉES ANALYSE DES BESOINS Introduction à l\u2019étude du travail.(Genève.Bureau international du travail.1973).380 p Presentation des techniques d etude du travail Le B LT.fait un parallèle des plus intéressants entre la méthode fondamentale de l\u2019étude de tout problème et la technique fondamentale de 1 étude des méthodes ( Institut québécois de recherche sur la culture 93.rue Saint-Pierre Quebec (Quebec) G1K 4A3 tel (418) 643-4695 ARGUS/DÉCEMBRE 1984-VOLUME 13 NUMERO 4 131 Vous aimeriez avoir une collection scientifique et technique aussi vaste ?: * $ Ml Notre collection est à vous, ou presque, puisque l\u2019Institut canadien de l'information scientifique et technique (ICIST) donne l\u2019accès à une collection unique de près de 3 millions de titres en soutien aux bibliothèques desservant les niveaux post-secondaires de recherche en science, en technique et en médicine LïCIST offre aux bibliothèques et aux spécialistes de l\u2019information au Canada de nombreux services comme le prêt entre bibliothèques et les photocopies, la consultation en direct des bases de données bibliographiques et numériques, l\u2019information courante automatisée, la localisation des traductions, la recherche documentaire sur mesure, la référence ainsi qu\u2019une gamme de publications visant à aider les bibliothécaires à localiser des sources d\u2019information Pour obtenir de plus amples renseignements, remplissez et retournez le bon suivant ou téléphonez au (613) 993-1600.ADDRESSE.ICIST Section publicité et communications Ottawa (Ontario) K1A 0S2 J\u2019aimerais en savoir davantage sur les services suivants de l\u2019ICIST: _ Prêts entre bibliothèques\tG CAhtOLE système de recherche docunnentaire en direct CANfDOG commande électronique des documents G Répertoire canadien des traductions scientifiques G Publications de l\u2019iCIST\tG Recherche documentaire sur mesure et service de référence Service d'information courante CANiSDI\tCentre bibliographique des sciences de la santé __ Centre d\u2019information sur l'énergie NOM______________________________________________________________________________________ POSTE ORGANISME _______________________________________________________________________________ ADRESSE__________________________________________________________________________________ Conseil national\tNational Research de recherches Canada Council Canada Canada 132 ARGUS/DÉCEMBRE 1984 VOLUME 13/NUMER0 4 Traitement et analyse documentaire en archivistique Par Jacques Chénier* La plupart des services d 'archives ont été créés depuis peu, afin de répondre au besoin de conserver en heu sûr des documents précieux Actuellement.il n existe aucun cadre théorique et normatif pour la présentation et la description du matériel archivistique Divers comités ont été formés depuis peu afin d \u2019étudier ce problème de normalisation et il est à souhaiter que leur réflexion aboutira à la constitution de véritables règles pouvant guider les principaux intervenants dans le processus de traitement et d\u2019analyse des archives Most archives departments have just been recently created to respond to the need to preserve precious documents At the moment, no theoretical framework or standards exist for the presentation and description of this material Several committees have been established recently to discuss the problem of standardization and it is hoped that, by their reflexion, we shall be able to elaborate specific rules for the description and organization of archives.Tout système d'information repose sur deux bases : le repérage précis et la communication rapide des renseignements demandés par l\u2019usager.En archivistique, l\u2019instrument de recherche constitue un moyen privilégié pour l'exploitation et la diffusion des archives.Chaque année, les dépôts d\u2019archives produisent un nombre impressionnant d'instruments de recherche.Diverses caractéristiques distinguent les instruments de recherche entre eux et permettent ainsi la reconnaissance des guides, inventaires, répertoires et index.La description de chaque fonds, c\u2019est-à-dire l\u2019analyse du contenu, s\u2019identifie aux méthodes de travail de l \u2019archiviste et aux préceptes du dépôt à ce niveau Aucun cadre théorique et normatif propre à une normalisation comme il en existe en bibliothéconomie n\u2019intervient dans le processus d\u2019analyse.Le présent article vise à faire connaître un type d\u2019analyse couramment utilisé en archivistique soit le répertoire numérique, mais il a * Jacques Chénier, bibliothécaire professionnel, est chargé de cours en archivistique à l\u2019Ecole de bibliothéconomie de l\u2019Université de Montréal surtout comme objectif de susciter une réflexion face à l\u2019absence de normalisation des méthodes d\u2019analyse du contenu d\u2019un fonds d\u2019archives.1.Préliminaires d\u2019analyse en archivistique Les clients d\u2019un dépôt d\u2019archives, pour identifier les documents nécessaires à leur recherche, s\u2019adressent en tout premier lieu à l\u2019archiviste car il n\u2019existe pratiquement pas de fichiers comme ceux rencontrés dans une bibliothèque.Le moyen utilisé pour le repérage est alors l\u2019instrument de recherche.Celui-ci vise à faire connaître l\u2019ensemble du contenu d\u2019archives d\u2019un dépôt et par conséquent chaque fonds.Cette double notion de fonds et de documents fait que les archives font contraste avec la bibliothéconomie dont l\u2019activité majeure repose sur les concepts de choix et de collection.Le bibliothécaire choisit ses documents en fonction des besoins de ses clients tandis que l\u2019archiviste doit avant tout conserver l\u2019intégrité de chaque fonds qu\u2019une personne morale ou physique lui verse.Au niveau de l\u2019analyse documentaire, la conséquence est que le traitement varie d'un fonds à l'autre compte tenu de la valeur du fonds.En bibliothéconomie, l'analyse documentaire se fait généralement à partir du livre même : le titre, la table des matières, l\u2019introduction et la conclusion constituent des indicateurs fiables du contenu du livre.Mais en archivistique, il est risqué de se fier uniquement à un titre de dossier, par exemple, pour décrire un groupe de documents.En fait, c\u2019est un ensemble complexe de documents qu'il faut considérer.Et les sujets mêmes d\u2019un groupe de documents ne constituent pas toujours l'élément descriptif le plus important dans une analyse car ils n\u2019ont aucune signification en dehors de la réalité qu\u2019ils doivent refléter.Cette réalité s\u2019identifie surtout au contexte dans lequel les documents ont été créés.L\u2019origine ou les circonstances de la création d'un document s'associent à la connaissance du contexte.Cette connaissance devient essentielle quand un fonds arrive en mauvais ordre et qu'il faut en reconstituer le cadre logique et organique sur lequel s'appuient divers groupes de documents.En bibliothéconomie, le livre a d'abord été créé pour être utilisé comme outil de documentation mais il en est autrement d'un document d'archives.L'importance intrinsèque de ARGUS DECEMBRE 1984 VOLUME 13 NUMERO 4 133 l\u2019information contenue dans une archive témoigne avant tout de l\u2019actualité d\u2019une personne morale ou physique.Rappelons une définition de l\u2019UNESCO à propos de la conception d\u2019une archive «L'ensemble des documents, quelles que soient leur date ou leur nature, réunis (élaborés ou reçus) par une personne physique ou morale (publique ou privée) pour les besoins de son existence et l'exercice de ses tâches, conservés d\u2019abord pour servir de preuve et pour ses besoins administratifs, conservés ensuite pour leur valeur d'information générale»»1 Contrairement au livre, le sujet d'un document d\u2019archives n\u2019est pas habituellement définissable à partir de certaines caractéristiques externes qui pourraient en faciliter un traitement descriptif ou analytique.Donc, le contexte dans lequel s\u2019identifie l'archive demeure essentiel à toute analyse documentaire de ce type.2.\tPrincipes d\u2019analyse documentaire en archivistique L'instrument de recherche fait le lien essentiel entre les archives d\u2019un fonds et la recherche : «Sans instrument de recherche, les archives sont pour ainsi dire vouées à l\u2019inertie et les chercheurs condamnés à l\u2019ignorance du contenu du fonds»»2 Cet instrument de recherche constitue en fait la clé du système de communication des archives et du repérage de l\u2019information qu'elles contiennent.Le type d\u2019instrument de recherche le plus utilisé est celui de premier niveau basé sur le principe «du général vers le particulier» et qui vise à faire connaître aux usagers l'ensemble du contenu du dépôt d'archives.Dans un premier cas, l\u2019analyse ne s\u2019attarde qu\u2019à une présentation générale de chacun des fonds (état général des fonds, guide de dépôt, catalogue des fonds).Dans un deuxième cas, l\u2019analyse est spécifique au fonds c\u2019est-à-dire qu\u2019elle peut être poussée au niveau des articles et des pièces (répertoire et inventaire).Divers principes entrent en ligne de compte lorsque les unités de description d\u2019un fonds d\u2019archives sont désignées.L\u2019unité centrale est le fonds lui-même auquel se rapportent des unités de classement faisant appel à des objets ou des opérations pour l\u2019organisation et la mise en ordre des documents.Un fonds peut être divisé en sujets majeurs les «séries» et être subdivisé en «sous-séries».Ces «séries» ou «sous-séries» regroupent des documents de même nature s\u2019assemblant en différentes unités matérielles d\u2019archives (carton, chemise, bobine.) appelés «articles.Un «article» à son tour se décompose en «pièces» qui représentent la plus petite unité archivistique indivisible par qu\u2019une pièce est l'élément constitutif d'un dossier (sur une ou plusieurs feuilles de papier)3.3.\tLe répertoire numérique simple Ce type d\u2019instrument de recherche fait porter la description au niveau des articles d\u2019un fonds d\u2019archives.Fréquemment utilisé, il présente l\u2019avantage de pouvoir être réalisé rapidement tout en fournissant les informations qui permettront un repérage adéquat de l\u2019information.L\u2019exemple du répertoire numérique simple du fonds des Métallurgistes unis d\u2019Amérique (District 5) illustrera les principes qui suivront4.L\u2019introduction constitue une partie importante du répertoire car elle est tout à fait indiquée pour décrire le contexte dans lequel les documents ont été créés.Un bref historique rappelle les structures du syndicat, les événements importants et les activités caractéristiques de cet organisme.La deuxième partie de l\u2019introduction est consacrée aux différentes étapes du traitement et de la description de ce fonds évalué au départ à plus de 200 mètres linéaires.Pour résumer les principales étapes du traitement, relevons qu\u2019un inventaire a été dressé afin d\u2019identifier les principales séries.Un cadre de classement s\u2019est précisé au fur et à mesure du classement des dossiers selon leur objet propre d\u2019activité Deux parties distinctes caractérisent ce fonds : les documents du bureau central et ceux des bureaux des syndicats locaux du district 5.La première partie comprend 10 séries et 9 sous-séries : par exemple, les séries «administration générale», «éducation syndicale», «santé et sécurité au travail», «bureau international de Pittsburgh», «affiliation aux centrales syndicales».Les sous-séries représentent les subdivisions d\u2019une série.Pour la série «administration générale» les sous-séries sont : «comptabilité de gestion», «gestion du personnel», «administration des grèves».La deuxième partie du fonds est également constituée de séries et sous-séries distinctes dont les documents sont identifiés et classés Ion l\u2019ordre numérique des syndicats locaux.Cet instrument de recherche est doté d\u2019un index général regroupant les différents noms et matières relevés des titres des dossiers.Par exemple, tous les dossiers traitant du «Congrès na- tional d\u2019orientation» constituent un sujet de l'index et indiquent les cotes appropriées à ce sujet La description d\u2019un article inclut le titre du dossier, les dates extrêmes des pièces et une cote.Le titre d'un dossier est composé d'un groupe de quelques mots signalant le contenu du dossier.En fait, la description ne porte explicitement que sur la matière générale du dossier et non sur la matière spécifique des diverses pièces.Un dossier de la série «santé et sécurité au travail» sera décrit comme suit : P 144 5A.1,14 \u2014 Maladies industrielles \u2014 1974 En somme, ce type d'instrument de recherche esquisse à grands traits la physionomie du fonds.4.\tLe répertoire numérique détaillé Ce type d'analyse est indiqué pour un fonds moins volumineux que celui des Métallurgistes unis d'Amérique et dont le contenu ou une partie du contenu est jugé d\u2019un intérêt particulier pour la recherche.On procède alors à une analyse plus détaillée et explicite du contenu des articles.On définira succinctement mais avec précision le contenu des articles sans omettre un seul de leurs éléments constitutifs.La précision sera plus ou moins poussée selon que l\u2019on jugera utile de mettre en vedette tel type de renseignements explicitant ou complétant les données plus générales fournies par l\u2019article.En fait, il s\u2019agit de dégager, au niveau de l\u2019article, les facteurs communs à l'ensemble de ses pièces constitutives ou à toutes les pièces de chaque dossier Le répertoire numérique détaillé permet donc, selon le temps dont on dispose pour son élaboration, et selon la nature et le contenu des articles à répertorier, de présenter ces articles les uns sous forme peu détaillée et d\u2019autres sous forme plus détaillée5.Le répertoire numérique détaillé du fonds de l\u2019Institut scientifique franco-canadien servira d\u2019exemple à nos propos énoncés précédemment6 : P12/3F Janvier 1951 Liste des prix du magasin de l\u2019Université de Montréal 1 pièce, imprimée Ici, on a mentionné le type de livre de comptabilité, à qui il appartenait ainsi que le nombre de pièces et la date.P12/L.1\t17 janvier 1927 \u2014 10 août 1932 Conventions ou ententes entre l\u2019Institut et les conférenciers invités concernant la durée du séjour, le lieu des conférences, les frais de vovage et de séjour l>es conférenciers invités sont 134 ARGUS/DECEMBRE 1984'VOLUME 13'NUMER04 (» Drlépirie.J Bauhnes.K C » uyot, E Deprez 21 pieces, originaux manuscrits et dac tvlographiés Ici, on a précisé ou défini cl'unc* façon plus poussée la nature des ententes et indiqué le nom des personnes concernées U y a également des renseignements d\u2019ordre quantitatif tels le nombre de pièces et les dates inclusives Il s\u2019agit de déterminer les cas dans lesquels les articles seront traités d\u2019une manière peu détaillée ou d'une autre plus détaillée Le choix de l\u2019une ou l\u2019autre formule est guidée par des considérations objectives, qui sont fonction des catégories de documents et de leur contenu De plus, un index regroupe les noms et matières du fonds.Enfin, cet instrument de recherche est complété par une introduction relevant le fonctionnement de l'Institut scientifique franco-canadien, l'intérêt particulier du fonds et l'utilisation que peut en faire le chercheur.5.Vocabulaire libre, classifié et postcontrôle Les instruments de recherche sont élaborés sur la seule base du caractère organique de chaque fonds et cette latitude pour l'analyse documentaire demeure obligatoire comme nous l'avons explorée dans nos deux exemples Nous avons aussi montré que l'instrument de recherche a l\u2019avantage de regrouper les documents de même nature par séries, sous-séries, articles et pièces, c\u2019est-à-dire par la représentation générale d'un ensemble de documents vers la représentation particulière des documents composant cet ensemble.Une relation hiérarchique du haut vers le bas caractérise ainsi l'analyse documentaire en archivisti-que ce qui nous fait penser aux avantages d'une classification universelle au niveau du traitement descriptif.Mais le caractère organique de chaque fonds rend impossible une telle classification pour les archives car le cadre de classement d 'un dépôt ne correspondra jamais en tout point à celui d'un autre dépôt Le langage utilisé pour l'analyse documentaire n'est pas organisé, ce qui multiplie grandement le nombre de termes indexés pour les fonds disposant d'un instrument de recherche.Tout dépôt se doit d\u2019avoir au moins un index général rassemblant les noms et les matières des documents traités.Il est possible d'identifier une catégorie ou une classe à laquelle appartient un fonds ou un ensemble de documents de même nature.Ce concept général rendrait compte de la nature, du contenu et de l\u2019objet premier d'un ensemble de documents.Des termes spécifiques et rattachés au terme général désigneraient l'objet d'une activité précise, d'un événement et énuméreraient le nom des personnes physiques ou morales concernées.Donc, deux degrés de sujets se rapprochant de la composition d'une classification telle qu'il en existe en bibliothéconomie.Cet index respecterait le principe ar-chivistique de la représentation générale vers la représentation particulière des documents.Enfin, un thésaurus a posteriori pourrait être envisagé quand le contrôle du vocabulaire deviendra obligatoire pour le repérage des documents.Ce dépôt disposerait alors d\u2019outils essentiels à l'analyse et au repérage des documents à divers degrés d'indexation.Il sera alors possible d'établir un réseau dont l'informatique servirait de médium à l\u2019expansion du système.Conclusion Plusieurs dépôts d\u2019archives existent depuis peu d'années et la situation économique présente n\u2019incite pas au développement : «La plupart des serv ices d\u2019archives canadiens ont été créés depuis peu, en vue de répondre au besoin urgent de déposer en lieu sûr des documents précieux, et rarement parce que des crédits étaient disponibles si des progrès rapides ne sont pas réalisés dans ces domaines, avec le secours des subventions nécessaires, l\u2019inévitable résultat de la négligence se fera cruellement sentir» Actuellement, ces dépôts entament l'étape de la présentation générale de leurs tonds à l aide de l'état général des fonds, guide de dépôt ou du catalogue des fonds.Ace moment, il serait avantageux de définir une certaine standardisation des opérations archivistiques.Le rôle de leader reviendrait aux dépôts dont leurs fonds sont présentés par des instruments de recherche complets.La normalisation de la présentation et de la description du matériel archivist ique nous paraît urgente si nous constatons l'absence de règles pour l'empoi d'une simple virgule, d'un tiret, de parenthèses, etc.Nous avons voulu également souligner le rôle important que pourraient jouer l\u2019index général et le thésaurus dans un processus normalisé de description documentaire.Un index général et un thésaurus type permettraient d\u2019établir un langage classifié et postcontrôlé.Ces outils serviraient d'exemple d'analyse aux dépôts créés récemment.1\tUnesco, La formation des archivistes \u2014 analyse des programmes d etudes de différents pays et réflexion sur les possibilités d harmonisation, préparé par B Delmas (Paris, Unesco, 1979).p.5 2\tC.Couture, J.-Y Rousseau, Les archives au XXe siècle; une réponse aux besoins de l administration et de la recherche (Montréal, Université de Montréal.1982).p.243 3.Ibid, pp 244-243 4 J.Chénier, Repertoire numérique simple du fonds des Métallurgistes unis d 'Amérique \u2014 District 5 (Montréal.Université de Montréal.Service des archives, Division des archives historiques.1983), 286 p.(Publication n° 56) 5.\tJ Chénier, Répertoire numérique détaillé du fonds de l'Institut scientifique franco-canadien (Montréal, Université de Montréal.Service des archives, Division des archives historiques, 1980), 99 p.(Publication n° 48) 6.\tE Mourriez, «Un nouveau type d\u2019instrument de recherche le répertoire numérique détaillé», La Gazette des Archives (1972), pp.9-16.7 Conseil de recherches en sciences humaines du Canada, Les archives canadiennes, par le groupe consultatif sur les archives canadiennes (Ottawa, Division de l\u2019Information, 1980), p 9.ARGUS DÉCEMBRE 1984 VOLUME 13 NUMERO4 135 Library Students on the Move \u2014 But Where Are They Going?By Shirley Bray*\t \t Library education and student dissatisfaction are discussed from a student\u2019s point of view Working on the premise that a basic education, which leads to specialization in one or more areas, is an essential component of a professional education, the author outlines the content of a basic education for information professionals, and examines the inadequacy of traditional library education, its effect on hbrananship and the need for radical changes now if changes are to be made at all Ce texte discute du mécontentement des étudiants quant a la formation qu 'ils reçoivent en bibliothéconomie Prenant comme prémisse qu une éducation de base, menant a une spécialisation dans un ou plusieurs domaines, est une composante essentielle d'une formation professionnelle, l auteur trace une esquisse d une telle éducation de base et examine les insuffisances de la formation traditionnelle en bibliothéconomie, son influence sur la profession et le besoin immédiat de chafigements radicaux Library' education is hardly a new topic.It has been discussed, debated, philosophized, disputed and analysed for decades and it is very likely that everything that can be said has been said in one way or another.As Hutchins wrote, \u201cEvery citizen entertains the conviction that he is an educational expert of the most significant variety.\u201d1 The most common pastime seems to be the designing of curricula to suit each person\u2019s conception of what students in library and information science should pass through before graduating in various states of unpreparation for current jobs.Why, then, choose such a worn out topic?In the first place, any profession concerned about its future ought to be doubly concerned about the kind and quality of education its students receive because they will be the future practitioners and researchers.Secondly, of the hundreds of articles and books written on library education, of * Shirley Bray était étudiante en bibliothéeo norme à l'université McGill en 1983-1984 which I have read only a few of the more recent, there is not one student\u2019s voice among them.This is not really surprising, for as Shera writes, \u201cThe graduate student in almost any field is by tradition something of a chronic complainer.So the low rumble of students' dissatisfaction remains background noise to the forefront of the debate between educators and, like city traffic, is ignored.But the field of information and documentation is a rapidly changing one and each change affects what types of jobs are available and w hat sort of knowledge is best to have And students faced with an education outdated before they began it can clearly see that what they will really need to know is not included in what they are learning.Their complaints are not idle.They are able now with little or no experience in the \u201creal\u201d world to make some valid suggestions concerning their educational needs (at the very least what they would have liked to learn and how' they would have liked to learn it) which unfortunately come too late to benefit them at the time they should.That this is true is demonstrated by the fact that one student\u2019s experience in library school alone engendered insights and ideas on library education which she later found echoed in the pages of articles and books on the subject.This paper is that one student\u2019s view from library school on library education and student dissatisfaction .At the fourth General Assembly of the World Future Society, the Assembly program chairman, Kenneth Hunter, made the following statement \u201cWe are rapidly developing into an information society in which computer technologies, networking, and other enhanced forms of interpersonal and institutional communications are a major force.The technological and social changes affect us in our personal and professional lives.Understanding the nature of the changes and the alternatives available to the individual and society is crucial at this watershed in history .\u201d3 For those involved in library' work and education these changes have had two important effects : the first is the 136 ARGUS/DÉCEMBRE 1984/VOLUME 1 3 NUMERO 4 demise of librananship as the* ultimate career and the library as the ultimate workplace, and the trend towards a general or basic education for information professionals, those involved in information transfer, the second is the enlarging of the focus of information work to encompass international concerns and resources.It is crucial to understand that \u201cthe librarian is a spec lalist \u2014 a library' expert, one who knows how to create, operate, and maintain libraries.\u201d4 Colson \u2019 goes so far as to say that the librarian is identified as such by virtue of working in a library.The specialists in the information field may be divided into the information practitioners, for example, information counsellors, managers, officers, consultants and librarians, and the information scientists, the researchers.5 What is being advocated here is not a change of name to transform the image of the librarian but the development of educational facilities and programs for greater career opportunities for people interested in the information field.This cannot be done, as Galvin implies, by simply \u201cexpanding the focus\u201d of library' schools but only by a more fundamental transformation from schools teaching a specialty (librarianship) to schools educating students to be information professionals of their choice by giving them a basic education first before letting them specialize.The kind of broadly focussed professional curriculum,\u201d wrote Galvin8, \u201cthat would need to be developed to equip students with a set of competencies that would be applicable across a w ide band of the information spectrum would center more on principle and theory, and less on skills and techniques.The great virtue of such a shift in emphasis would be a kind of professional education that is less subject to obsolescence as a consequence of technological change, as well as one that prepares graduates to respond more readily to the kind of fundamental change in the character of the practice itself that frequently accompanies the introduction of a new technology.\u201d Kajberg and Harbo0 explain the difference between education and training and the importance of stressing the former even at the expense of the latter \u201cWhen being educated, students are prepared to do the job, which in a way is less than doing the job.The reason for a change of object [from training to education] is the move in the real world, from a static to a dynamic situation Training implies that the working situation is \u201cnormal\u201d, that the same procedures are to be repeated again and again, whereas education prepares for situations where new problems are encountered.\u201d Training is important but it is not basic.\u201cThe difference between a profession and a trade,\u201d commented Herbert White10, \u201cis sometimes lost in this field.All the students want to be taught \u201chow to\u201d \u2014 that\u2019s a trade.I want to teach them \u201cwhy to\u201d \u2014 that\u2019s a profession Even the employers fall into the trap.They all want students who can search on \u201cDialog\u201d That\u2019s so short-sighted.\u201d Everyone likes to know \u201chow to\u201d do things or to be \u201cgood at something.Yet modern education too often fails to teach students how to apply their knowledge in meaningful ways at any level of competence leaving them perhaps with a feeling of pointless courses and impotence, as what they do not use soon becomes vague or forgotten.Thus, the application of their knowledge is very important.It is activity and involvement in, an anchor to, the \u201creal\u201d world.How manv teachers, after a masterly lecture, have been asked, j \u201cYes, but what good is it?\u201d or worse, \u201cDo people really use this?\u201d Students still want after years of a sedentary-academic life to do something, something pracital or useful, and do it well.Library students, who are always pressing their professors to tell them about the \u201creal\u201d world, become immensely annoyed and frustrated when library school does not fulfil their expectations of giving them a level of competence in librarianship they can trust.The importance of a basic education cannot be overly stressed.It is the foundation on which we build, the framework without which we gather bits and pieces which have no coherency.\u201cA profession\u201d, wrote Shera,11 \u201cis a composite of a variety of disciplines; it must fashion from them a consistent and intergrated pattern unique and relevant to its own needs.\u201d To train people in a specialty without this basic framework, as library school does, is like training students to be surgeons who have never taken anatomy and physiology.Bundy and Wasserman12 charged that librarians' \u201cwillingness to play an inexpert role may well have been reinforced bv the fact that the librarian has had some little knowledge about many things but not very much genuine understanding of anything.\u201d Perhaps this is why librarians have a low professional status \u2014 the type of education they receive is more suited to the library technician than the information professional.C.Greer,13 Dean of the School of Library Science at the University of Southern California, said that \u201clibrarians have focussed most of their attention on archival functions.while neglecting the necessity of active dissemination of information.\u201d \u201cWhat is so unique to librarianship,\u201d asks Colson,14 \u201cthat it can be done effectively only by those who have the proper credentials?So far there is no answer.\u201d Wersig and Seeger15 mention that it has often been observed that many activities in the traditional domain of librarianship could be performed by people with practice and no professional training.Answering positively the questioned necessity of professional education and training in information/documentation they gave, among others, the following reason : \u201cthe larger definition of information/ documentation suggests that professionals should be ready, in principle, to work in all the different fields of activity .This cannot be achieved by training in the acquisition of specific skills needed in one institution, or type of institution, but by educating the future professionals in knowledge of the general principles in all the fields.abilities and knolwedge should be as broad as possible.\u201d Having established the need for a basic education, we may consider what it consists of.For information professionals it requires learning three things : (1) the information environment, (2) how to analyse and evaluate it.and (3) people in the field.Although the trend is towards studying principles and theories, \u201ca concern for reality must be at the core of the development of the professional education.\u201d16 The study of the information environment must be first and foremost a study of what exists and how it actually works.Principles and theories used to describe reality are necessary but of secondary importance and, furthermore, can be properly evaluated only with a knowledge of reality.Just as the environmental scientist studies the structure, dynamics and inter-relationships of the four spheres (lithosphere, hydrosphere, biosphere, and atmosphere) of the natural en- ARGUS/DÉCEMBRE 1984 VOLUME 13/NUMÉR0 4 137 vironment, so the information professional must study the three spheres of the information environment : the production and producers of information, the use and users of information, and information transfer and professionals, at the local to international levels.The international orientation and character of the information profession must be emphasized continually, for a sound knowledge of resources world-wide is necessary for the information professional to be fully effective.17 The first two spheres involve a study of the structure, dynamics and inter-relationships of, among other things of which I may be unaware, the research, business, information and communications communities, industry and government and their production and use of information.The third sphere of information transfer is the one directly involving information professionals and which would be investigated in far more detail than, but in relation to, the first two in further courses.It encompasses information systems, handling and technology, organizations, services and resources.In addition, students must learn law, economics, politics and management as they relate to information in the same way as the environmentalist must in relation to the environment.The study of the information environment must not be in any way vague or superficial but as comprehensive as possible, for it is fundamental to the profession.And with this kind of knowledge as a framework, students can begin to think about the problems and issues in information and their place in the field.They can begin to build.It is certainly a massive undertaking, but not impossible.The second aspect of a basic education is the ability to analyse and evaluate the information environment.\u201cPractitioners,\u201d wrote White,18 \u201ccomplain that our graduates come to them untrained in the ability to perform specific tasks I have the greater concern that we unleash them uneducated in the ability to analyse and evaluate.\u201d It is a mistake to attempt to make information practitioners scientists, although they should certainly understand the scientific method as well as other research methods.Practitioners need to be entrepreneurs, not scientists, for they are now in a position not only to take advantage of the many varied opportunities open in the field but also to make their own oppor- tunités unconfined by traditions The field needs perceptive people with the motivation and momentum to get involved and make changes as the need arises.Those who adapt surv ive Prac titioners need the ability to analyse and evaluate the constant and changing phenomena of the information environment much as an historian or a journalist would to identify and understand relationships, events and trends.\u201cWe are not concerned,\u201d writes Tell,19 \u201cwith only the present complications of events.Instead we ask : what is going on in the world, and how shall we interpret the future implications of what we know.' The third basic educational requirement is \u201cto provide maximum opportunities for interaction between students and practitioners in a variety of settings \u2014 convocations, invited speakers, field trips, internships, work study assignments, and meetings of professional associations and student chapters.\u201d20 The purpose is towfold : firstly, contact; secondly, involvement Students want to become involved, in fact, they should have no choice, and their participation in information activities should never be discouraged by professionals.Kjeld KJintrie21 tells how bew ildered he was to be invited to contribute to the FID Congress in Edingburgh in 1978 on new trends in documentation and information and wondered what the committee was really after \u201cwhen the possibility struck me that the committee had come across a new retrieval system in which they identified a rather unrecognised form of Information and Documentation \u2014 the pragmatic approach to stimulation of human beings for innovative thinking \u2014 they had me involved.\u201d A good speakers* program will be almost useless if the speakers talk only of issues or their organization, which students can read about anyway, without relating the former to their audience or giving the crucial information for the latter \u2014 how- to get involved T he more students know, the more they will participate and the more motivated they will be For students have a tendency to work no harder than necessary to achieve reasonably good marks Participation in \u201creal\u201d activities will encourage excellence because the quality of their contribution will really matter.There is a vast untapped energy resource in students that the profession should employ Many students are in favour of a practuum which would be part ol their specialty training It would be quite exciting, if expensive, to arrange foreign student exchanges to encourage international involvement and understanding.Among the entrance requirements for this program must be a knowledge of computers comprehensive enough so that computer technologv can be applied in as many areas and wavs as possible and new uses learned from the first day.It is obvious from the above plan that library' students receive a woefully inadequate education.It is rather horrifying and depressing for graduate students to realise that after two years of library school and their investment of time, money and some energy, they have learned only the tip of the iceberg \u2014 and an anachronistic tip at that.And uncertain of the vastness of the mass beneath they will be as well equipped to deal with it as the Titanic when they encounter it.Continuing education and the workplace are not the places to learn basics.YVe turn now to examine the three things that must be provided to make a good curriculum work :\t1) a good faculty, 2) challenging and rigorous work, and 3) guidance.\u201cThe best curriculum in the world,\u201d said Saunders22, \u201cwill not amount to much in the hands of inept and inadequate teachers.What matters above all.in fact, is not the subjects, the words, which make up the curriculum, but what lies behind them, how they are interpreted and presented by those responsible for the teaching.\u201d It is not unknown for students to avoid certain courses because of the professors or the effective course content.In the information profession wants motivated, creative, high quality students, the professors must have these same qualities and therefore have a reason and a right to expect them in the students.But, as well, the work itself must be challenging, not the usual time-consuming busy work that is the fare of a number of courses in library school, and it must be rigou-rous, which means mediocrity is not acceptable.Without these qualities students become uninterested, unmotived, and apathetic as their energies and abilities are stifled and wasted.The library education I receiv ed was far less demanding than a two-year science program in CEGEP and for professional education and training at the graduate level this is unaccep- 138 ARGUS.DECEMBRE 1984/VOLUME 13'NUMER0 4 table \u201cAmong librarians.\u2019\u2019 wrote Phvllis Dam.- \u201cthere has been perhaps [su] a special contempt tor their professional schools Yet librarians' scorn for library schools often has a measure of justific ation in memories of sterile, Ixiring, pointless courses taught by professors bereft of imagination and intellectual rigour and isolated from the field \" V, bright new people or it stagnates.\u201d*4 But high quality students have not been and are not going to be attracted in any significant numbers into a low calibre program that trains solely for librarianship, and which librarians themselves do not respect, and remain in the field when they could get higher degrees in their own subject field leading to good jobs and challenging work Yet.writes Stueart2